"Et budget kan maksimalt bruges til at udregne ledelsens bonus med."
Budgetter har ingen hold i den aktuelle virkelighed, og de kan kun bruges til at beskrive fortiden med. Et budget er adfærdsregulering på den dårlige måde," lød det provokerende og tankevækkende fra den engelske forfatter og management-guru Michael Coveney, da han fortalte tilhørerne om god planlægning på IM2009.
"Langt de fleste virksomheder bruger budgettet som den altdominerende platform for firmaets drift, og det er helt galt."
"Det er spild af tid, når et hav af mennesker rundt omkring i verdens virksomheder hvert år bruger måneder på at gætte på nogle tal, som de sætter ind i et regneark og sender frem og tilbage i organisationen."
Han spurgte retorisk ud i salen: "Hvorfor laver vi så et budget?"
Og svarede selv på spørgsmålet: "Fordi det har vi altid gjort."
Den hæmmende faktor
Michael Coveney beskrev budgettet som en direkte hæmmende faktor for virksomhedens udvikling.
"Et budget har ingen eksistensberettigelse som planlægningsværktøj. Tværtimod hæmmer det væksten og har en negativ effekt. Bruger man budgettet som primær referenceramme, dræber man det, som virkelig kan give fremskridt. Det er nogle helt andre områder, der skal tages fat på, når der planlægges," sagde han.
"Virksomhedernes ledere bør tage udgangspunkt i hvad, der vil udvikle firmaet, og de værdier som skal bringe virksomheden frem til målet. Det er disse områder, som skal planlægges, overvåges og vurderes. Når man har det på plads, kan man så lægge en plan for, hvad det kommer til at koste."
Ifølge Michael Coveney er planlægning baseret på budgettet så indgroet i erhvervslivet, at alle veje fører i den retning.
"Man bør eksempelvis ikke belønne de medarbejdere, der sælger mest. Man bør belønne dem, der understøtter firmaets værdier. Det er dem, der udvikler virksomheden i positiv retning. Det giver både en langt større indtjening og samtidig udvikling."
Det tager kun fem minutter
Langt de fleste virksomheder har allerede målsætninger for, hvad det er de vil, men efterlever bare ikke de fine ord.
"Der er ikke tale om, at der skal skabes en helt ny strategi. Derfor er det ikke nødvendigvis en tidskrævende øvelse at formulere målsætningerne. Fokus er i øjeblikket bare et forkert sted," siger Michael Coveney.
"Rigtig mange virksomheder har værdibaserede mål, men så snart blækket er tørt, er alle de gode intentioner gået i glemmebogen. De skal findes frem igen og bruges som udgangspunkt for fremdriften, og så er det uhyre vigtigt, at der følges op på, om man opnår resultaterne og stille sig nye målsætninger," lød det management-manden.
Michael Coveney opstillede en cirkulær model for, hvordan man planlægger mest effektivt.
Mål: Beslut de langsigtede målsætninger og værdier, der skal bringe firmaet videre.
Strategi: Find ud af hvad der skal gøres for at nå disse mål.
Taktik: Find frem til de tiltag, der kan få organisationen til at arbejde i den rigtige retning. Brug teknologien til at understøtte de ting, der tæller.
Økonomi: Giv et estimat over hvad det koster og afsæt ressourcer.
Evaluer: Vurder om målene overholdes, og om de er umagen værd. Definer nye mål.
Michael Coveney erkender, at virkeligheden ikke er helt så simpel.
"Det er en lang proces at få ledelsen til flytte fokus fra noget, de altid har kendt og er trygge ved, men det handler om de lange linjer."
"Bankkrisen er vist et udmærket eksempel på, at det kan betale sig at se lidt op fra budgetpapirerne og kaste et blik rundt i virkeligheden."
