Artikel top billede

Sådan bliver du ekspertbruger af Excel

Vil du arbejde mere effektivt med regneark og undgå frustrationer, kan du nemt lave en personlig opsætning. Følg med i dette hovedeftersyn af Excel 2007 og bliv hjemmevant i tilpasningens ædle kunst.

Computerworld News Service: Når man første gang sætter sig i førersædet i en bil, justerer man sædet, spejlene og måske endda rattets position. Man vil gerne sikre sig, at det hele er komfortabelt indstillet, før man skal ud at køre.

Og alligevel er der mange, der tænder for deres computere uden at overveje at ændre en eneste af hardware- og software-leverandørernes standardindstillinger.

Når det handler om at arbejde med komplekse regneark, er det et fejltrin, for her gælder det bestemt ikke, at 'one size passer alle'. Man vil arbejde mere effektivt og med færre frustrationer, hvis man foretager nogle få justeringer.

Nogle programmer er dog lettere at skræddersy til egne behov end andre. Microsofts Excel 2007 har nogle skjulte egenskaber, der kan være ekstremt hjælpsomme til at finjustere programmets indstillinger, men mange kender intet til dem. Så lad os her give Excel et hovedeftersyn og gøre os hjemmevante i tilpasningens ædle kunst.

Tilpas standardplaceringen af gemte filer
De bedste muligheder for effektive justeringer af brugergrænsefladen ligger i handlinger, man udfører ofte.

Så lad os starte med, hvad der sker, når man første gang skal gemme et nyt dokument.

Som standard vil Excel tilbyde at gemme dokumentet i mappen Dokumenter. Men det er næppe effektivt at smide alle sine Office-dokumenter ned i en stor, uorganiseret skotøjsæske. I stedet kan man oprette en separat mappe til arbejdsprojekter og gemme sine regneark her.

Hvis vi går ud fra, at de fleste af ens regneark hører til i en mappe ved navn Prognoser, vil man nok gerne have, at Prognoser-mappen fungerer som standardplacering af gemte filer, når man opretter et nyt regneark.

For at opnå dette skal du først åbne Excel 2007 og klikke på Office-knappen i øverste venstre hjørne. Klik på knappen Excel-indstillinger nederst i vinduet.

I vinduet Excel-indstillinger skal du i den venstre kolonne vælge 'Gem' for at tilpasse, hvordan projektmapper gemmes. Den øverste sektion af det viste panel hedder 'Gem projektmapper' og dens nederste indstilling hedder 'Standardfilplacering:'. Slet indholdet i dette felt og skriv C:\Prognoser for at gøre din ny Prognoser-mappe til standardplaceringen af gemte filer. Klik OK for at gemme dine indstillinger og vende tilbage til Excel.

Inde i Excel-indstillinger under Office-knappen kan du også ændre en anden smart indstilling. Hvis du har brug for at bytte eller dele Excel-projektmapper med andre brugere, og det ikke er alle, der bruger Excel 2007, så bør du gemme filerne i filformatet .xls, der bruges i versioner af Excel lige fra Excel 97 til Excel 2003, i stedet for at gemme dem i .xlsx-formatet, som først kom til i Excel 2007.

Ligeledes under 'Gem' kan du i den øverste indstilling, der hedder 'Gem filer i dette format:', ændre hvilket format, filer som standard bliver gemt i, og her vælge .xls-formatet.

Du kan også i stedet forsøge at huske at gemme dine filer i det ældre format, hver gang du opretter en ny projektmappe ved at vælge 'Gem som' under Office-knappen og her specificere et andet format efter behov, men at ændre standardfilformatet til det mere universelle .xls kan spare dig for at gå i gennem dette trin gentagne gange.

Slip for båndet

I modsætning til tidligere versioner af programmet har Excel 2007 det såkaldte 'bånd' med værktøjer, der går tværs over skærmen lige under værktøjslinjen Hurtig adgang. Den udgør en nem tilgang til nogle af de mere brugte valgmuligheder fra forskellige menuer, men den optager også en hel del plads på skærmen, især hvis du arbejder på en lille skærm.

Hvis du alligevel altid fjerner båndet, hver gang du åbner for Excel, eller hvis du gerne ville, hvis bare du vidste hvordan, så er der her en metode til at få Excel til at starte uden båndet.

Klik først på den lille nedadpegende pil øverst til højre for Office-knappen. Den åbner en dropdown-menu, der hedder 'Tilpas værktæjslinjen Hurtig start'. Klik her på dropdown-menuens nederste valgmulighed, der hedder 'Minimer båndet', således at et flueben fremkommer ud for venstre side.

Dropdown-menuen forsvinder, og det gør båndet også - og det vil heller ikke være der igen, næste gang du åbner Excel.

At foretage denne ændring vil øge den plads, du har tilgængelig på skærmen, så du kan se flere rækker af dit regneark. Når du klikker i menuen øverst i Excel, så vil båndet med menuknappens tilhørende ikoner fremkomme, indtil du vælger en af dem (eller trykker Escape på tastaturet eller klikker i regnearket), hvorefter båndet vil forsvinde af sig selv igen.

Brug skabeloner til at ændre skrifttype
I Excel ligesom i andre Office-programmer kan mange ting gøres på flere end en måde. De næste tilpasninger, vi vil kigge på, har at gøre med en funktion i Excel, som du kan bruge til at foretage en bred vifte af specialindstillinger.

To tydelige kendetegn ved enhver Excel-projektmappe er dens skrifttype og skriftstørrelse. Excel 2007 bruger som standard Calibri i punktstørrelse 11. Hvis du foretrækker en anden skrifttype - eller hvis din virksomhed har en standardskrifttype, som du forventes at bruge - så kan du selvfølgelig manuelt ændre skrifttypen, hver gang du opretter en ny projektmappe.

Eller du kan i stedet gemme en tom projektmappe, der i forvejen er indstillet, som du vil have det, og derefter lave en kopi af denne skabelon, hver gang du skal oprette en ny projektmappe.

Men der er en nemmere måde at håndtere skabeloner.

De fleste Office-brugere ved, at Word 2007 bruger skabeloner, hvor man kan gemme formatering og andre indstillinger, indtil næste gang man skal oprette denne slags dokument. Men ikke ret mange er klar over, at Excel har en lignende skabelon-funktion, og endnu færre er klar over, at Excel 2007 lader brugere oprette de særlige 'globale' skabeloner, der indeholder tilpassede specialindstillinger.

Se mere næste side.

Book.xltx og Sheet.xltx

Disse to skabeloner hedder Book.xltx og Sheet.xltx. Excel bruger den første, hver gang du opretter en ny projektmappe, og den anden hver gang du tilføjer et nyt ark til en eksisterende projektmappe.

Vi vil her holde os til at gennemgå Book.xltx-skabelonen, men Sheet.xltx virker på nogenlunde samme måde.

Disse skabelonfiler fungerer kun automatisk, hvis du har lagt dem i en særlig mappe, der hedder XLSTART.

Desværre er det sandsynligt, at du har adskillige mapper med dette navn på din computer. For at finde den rigtige skal du igen klikke på Office-knappen og gå ind i 'Excel-indstillinger'. Her skal du i venstre kolonne vælge 'Sikkerhedscenter'.

Nederst i panelet skal du klikke på knappe 'Indstillinger for Sikkerhedscenter...'. Vælg her i venstre kolonne 'Placeringer, der er tillid til'.

Find 'Standardplacering i Excel 2007: brugerstart' under kolonnen 'Beskrivelse' i panelet. Her ser du stien til den mappe, hvor du skal placere skabelonerne Book.xltx og Sheet.xltx, så de bliver indlæst automatisk, når du åbner Excel. Klik på Annuller for at lukke vinduerne for Excel-indstillinger igen.

Tryk nu Ctrl-A på tastaturet for at vælge hele projektmappen, og indstil skrifttypen og skriftstørrelsen, sådan som du vil have dem. Du kunne for eksempel ændre skrifttypen til Times New Roman og punktstørrelsen til 12. Gør dette for eventuelle andre ark i projektmappen.

Du skal nu gemme projektmappen under navnet 'Book'. Klik på Office-knappen og lad musen svæve over 'Gem som', indtil der fremkommer en kolonne af valgmuligheder i panelet til højre. Vælg her 'Andre formater', og i det vindue, der fremkommer, vælger du formatet Excel-skabelon (.xltx) eller formatet Excel-skabelon med aktive makroer (.xltm), hvis din projektmappe indeholder makroer.

Når du vælger disse skabelonformater, skulle Excel gerne selv gå ind i mappen XLSTART, som du fandt frem til lige før, men husk at sikre dig, at filen gemmes det rigtige sted.

Luk herefter Excel og åbn det igen. Excel vil nu bruge din skabelon, Book.xltx, som model for nye projektmapper, hvis skrifttype og skriftstørrelse som standard vil være, hvad du indstillede i Book.xltx.

Flere formateringsvalg

At have kontrol over skrifttypeindstillinger er kun toppen af isbjerget. Du kan tilpasse alle mulige indstillinger i Book.xltx, som Excel derefter vil tage med i alle nyoprettede projektmapper, hvilket kan spare dig en god del tid.

Vi kan tage som eksempel, at de fleste af dine projektmapper indeholder valutaangivelser. Disse kan du tilpasse, så de fra starten af er, præcis som du vil have dem, for eksempel med et $ efter tallet, hvis det altid er amerikanske dollars, du angiver, punktummer eller komma efter hver tusind, tal i rødt eller parentes ved negative værdier samt to decimaler.

For at indstille projektmappe-skabelonen efter dit eget hoved skal du åbne skabelonfilen Book-xltx og vælge alle dens celler ved at trykke Ctrl-A på tastaturet og så formatere cellerne efter behov. (Husk at gentage formateringen for hvert ark i projektmappen.) Gem skabelonen.

Næste gang du åbner Excel, vil programmet oprette en ny tom projektmappe, hvis celler allerede er formateret, sådan som du specificerede i skabelonfilen Book.xltx.

Du kan også bruge skabelonen til at skabe modeller af individuelle ark. Vi kan som eksempel gå ud fra, at de projektmapper, du arbejder med, som regel har fire ark - en hver for salgsregionerne i nord, vest, syd og øst. Du kan lave en skabelon for hver af disse ark og navngive deres faneblade i skabelonfilen Book.xltx.

De vil således automatisk være der, når du opretter en ny projektmappe. Du kan også udfylde celler med diverse overskrifter eller andet indhold, sætte siderne op til at blive udskrevet i landskabsformat, definere sidehoved og sidefod og tilpasse en lang række andre indstillinger.

Disse tilpasninger kan automatisere mange af de ting, som du indtil nu måske har skrevet ind eller indstillet manuelt, hver gang du har oprettet en ny projektmappe. Prøv ad, og oplev al den tid, du sparer.

ClearType
Office-pakken bruger som standard ClearType-skrifttyper. ClearType er en teknologi, der udfører såkaldt antialisering på skrifttyper, hvilket betyder, at skarpe kurver og kanter på tekst på skærmen bliver udjævnet med lysere farvenuancer.

Nogle synes om det, andre synes, at det faktisk giver endnu mere trætte øjne, når man ikke har en skarpt afgrænset tekst at fokusere på. Hvis du slår ClearType fra, vil du få en langt skarpere defineret tekst på skærmen - især ved mindre skriftstørrelser.

(OBS! Indstillingen er ikke tilgængelig på computere, der kører Windows Vista. Se faktaboksene ovenfor, red.)

Begynd med at klikke dig ind i Excel-indstillinger under Office-knappen. Når vinduet åbner, så bliv i det panel, den starter op i, hvor du kan redigere de mest populære indstillinger i Excel. Klik fluebenet væk i indstillingen 'Brug altid ClearType'.

Der kommer en meddelelse, der fortæller dig, at ændringerne først vil træde i kraft, når du har afsluttet og genstartet alle Microsoft Office-programmer. Luk Excel og åbn det igen, og du vil se, hvordan tekst ser ud uden ClearType.

Hvis du finder ud af, at du alligevel foretrak, at ClearType var slået til, så gå blot tilbage ind i Excel-indstillinger og klik, så der er et flueben i 'Brug altid ClearType'.

Og til sidst et bonustip: For at beskytte din virksomheds data mod nysgerrige øjne, så beskyt dine Excel- eller Word-dokumenter ved hjælp af kodeord med dette lette tip fra blogger på amerikanske PC World Rick Broida.

Oversat af Thomas Bøndergaard




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Brother Nordic A/S
Import og engroshandel med kontormaskiner.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Compliance og strategisk it-sikkerhed efter DORA

Finansielle koncerner har i snit 85 sikkerhedsløsninger i drift – men er i snit op til 100 dage om at opdage et igangværende cyberangreb. Ydermere viser øvelser, at det typisk tager 4-6 uger at rense og genetablere sikker drift af centrale systemer efter et stort angreb. Fokus for dagen vil derfor være på henholdsvis governance samt om, hvordan du som it-leder i den finansielle sektor skal kunne håndtere fremtidens cybertrusler og arbejde effektivt med sikkerhed på et strategisk niveau.

04. april 2024 | Læs mere


EA Excellence Day

Hvad er det, der gør it-arkitektens rolle så vigtig? Og hvad er det for udfordringer inden for områder som cloud, netværk og datacentre, som fylder hos nogle af landets bedste it-arkitekter lige nu? Det kan du her høre mere om og blive inspireret af på denne konference, hvor du også får lejlighed til at drøfte dette med ligesindede.

16. april 2024 | Læs mere


IAM - din genvej til højere sikkerhed uden uautoriseret adgang og datatab

På denne dag udforsker vi de nyeste strategier, værktøjer og bedste praksis inden for IAM, med det formål at styrke virksomheders sikkerhedsposition og effektiviteten af deres adgangsstyringssystemer og dermed minimere risikoen for uautoriseret adgang og datatab. Og hvordan man kommer fra at overbevise ledelsen til rent faktisk at implementere IAM?

18. april 2024 | Læs mere