Styring af licenser til de applikationer, som firmaet anvender, klinger i manges it-folks ører som en ualmindelig kedelig bogføringsopgave.
En ekspert på området maner dog licensstyringens dårlige rygte til jorden.
Det er faktisk ikke særlig besværligt, og der er mange penge at spare.
"I løbet af ganske få timer kan man få et overblik over de applikationer og versioner, der er i virksomheden," fortæller Ole Mejer, direktør i PC-WAREs kompetencecenter.
"Vi har analyseret licensbehovet i mere end 100 virksomheder, og vores erfaringer siger, at der over en treårig periode gennemsnitligt kan spares 1.000 kroner per computer i virksomheder med mere end 100 desktop-maskiner," fortæller han.
"Men virksomheder med helt ned til 10 desktop-maskiner kan potentielt spare penge på licenser."
Resultater efter få timer
Licens-håndteringen angribes ifølge Ole Mejer i to tempi, og det første skridt tager blot nogle få timer.
Det handler om at få styr på tingene.
"Man kommer ingen vegne uden teknologi, og langt de fleste producenter har allerede styringsværktøjer til deres applikationer. Ved at bruge dem, kan man i løbet af ganske få timer danne en oversigt over antallet af applikationer i firmaet, samt i hvilke versioner de findes," fortæller han.
"Det er ikke svært, men det er forbavsende få, der bruger værktøjerne."
Når informationerne er indsamlet, har it-chefen viden om, hvilke producenter der er flest licenser til. Den viden danner udgangspunkt for sparerunden.
"Start med at se på de virksomheder, du betaler flest penge til. Her er der naturligvis mest at spare," siger Ole Mejer.
"Se herefter på, hvilke versioner af programmet der er i virksomheden. Mange steder viser det sig nemlig, at der ikke er renset ud i gamle produkter."
"Man kan have fem versioner af den nyeste udgave, der er i brug. Men rigtig tit finder man stadig et hav af gamle versioner, som ikke benyttes, men som stadig betales licens til," siger Ole Mejer.
Samtidig fortæller han, at man skal se på det samlede antal licenser fra producenterne, der hver især kan producere mange forskellige programmer.
"Ved at samle alle de programmer, som en producent udgiver, kan man ofte opnå stordriftsaftaler, der viser sig i billigere licensaftaler" siger han.
"Det er billigere end at plukkøbe programmerne."
På langt det meste kommercielle software er der nemlig solide volumen-rabatter at hente.
Mange firmaer er i dag bevidste om, at Microsoft-licenser skal holdes i stram snor, men der er mange andre tråde, som it-chefen kan trækkes i, fortæller licens-manden.
"Det er ikke kun styresystemet, du skal forhandle licenser med. Der er masser af rabatter at hente på eksempelvis antivirus, sikkerhedsprodukter, AutoCad og alle mulig andre produkter."
Den lange bane giver pote
Det første trin i jagten på at skære licensantallet ind til benet frigiver licenser til andet brug i firmaet, så man ikke behøver at købe nye, men kan benytte de eksisterende mere effektivt.
Det næste trin er at tilpasse licensantallet.
Open source kan være løsningen
Software-aftaler løber typisk over to til tre år, og først herefter kan man justere på antallet.
Derfor kræver det lidt planlægning på den lange bane, før der kan spares her. Til gengæld kan der være mange kroner at hente.
For at komme videre med effektiviseringen skal der holdes øje med forbruget over tid.
"Den store besparelse kommer ved at foretage en forbrugsmåling og justere licensantallet i firmaet. Software, der kan tage hånd om den dataindsamling, kommer gratis med nogle produkter, men det kan være nødvendigt at tilkøbe," fortæller Ole Mejer.
Det, der helt praktisk skal gøres, er at følge forbruget af applikationer. Præcis som man følger forbruget af printerens toner eller lagerbeholdningen.
Øvelsen går ud på at holde styr på alle installationer, på hvilke maskiner de er benyttet, og hvem der anvender programmerne, samt hvor længe de bruges.
Denne monitorering skal foregå over mindst tre måneder, før den er repræsentativ, siger licenseksperten.
"Når man kender behovet, kan man vurdere, hvor mange licenser der er brug for. Alle overflødige bør afinstalleres," lyder spare-rådet.
Når man kender sin software-behov, kan man efterfølgende regulere antallet af licenser hos producenterne, når software-aftalerne skal fornyes.
Open source kan være løsningen
Programmer helt uden licensbetaling kan også være en mulighed.
Hvis firmaet vil udskifte fundamentale programmer, som eksempelvis styresystem, kræver det forberedelse, men der er masser af ganske gode open source-programmer, der uden anstrengelser kan afløse de kommercielle konkurrenter, fortæller Ole Mejer.
"Et praktisk eksempel vi ofte støder, på handler om grafikprogrammer. Ofte skal langt de fleste medarbejdere kun anvende ganske få billedbehandlingsfunktioner, og derfor kan mange nemt skifte til et open source-produkt," siger han.
Kontorpakken OpenOffice er et eksempel på en lidt større applikation, der i nogle tilfælde vil kunne erstatte de kommercielle konkurrenter.
"Hvis en applikation opfylder behovene, vil mit råd være, at man bruger den billigste. Hvis det er et open source-programmet, så vælg det."
Et sidste råd til enklere licensstyring lyder på at rundbarbere leverandør-suiten.
"For mange virksomheder kan det være en fordel at nedbarbere antallet af software-producenter. Det giver et bedre overblik, og derved bliver det nemmere at holde styr på licensaftalerne i fremtiden," siger Ole Mejer.
