ParadIS har tilsyneladende ramt rigtigt med hensyn til danskernes smag for god is. Franchisekæden er vokset voldsomt de seneste år.
"De sidste to år har vi ekspanderet med omkring syv butikker om året. For halvandet år siden havde vi ni butikker, nu har vi 23," siger Jørgen Bjerre, medstifter af ParadIS.
Før Jørgen Bjerre sammen med Thor Thorøe startede ParadIS, var han revisor i 10 år hos blandt andet Deloitte. Han står derfor for den administrative side af forretningen, herunder økonomidelen. En side af forretningen som var i fare for at lide nød under den voldsomme ekspansion.
"Det går hurtigt, og derfor var det en absolut nødvendighed at få et centralt styret system ind. Da vi har haft travlt med at ekspandere, har økonomisystemet måske været nedprioriteret, fordi vi ikke har haft tid. Det var vigtigere at få produceret og solgt is," siger Jørgen Bjerre.
Traditionelle systemer dyre
Jørgen Bjerre ønskede et centraliseret system, da hver enkelt franchisetager havde deres eget økonomisystem, hvilket skabte en del problemer.
"Det var planen, at vi skulle have månedsrapportering fra hver enkelt butik, men det kom aldrig rigtigt til at fungere. Butikkerne havde svært ved at fremsende balancer og så videre hver måned. De sendte balancer som pdf-filer eller Excel-regneark, hvilket betød, at vi fik en masse manuelt arbejde. Det var alt, alt for tungt," siger Jørgen Bjerre.
Derfor gik ParadIS i gang med at finde et økonomisystem, der passede til franchisekædens behov.
"Et af vores krav var, at systemet skulle være internetbaseret, så alle franchisetagere kunne gå på og få adgang til systemet," fortæller Jørgen Bjerre.
Samtidig skulle systemet være enkelt at bruge for franchisetagerne.
"Jeg har været revisor i 10 år og set en del økonomisystemer. De kan ekstremt meget, men samtidigt er de kæmpestore og komplekse. De rigtig gamle økonomisystemer som Pcplus var så simple, at enhver med bare lidt kendskab til regnskab kunne betjene systemerne. Det var ret afgørende, at vores kommende system var så enkelt at bruge, at man ikke skulle på tre dages kursus, inden man kom i gang," forklarer Jørgen Bjerre.
Valget faldt på det danske webbaserede økonomisystem E-conomic.
"E-conomic kan lige nøjagtigt de grundlæggende ting, og så kan man tilknytte ekstra ting, hvis man vil. Vores økonomisupporter, der er revisor, har været på introkursus i tre timer. Nu er han helt fortrolig med systemet," siger Jørgen Bjerre.
Det var ikke kun brugervenligheden, som spillede ind. Også prisen faldt ud til E-conomics fordel.
"Vi undersøgte markedet for de større, mere normale økonomisystemer. De var temmelig dyre overhovedet at komme i gang med, ligesom vedligeholdelses-omkostningerne var store," siger Jørgen Bjerre.
Overvejede egen løsning
Da ParadIS allerede har egen server og it-support, overvejede virksomheden at installere et økonomisystem på serveren og selv stå for driften, men den idé blev også fundet for dyr og besværlig.
"Vi kunne i princippet have lagt et økonomisystem på vores egen server. Vi var da også i kontakt med et firma om det, men hele vedligeholdelsesdelen lød ret dyr. Samtidig var det ret omstændeligt med opgradering og sådan nogle ting.
Hos E-conomic sidder de centralt og opdaterer. Hvis vi havde vores egen løsning stående, skulle der sikkert en mand ud og installere opgraderingerne. Vores it-supportere skulle også ind over forløbet og kende til systemet," fortæller Jørgen Bjerre.
Selvom Jørgen Bjerre er enig i, at der er noget psykologisk tiltalende ved at have sin egen server med systemerne installeret - tingene forekommer at være mere direkte under ens kontrol - så mener han ikke, at det i praksis er noget problem.
"Ja, den slags overvejelser havde vi. Men vores hjemmeside er jo heller ikke på vores egen server. Desuden er vi seks mand i administrationen, så vi har masser af forskellige ting at lave. Der er nok større sandsynlighed for, at vi kunne komme til at lave en fejl end E-conomic, der er specialiseret i at drive økonomisystemet," siger Jørgen Bjerre.
Nogle af franchisetagerne har stillet spørgsmål om, hvorvidt data nu også er sikre hos E-conomic.
"Det kan da være en bekymring, men vi har ikke oplevet eller hørt om den slags problemer hos E-conomic. Jeg har meget tillid til et eksternt firma, der har 15.000 kunder kørende," siger Jørgen Bjerre.
Nødvendigt med integration
ParadIS har et salgs-, produktions- og varelagersystem, som Jørgen Bjerre planlægger at integrere med E-conomic i løbet af efteråret.
"INM har udviklet er mindre system, som styrer opskrifter, produktion og så videre. Når en franchisetager har lavet en isvariant færdig, trykker han på en touchscreen og informationen opsamles i INM-systemet, der sender informationen videre ud på ParadIS' hjemmeside," forklarer Jørgen Bjerre.
På hjemmesiden kan man se, hvornår de enkelte isvarianter i de forskellige butikker er blevet lavet, hvilket er en del af ParadIS' strategi om frisklavet is hver dag.
"Integrationen til INM er et af fremtidsperspektiverne, som også gjorde, at vi valgte E-conomic. Integrationen er måske lidt sværere, end jeg havde forestillet mig.
Til oktober går vi i gang med integrationen, og så skal vi gerne være klar til næste år med en endnu bedre styring af forretningen," siger Jørgen Bjerre.
