Effektmålinger i Fredericia Kommune viser, at elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH) øger effektiviteten af langt de fleste administrative arbejdsgange med mellem 30 og 70 procent.
Det konkluderer Kommunernes Landsforening (KL) på baggrund af målinger lavet af KL og Fredericia Kommune før og efter introduktionen af en ny ESDH-løsning i kommunen.
- ESDH effektiviserer arbejdet, men samlet set bliver der ikke sparet tid, fordi medarbejderne bruger tidsgevinsten til at journalisere flere dokumenter og oprette flere enkeltsager end tidligere, siger Kaare Pedersen, der er chefkonsulent ved KL's kontor for administration og it.
Eksempelvis journaliserer Fredericia Kommune i dag syv gange mere af den indkomne post elektronisk end tidligere, så det nu er stort set alt den almindelige post, der arkiveres i det centrale system.
Flere data gemmes
Fredericia Kommune indførte ESDH-løsningen Websag fra Unisys i 2004. Kommunen lavede sammen med KL målinger i både 2002 og 2005 for at dokumentere forskellen.
På den baggrund konkluderer Kaare Pedersen hos KL, at langt de fleste administrative arbejdsgange er blevet effektiviseret mellem 30-70 procent med ESDH.
- Enkelte arbejdsgange er blevet mere besværlige, men overordnet viser vores målinger, at der kan hentes en tidsgevinst med ESDH, siger Kaare Pedersen.
Kaare Pedersen fremhæver det som en fordel for kommunen, at tidsgevinsten bruges til at journalisere flere dokumenter i det centrale system.
På den måde bliver flere oplysninger tilgængelige for de relevante medarbejdere i kommunen. Samtidig er det et nødvendigt skridt på vejen mod at åbne rådhuset mere ved gøre sagerne mere tilgængelige for den enkelte borger.
Plads til forbedringer
Kaare Pedersen opfordrer andre kommuner til i lighed med Fredericia at bruge ressourcer på at dokumentere effekten ved ESDH og andre it-løsninger.
- Udover konkret at få dokumenteret, om de forventede gevinster bliver opnået, så hjælper målinger til at udpege områder, hvor der er plads til forbedringer, siger Kaare Pedersen.
Eksempelvis viser undersøgelsen fra Fredericia, at cirka 30 procent af de ansatte har en overvejende negativ holdning til det nye ESDH-system. Blandt andet mener mange sagsbehandlere, at systemet ikke har været en aflastning i hverdagen.
De medarbejdere, der bruger ESDH mest, er også mest positive over for den nye løsning, som de overvejende oplever som en aflastning i det daglige.
