Vitale offentlige dokumenter på digitale lagermedier må ikke risikere at forsvinde på hverken nettet eller på floppy disks som følge af dårlig databehandling, forældede dokumentstandarder eller ringe opbevaring.
Derfor har den britiske regering taget initiativ til et pilotprojekt, som skal afdække, hvordan offentlige digitale informationer bedst registreres og arkiveres for eftertiden.
Projektet ledes af det britiske National Archive, som blandt andet vil undersøge, hvordan en fællesoffentlig løsning mellem ministerier kan blive udviklet til at bevare og beskytte alle offentlige digitale informationer.
Stor risiko for at miste viden
"At sikre statslige informationer forbliver tilgængelige på trods af den hast, som teknologien udvikler sig med, er et betydningsfuldt ansvarsområde for hele staten. Der er en stor risiko for at miste kritisk viden, som har afgørende betydning for statens virke," forklarer direktør for The National Archive, Natalie Ceeney.
Hun understreger, at det har vital betydning for statens pålidelighed, forretningsgang og effektivitet, at alle elektroniske data altid skal være tilgængelige.
Ingen planer i Danmark
Rigsarkivet har ingen planer om et tilsvarende fællesoffentligt register, selvom man i en del år har restaureret ældre lagermedier som floppy disk og spolebånd.
"Vi har en flerstrenget mediestrategi, der går ud på at gemme informationer på både magnetiske medier som harddiske og optiske medier som cd'er og dvd'er," forklarer it-arkivar Christian Stig Hermansen fra Rigsarkivet.
Han forklarer, at dokumenter i proprietære formater bliver arkiveret i mere åbne standarder, og derfor overvejer Rigsarkivet at indføre enten ODF eller OOXML.
Men ofte bliver dokumenterne gemt i .TIFF-filer, hvilket populært vil sige, at de bliver digitalt affotograferet.
"Når vi gemmer i .TIFF-format, så går det selvfølgelig udover funktionaliteten. Men på den anden side, så er det jo sådan dokumenterne så ud, da man traf de forvaltningsmæssige beslutninger," forklarer Christian Stig Hermansen.
Til bevarelse af danske hjemmesider har Statsbiblioteket og Det Kongelige Bibliotek allerede i to år arbejdet på at indsamle og bevare danske hjemmesider ved hjælp af såkaldte web-crawlere.
