Til manges forundring er Kenneth Schørring fra IPTeams ikke tilhænger af plan b'er. Det fjerner fokus fra målet, mener manden, der kan kalde sig for en af Danmarks mest erfarne projektleder.
Og han formår så sandelig også at afslutte projekterne til tiden. Kenneth Schørring har deltaget i nogle af de største it-programmer og projekter i den finansielle sektor i Norden.
I de senere år har projektlederen hovedsageligt arbejdet med store strategiske integrationsprogrammer, der involverer flere virksomheder fra forskellige lande.
Programmernes omfang er samlet set opgjort til over én million arbejdstimer (700 mandeår), som er opgjort ultimo 2007.
En af ni
Kun otte andre danskere er ligesom Kenneth Schørring IPMA-certificeret (International Project Management Association) projektchef på A-niveau.
Senest har han hos SDC ledet det store nordiske CERDO-projekt (integration af banksystemer) og ledet medarbejderne og optrådt som bindeled mellem projektet og bestyrelse.
Kenneth Schørrings virke er inden for store forretningsmæssige forandringsprogrammer.
I de senere år har han haft ansvaret for forandringsprogrammer, hvor målene var realisering af synergier inden for forretningsmæssig produkt udvikling, procesoptimering, samt reduktion af it-omkostninger.
De forretningsmæssige programmer involverede hele virksomheder på tværs af landegrænser med deltagelse fra mange forskellige leverandør er.
Efterfølgende har Kenneth Schørring brugt tid på at evaluere projekterne, og nedenfor kan du læse om syv punkter, der er gået igen og har givet succes i programmerne.
Sådan får du succes med projektledelse - Syv konkrete råd
1. Kundekontakt
Brug kundesamarbejde som en drivkraft og kritisk succesfaktor i programmet.
Du skal ikke bare fokusere på klassiske ting og kun kigge på produktet, men også på hvad kunden ønsker at få ud af samarbejdet og systemet.
Det er nødvendigt at tale med så mange interessenter/parter som overhovedet muligt hos kunden. Det kan være ledelsen, medarbejdere og andre, der udtrykker succes, for succes kan være svær at definere.
2. Klare krav
En god gammeldags kravspecifikation går aldrig af mode, for det har enorm betydning for kunden og leverandøren, at der ikke opstår problemer bagefter.
Drøft succeskriterier tidligt i processen og få diskuteret, hvad der er vigtigt, for det får stor betydning senere. På den måde kan du bedre navigere og prioritere, når du fra start ved, hvor du har kunden.
3. Stærk governance
Hav styr på tid, økonomi, kvalitet, risiko og alt andet, du kan styre. Men hold det på et vist niveau, for hvis det går helt ned i mikro-detaljer, påvirker det folks evne til at være kreative.
Det handler om at balancere tingene rigtigt. Folk har en tendens til at fokusere meget på data og information, fordi det er meget konkret, mens det at skabe motivation og energi er mere vanskeligt.
Min erfaring viser, at motivation og energi har langt større betydning.
4. Kommunikation
Jo enklere budskab jo bedre. Det trænger bedre ind hos medarbejderne, hvis du bruger korte beskrivelser i stedet for lange, komplicerede planer og komplekse budskaber. Prøv at bruge levende mennesker.
Jeg har tit involveret kundens ledelse i at fortælle, hvorfor et program er vigtigt.
Det har langt større effekt end en projektchef, der citerer en kunde eller en direktion.
Brug humor i situationer, hvor det spidser til. Uanset hvor kritisk og vigtigt situationen er, prøver jeg at løsne op med humor som et aktivt ledelsesredskab.
5. Drop plan b
Vi havde ikke nogen plan b på de store programmer. Det var helt bevidst for at få så mange mennesker til at fokusere på ét klart mål. Fokus forsvinder fra målene, hvis du begynder med at arbejde med andre ting.
Selv da det virkelig begyndte at spidse til og blev nødvendigt at ændre på slutplanerne, gjorde vi det så sent som overhovedet muligt for at bevare fokus i programmerne.
6. Et klart formål
Der er ikke noget værre end programmer og projekter, som ikke har et klart formål. Hvis spændingsfeltet ikke er der, skal man prøve at skabe det.
Det er meget tydeligt, at programmerne først rykker, når det er klart, hvad der skal nås.
Feltet er også koblet til succeskriterierne, for jo bedre man ved, hvad kunden ønsker, jo større er chancen for succes.
En effektiv måde at skabe spændingsfelt på er at medarbejderne møder kunden eller brugerne. Jo mere kontakt jo større spændingsfelt opstår der i programmer.
7. Selvledelse
Hvis du har en stor og kompleks organisation, er der brug for, at grupper og medarbejdere er stærkt selvstyrende og selv tager initiativ til opgaver.
De skal selv forstå formålet med programmet og ikke være bange for at tage en risiko.
For at få ting til at vokse i en stor projektorganisation, skal du have en no blame-kultur, hvor man ikke bebrejder fejltagelser. Ellers kan det tage initiativet ud af folk.
