Revisionsfaget er forståeligt nok indbegrebet af forsigtighed, men alligevel har PricewaterhouseCoopers (PwC) i Danmark truffet en it-mæssig beslutning, der ikke er for tøsedrenge.
Revisionshuset skulle have et dokumenthåndteringssystem, men fravalgte det sikre valg ? et standardsystem. I stedet satsede PwC på en skræddersyet, komponentbaseret løsning baseret på relativ ny teknologi.
Løsningen bevirker, at de mange programmer, som bruges til at skabe dokumenterne, bliver aktive medspillere i dokumenthåndteringen.
? Vore folk kan dermed fortsætte med at arbejde i de programmer, som de er vant til. De slipper for at skulle hen over et særskilt dokumenthåndteringssystem, forklarer it-direktør Peter Tang Kristensen fra PwC.
Komponenterne er små ?tjenester? ? såkaldte web-services, og de udvikles af det lille danske softwarehus cBrain. Softwarehuset har blandt andet udviklet komponenter til Microsofts Office-pakken, til Lotus Notes, der er PwC?s mailsystem, samt til økonomi- og time/sags-systemet Maconomy.
Komponenterne sikrer, at alle dokumenter ? det være sig et regnskab, et brev eller en mail ? lagres i et centralt arkiv, frem for på de respektive afdelingers filservere.
Komponenterne sikrer også, at dokumenterne hurtigt hentes frem igen fra det centrale arkiv. Standarden XML (Extensible Markup Language) er valgt som udvekslingdokument.
I arkivet lagres og mærkes udkast på udkast frem til den endelige, juridiske gyldige version. Den ?låses? med en digital signatur, så der ikke efterfølgende kan manipuleres med indholdet.
? Vi får et revisionsspor for alle dokumenter. Vi ved nøjagtig, hvor vi kan finde originalen, vi får en nemmere og bedre adgangskontrol, og vi kan dokumentere sikkerheden, siger Peter Tang Kristensen.
Han giver endnu et par eksempler på effekten af brugen af komponentstrategien.
? En ny sag oprettes altid i økonomisystemet, som via web-service-komponenten sørger for, at sagen pr. automatik også oprettes i det centrale arkiv, forklarer han.
? Web-services indebærer jo, at det er maskinerne, der snakker sammen, så vi andre slipper for dobbeltarbejde, tilføjer it-direktøren.
Han nævner også, at medarbejderen, der lagrer et dokument, pr. automatik spørges om, hvor megen tid, den pågældende har arbejdet på dette. Svaret går direkte til time/sags-systemet.
? Vi lever af at kunne fakturere timer, så det er en hensigtsmæssig procedure, såfremt man arbejder med flere sager hen over en dag, forklarer Peter Tang Kristensen.
Selskabet går foreløbig enegang med den komponentbaserede løsning. Søsterselskaber i USA og Storbritannien har begge satset på standardsystemet Documentum, men det danske selskab er ifølge it-direktøren ikke oppe i en størrelse, der kan begrunde en så stor investering. Derfor kiggede man på et halvt dusin mindre standardsystemer.
? Vi fokuserede på et, der levede op til kravene, men da vi kørte en workshop med fokus på dette, var ingen rigtig tilfredse, siger Peter Tang Kristensen.
På det tidspunkt blev PwC opmærksom på cBrain, der kunne fremvise andre kundeløsninger baseret på web-services. Man rev derefter 14 dage ud af kalenderen for at få snakket med cBrains kunder og tjekkede flere af løsningerne. Og så satsede man.
? Det spændende er, at man på systemudviklingsområdet er kommet dertil igen, at man på rentabel vis kan lave skræddersyede løsninger. For tre år siden ville man aldrig overveje det. Den gang hed det sig, at det sikreste og billigste var at vælge et standardsystem, siger den garvede it-direktør, der kom til PwC for syv år siden fra en stilling som it-chef hos NCC.
Risikoen ved at satse på et lille firma og en forholdsvis ny teknologi kan han leve med.
? Vi har stillet krav til, hvorledes processerne og koden skal dokumenteres, så enten vi selv eller et softwarehus kan sætte os ind i koden, skulle der ske noget med cBrain. Vi ejer også selv komponentkoden til egen brug, siger Peter Tang Kristensen.
Da Computerworld i december 2004 første gang talte med it-direktøren, var systemet endnu ikke taget i brug. Siden har man taget det første skridt.
Det installeres først på kontoret i København, hvor der arbejder omkring 600. Starten går med skatteafdelingen. Derefter følger rådgivningsgruppen, og der sluttes af med revisorerne.
I december sagde Peter Tang Kristensen, at den komponentbaserede løsning blot kostede totredjedele af en standardløsning. Efterfølgende præciserer han, at selskabets eget tidsforbrug til test er betydelig større, end havde man valgt en standardløsning.
? Testning i forbindelse med fejlretningen er en naturlig del af en softwareudvikling, men når man arbejder med en en-til-en-udvikling får man ?lov? til at finde alle fejlene selv. Ved standardsystemer kan man nøjes med at teste på tilretningerne, siger it-direktøren.
Peter Tang Kristensen påpeger imidlertid også, at PwC til gengæld forventer at bruge væsentligt mindre tid på implementering og uddannelse, end et standard dokumenthåndteringssystem havde fordret.
