Kontorpakken Office 2007 er kommet i handlen, og nu begynder de første brugere at sprede filer, der skaber problemer.
Programmer som Word, Excel og PowerPoint benytter nemlig helt nye filtyper, der kan give sig udslag i en dominoeffekt af problemer.
Virksomheder og offentlige institutioner står derfor overfor en stor opgave, skriver Gartner i en ny analyse.
Nyt filformat
Årsagen er, at Office 2007 er den første opgradering i 10år, der skifter filformatet ud.
Sidst der blev ændret i Office-formaterne var i Office 97. Det betyder i praksis, at Office 2003 og tidligere versioner ikke som udgangspunkt kan læse Office 2007-dokumenter.
Det gamle binære format er skiftet ud med til et nyt XML-baseret format kaldet Office Open XML. Man kan dog fortsat åbne og gemme i det gamle format.
Det første trin til at løse problemet er at oprette regler for brugen af Office 2007.
Alle står nemlig overfor udfordringen, også selv om man ikke har valgt at benytte programmet, påpeger Gartner.
Virksomheden har ingen kontrol over situationen, fordi medarbejderne sender og modtager Office-filer fra andre brugere.
Det er derfor nødvendigt, at opfordre Office 2007-brugerne til at gemme dokumenterne i 2003-formater hvilket medfører, at man mister de fordele som Office 2007 giver.
Det er desuden i praksis umuligt at kontrollere alle, og man vil møde problemet uanset hvad, skriver Gartner.
Helt ny brugerflade
Næste trin på løsningsstigen er at installere den såkaldte Compatibility Pack-opgradering i tidligere versioner af Office. Den gør det muligt, at de kan læse og redigere Office 2007-filer.
Det er igen ikke en ideel løsning. Indhold, der er skabt med de nye funktioner i Office 2007, kan nemlig kun vises, men ikke redigeres når det åbnes i eksempelvis Office 2003.
Selv om dokumenterne kan gemmes i hinandens formater, har de gamle versioner ikke de knapper og menu-valg som Office 2007 har fået.
Det er eksempelvis ikke muligt at redigere i nye funktioner i 2007, som SmartArt, i de ældre kontorpakker.
Den nye version af Office er fundamentalt anderledes opbygget.
De tekstbaserede rullemenuer er blevet droppet til fordel for en grafiskbrugerflade, hvor funktioner vælges via en ikonbaseret menu.
Rod i dokumenterne
Microsoft har lanceret et værktøj, der kan gennemgå alle Office-filer i en organisation og varsle om hvad, der ikke kan læses og redigeres frit mellem versionerne.
Det løser stadig langt fra alt, for uanset hvad man gør, er der ingen garanti for, at 2007-filer vises korrekt i tidligere udgaver af Office.
Grafik, logoer, spalter og meget andet kan forskyde sig i forhold til originalen og skabe rod i eksempelvis sidenummereringen og formatering.
Office 2007 har dog ingen problemer med at åbne dokumenter fra tidligere Microsoft-kontorpakker.
