Kun hver anden kommune har oplevet en produktivitetsfremgang gennem implementering af ESDH.
Det viser en undersøgelse af kommunernes erfaringer med ESDH, som it-chef i Roskilde Kommune har lavet som en del af sit Master in Public Administration-studie på Aalborg Universitet.
Ole Bech har bedt alle 98 kommuner om at svar på en række spørgsmål om deres forventninger og erfaringer med ESDH. 85 kommuner har svaret på spørgsmålene, så undersøgelsen giver et bredt indtryk af ESDH-situationen ude i kommunerne.
Det mest i øjnefaldende resultat i undersøgelsen er, at hver anden kommune altså ikke har fået nogen produktivitetsforbedringer. Men ifølge Ole Bech er et andet resultat endnu mere alarmerende.
"Katastrofen er, at der kun er en kommune, der har regnet på det. De andre steder er der ikke nogen ,som har sat målepunkter eller beregninger på deres ESDH. Mange tror at de har fået noget ud af det, men de kan ikke vise det med tal," siger Ole Bech.
Han peger på, at de elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer er dyre at købe og vedligeholde, så der skal for alvor spares penge, hvis systemet skal tjene sig hjem og give besparelser derudover.
"Et ESDH-system kan godt koste omkring 10 millioner kroner over fire år, plus udgifter til vedligeholdelse. Det er altså mange årsværk," konstaterer Ole Bech og tilføjer, at den digitale administration netop skulle frigøre midler andre steder.
"Netop ESDH er blevet kaldt en vigtig brik i at flytte penge fra kolde til varme hænder. Så det er en katastrofe, at man ikke får sat tid af til at måle på om det virker," siger han.
Kvalitet som mål
I undersøgelsen angiver flere kommuner da også, at den primære grund til at indføre et ESDH system var at øge kvaliteten i sagsbehandlingen. Det svarer næsten 70 procent af kommunerne, mens cirka 60 procent angiver, at det blev anset som best practice at have et ESDH system.
Cirka hver tredje kommune angiver administrative besparelser som grunden til, at de har implementeret ESDH.
Ole Bech mener dog, at det oprindeligt var målet med ESDH-systemerne, at der skulle spares penge, men kommunerne vil i dag hellere diskutere øget kvalitet end besparelser, fordi besparelserne ikke har vist sig.
It-chefen fra Roskilde mener, at der er to hovedårsager til, at der ikke er bedre resultater med ESDH i kommunerne.
"Jeg er inde på to varianter i undersøgelsen. Den ene er, at man i kommunerne har haft bind for øjenene, og man har ikke gjort sig de store anstrengelser for at analysere, hvorfor og hvordan man skulle have ESDH, og så har man ikke været bevidst om, at man skulle høste gevinsten fra start," siger Ole Bech, som mener, at ledelsen i mange kommuner har ladet det være op til organisationen at høste gevinsterne af et ESDH-system.
"Og du får jo ikke folk til at effektivisere deres eget job væk," lyder det fra Ole Bech.
Samtidig peger Ole Bech på, at der er behov for bedre indkøbsmuligheder, hvor leverandøren og den enkelte kommune i højere grad kan tale om teknologiske muligheder og perspektiver i stedet for udelukkende at fokusere på kontrakt-arbejde og specifikationer.
