På trods af at Computerworld i fredags kunne fortælle, at
hver femte kommune ikke svarer på e-mail, opfordrer Kommunernes Landsforening (KL) borgerne til at fortsætte med at sende e-mail til deres kommune.
”Jeg mener fortsat, at borgerne skal henvende sig til kommunen via e-mail, men mailsystemet er noget, som vi alle sammen skal vænne os til at bruge," siger Erik Fabrin (V), der er formand for kommunernes forening, KL, og borgmester i Rudersdal Kommune.
Hans egen kommune var en af de 22 kommuner, der ikke besvarede den tilsendte e-mail i Computerworlds undersøgelse - som fandt sted præcis 25 år efter, at den første danske e-mail blev afsendt.
Ikke tilfredsstillende
Han understreger dog, at han ikke mener, at kommunerne gør det godt nok på området.
"Det er naturligvis ikke et tilfredsstillende resultat, fordi de danske kommuner skal være hurtige og effektive, når de skal besvare mails,” siger han.
Computerworld gennemførte samme type undersøgelse i 2001 - altså for syv år siden. Også dengang var det hver femte kommune, der ikke besvarede de tilsendte mails.
Erik Fabrin påpeger, at der dengang fandtes 273 kommuner i Danmark. Dermed så det kommunale landskab meget anderledes ud.
"Men det skal stadig ikke bortforklare, at hver femte kommune også i dag er for mange," siger han.
Erik Fabrin, hvordan kan jeg være sikker på at få svar på min henvendelse til kommunen, hvis kommunerne først skal vænne sig til at besvare deres e-mail?
”Pointen er, at man ikke skal opgive mailsystemet, fordi 22 kommuner ikke har svaret på en e-mail. Man skal derimod få kommunerne til at ændre adfærd. Derfor vil jeg sende en opfordring ud til mine kollegaer om, at de skal gå deres mailsystem og procedurer i forbindelse med behandlingen af e-mails efter i sømmene,” lyder svaret fra Erik Fabrin (V).
Små ændringer gør forskellen
Projektleder i KL, Astrid Marie Starck, mener heller ikke, at borgerne skal opgive at sende e-mail til deres kommune. Tværtimod.
”Hvis endnu flere borgere henvender sig på e-mail, tvinger det kommunerne til at forholde sig til, hvordan de skal behandle deres e-mails,” mener Astrid Marie Starck.
Hun understreger, at der er behov for opstramninger i visse kommuner.
I Sønderborg Kommune forklarer man den manglende besvarelse af Computerworlds mail med, at ”den blev væk” efter, at den blev videresendt mellem en række forskellige medarbejdere.
Det overrasker ikke Astrid Marie Starck.
”Der er ikke tale om et teknologibrist. Derfor handler det om, at man ude i kommunerne skal have nogle praktiske arbejdsgange. Man skal fastlægge, hvem der skal svare på kommunens e-mails og, hvornår de skal sendes videre til andre afdelinger,” siger Astrid Marie Starck.
Hun tilføjer, at det ofte er meget små ændringer, der kan gøre en forskel.
Hun nævner e-mail-kvitteringer som et eksempel på en mindre ændring, der giver borgerne sikkerhed for, at deres e-mail til kommunen ikke bare er havnet i et sort hul.
