Et af de hotteste emner i it-afdelingen og på chef-kontoret i mange mindre og mellemstore virksomheder er, om firmaet skal gå over til at leje software frem for at købe længerevarende licenser.
Leje af software via SaaS-modellen (Software as a Service) var det eneste rigtige for designvirksomheden 1508, da firmaet så dagens lys, mens dotcom-krakket ellers havde flækket store dele af it-branchen i 2000.
I første omgang foregik lejen i mindre målestok, men antallet af outsourcerede applikationer har siden taget til og inkluderer Microsoft Exchange-server, flere projektstyringsværktøjer og software til at styre informationsarkitekturen.
"Med syv medarbejdere i starten var det helt oplagt at kigge på software-leje. Og nu lejer vi alt fra online-ordbøger til værktøjerne til vores projekter," fortæller partner i firmaet 1508 Morten Pedersen til Computerworld.
Administration uden bøvl
Han forklarer, at firmaet med 50 medarbejdere arbejder på omkring 250 projekter om året.
For tre år siden satte ledelsen i 1508 sig ned for at analysere omkostningerne til software, og besluttede sig i den henseende for at leje flere produkter.
Samtidigt holder selskabet naturligvis øje med, hvad der rører sig på markedet, og hvad der bedst kan betale sig.
Og den strategi har givet bonus i form af mere tid til konsulentarbejde frem for at bøvle med it-administrationen.
"Når serverne og programmerne kører ude af huset, så sparer vi en del tid, som kan bruges på vores konsulenter, som i sidste ende jo er vores kerneforretning," lyder det fra Morten Pedersen fra 1508, der blandt står som designere af den offentlige hjemmeside borger.dk samt Carlsbergs corporate site.
Han forklarer samtidigt, at tidligere skulle selskabet også bruge mere tid og flere penge på at efteruddanne folk til at administrere nye applikationer.
Holder stadig fast i licenserne
Konservative på visse områder
På visse områder holder 1508 dog stadig fast i sine software-licenser. Eksempelvis har bureauet endnu ikke besluttet sig for, om det skal leje sine Microsoft Office-pakker eller fortsætte med at købe sine licenser.
"Vi er ret konservative med hensyn til visse licenser. Vi står dog snart og skal til at vurdere vores Office-pakke, og det kan godt tænkes, at vi hellere vil leje pakkerne frem for den nuværende løsning," siger Morten Pedersen.
Selskabet 1508 har de seneste par år oplevet en kraftig vækst på medarbejder-fronten og overvejer derfor at investere i et større økonomi-styringssystem.
"Vi ser på løsninger fra enten Microsoft eller Maconomy, men mange større standard-løsninger er alt for dyre at købe og rette til bagefter. Derfor vil det passe os fint at leje en mindre løsning, der bagefter kan skræddersyes til os," forklarer Morten Pedersen.
Han hæfter sig især ved, at der begrænset funktionalitet i de billigere løsninger.
"En lille virksomhed skal jo ikke bruge så mange funktioner. Vi hopper altså ikke på Microsoft-salgstricket, hvor man køber et stort program, hvor vi reelt kun har brug for 10 procent af funktionerne," griner han.
Mange fordele ved SaaS
"Hurtig implementering. Automatisk vedligeholdelse. Gode besparelser."
Sådan karakteriserer direktør Kim Schrøder fra outsourcing- og teknologivirksomheden Bakmann fordelene ved software as a service (SaaS) over for Computerworld.
Firmaet Bakmann med 25 medarbejdere samt dets søsterselskab Basico med knapt 50 ansatte lejer både projektværktøjer og Microsofts Office-pakker over nettet. Bakmann har næsten halvandet års erfaringer med SaaS, selvom lejen af Office-pakkerne er relativ ny.
"Vi sparer helt sikkert penge på at leje Office-pakkerne, selvom de ville have betalt sig selv ind efter et par års leje. Men vores udgangspunkt er vores nuværende situation, for ingen ved jo, hvordan verden ser ud om fem år," siger Kim Schrøder med henvisning til, at firmaet både kan have færre eller flere medarbejdere til den tid.
Glemmer support og hardware
Den månedlige leje sparer firmaet for cirka 1.000 kroner per medarbejder om året i 2008.
"Derudover er det en uforpligtende måde at komme i gang med at afprøve software på. Man kan jo bare leje et stykke software i tre måneder og glemme alt om det bagefter, hvis det ikke var godt," lyder det fra Kim Schrøder.
Skjulte udgifter i licensen
Han peger samtidigt på, at mange it-chefer fejlagtigt overser skjulte og indirekte udgifter, når deres firmaer skal investere i software installationer.
"Mange glemmer at medregne hardware-udgifter og support-omkostninger, fordi de tror, at implementeringen af ny software går helt glat. Men det gør den jo sjældent," forklarer Kim Schrøder.
Tidligere har han dog ikke været imponeret over, hvordan diverse web-programmer har interageret med hinanden – eksempelvis et projektstyringsværktøj og et økonomisystem. Han påpeger dog, at der i de sidste par år er sket store fremskridt på den måde, hvorpå de forskellige webprogrammers API'er har åbnet for genbrug af data mellem flere programmer.
Det betyder i praksis, at programmerne er bedre integreret med hinanden, selvom de eventuelt kommer fra forskellige software-leverandører.
"Brugen af webservices til dataudveksling via XML er efterhånden blevet så god mellem forskellige programmer, at det har begrænset de traditionelle problemstillinger med at arbejde i siloer via nettet," forklarer Kim Schrøder.
Han er dog mest tilfreds med, at Bakmann ikke selv skal bruge ressourcer på at vedligeholde en del af sin software.
"Alene det, at vedligeholdelsen af software foregår ude af huset, gør at vi er godt tilfredse," slutter han.
Læs mere om Software as a Service i næste trykte udgave af Computerworld, der udkommer 28. marts
