Den ellers så traditionsbundne Berlingske-koncern er i disse år en af de mest eksperimenterende større virksomheder på it-fronten i Danmark.
Koncernen, der blandt andet står bag B.T., Berlingske Tidende, sporten.dk, aok.dk og cirka 60 andre sites, har for nylig skiftet CMS-platform til open source-løsningen Drupal.
Nu skal de over 200 medier og omkring 2.850 medarbejdere i Berlingske-koncernen endnu engang prøve kræfter med en alternativ it-løsning.
Ledelsen har netop besluttet at droppe Microsofts Office-pakke og Exchange og i stedet satse på Googles web-baserede kontorpakke.
"Der er ikke en separat ting, der har været udslagsgivende. Det er en række ting," fortæller Torben Lundberg, it-direktør i Berlingske Media.
"Dels sparer vi nogle penge. Dels tror vi, at det bliver bedre for brugeren, for jeg er selvfølgelig meget optaget af, at vores brugere er tilfredse med de arbejdsredskaber, de har," forklarer han.
Google passer fint til behovet
Torben Lundberg uddyber, at medarbejderundersøgelser viser, at et tilbagevendende problem har været, at medarbejderne ikke synes, at der er plads nok i deres mailboks. Med Googles løsning får hver medarbejder nu 25 GB stillet til rådighed.
"Og så er det et forsøg på grundlæggende at ændre vores it-infrastruktur ved hjælp af cloud-sourcing. Vi har lavet nogle mindre forsøg, men det her er vores første store cloud-sourcing-satsning, og hvis det går godt, vil det danne præcedens for andre aktiviteter også," siger Torben Lundberg, der tidligere har været teknologichef i DR.
Allerede i dag er it-aktiviteterne i koncernen langt hen ad vejen outsourcet til blandt andre CSC, men Torben Lundberg ønsker at minimere driftsansvaret internt i koncernen yderligere.
"Alle vores medarbejdere kommer til at bruge Google til mail, kalender, chat, webcam-kommunikation, dokumenthåndtering og samarbejde omkring dokumenter. Det er klart, at vi kommer til at bruge alle de projekt-features, som kommer out-of-the-box i deres løsning," fortæller Torben Lundberg.
Han vurderer, at cirka 90 procent af medarbejderne i koncernen vil bruge Googles kontorapplikationer, primært tekstbehandling og regneark, i dagligdagen.
De sidste 10 procent er brugere af andre applikationer, der har specielle behov inden for eksempelvis regneark. Og for langt de fleste medarbejdere vil Googles web-løsning dermed nu bliver en fast del af arbejdsdagen.
"Jeg bruger det selv intensivt, og det er min klare vurdering, at langt de fleste af vores medarbejdere udmærket kan nøjes med det til det daglige arbejde."
London-besøg gjorde forskellen
Selvom Googles Gmail og Googles Docs efterhånden er velkendte tjenester hos mange private brugere, så holder de fleste erhvervsbrugere endnu igen med at skifte fra Microsoft eller IBM's Lotus Notes.
Torben Lundberg har da også haft sine tanker, inden den endelige beslutning blev truffet.
"Jeg var meget skeptisk, da jeg første gang talte med Google i sommer," husker Torben Lundberg.
Ret ukompliceret
Men så tog den danske it-direktør til London for at besøge it-direktøren på The Guardian, der på mange måder minder om Berlingske-huset og som allerede har taget Googles produkter i brug.
"Jeg vidste bare, at hvis det kunne lade sig gøre for dem, og de faktisk fik højere brugertilfredshed, så kunne vi også gøre det. Så hvis jeg skal være helt ærlig, så bekymrer det her mig slet ikke, og det er egentlig også ret ukompliceret rent teknisk."
"I forhold til hvad vi eller render og laver, så fylder det ikke ret meget. Det er et mini-projekt," lyder det fra Torben Lundberg.
Torben Lundberg og kollegerne er nu ved at færdiggøre den endelige planlægning af selve implementeringen af Googles løsning.
"Sådan et projekt her består af 95 procent planlægning og fem procent eksekvering. Det skal foregå på en eller to uger, hvor vi konverterer stort set alle brugere på stort set én gang. Det hele skal fungere samlet i Google, ligesom det fungerer samlet i Microsoft-miljøet i dag, så det kommer til at gå hurtigt," forklarer han.
Overgangen vil formentlig kunne finde sted allerede i næste måned, håber Torben Lundberg.
Afhængig af nettet
En af de oplagte begrænsninger ved applikationer, der bliver leveret via internettet, er, at man i sagens natur er afhængig af en netforbindelse.
Torben Lundberg frygter dog ikke, at manglende netforbindelser enten på grund af nedbrud, eller fordi medarbejderen befinder sig et sted med ringe forbindelse, vil skabe store problemer.
"Vi er allerede i dag meget afhængige af netforbindelser i forhold til næsten alt, vi laver, fordi vores avis-produktion foregår i nogle applikationer, som ikke ligger ude på pc'erne. Så vi har trådløs dækning på vores arbejdsplads og bærbare pc'er til medarbejderne, hvor der er 3G-modemmer med."
"Men det er klart, at der vil opstå situationer, hvor internettet er nede af den ene eller den anden årsag, og så har vi et problem," erkender Torben Lundberg.
Rent praktisk er problemet dog minimeret ved hjælp af en offline-klient til Googles mail, så man kan arbejde med mailen også uden netforbindelse. Den mulighed har man dog ikke med dokumenter.
"Hvis man vil oprette et nyt tekst-dokument eller regneark, så er man nødt til at vente," forklarer Torben Lundberg.
Derfor bliver der installeret det gratis OpenOffice på alle computere, så den løsning kan tages i brug, hvis netforbindelsen mangler. Endelig kan man ved hjælp af Googles Gear-teknologi godt åbne Google-dokumenter, der allerede er oprettet, selvom man er uden netforbindelse.
"Det her er virkelig noget, der optager folk, men når jeg tæller, hvor få brugs-situationer, hvor vi i praksis er uden internet-forbindelse, så sker det stort set aldrig. Det er blevet en basal del af vores infrastruktur at have en internetforbindelse," siger Torben Lundberg.
Cloud computing er fremtiden
Torben Lundberg tør allerede godt nu love, at Google-projektet ikke bliver det sidste cloud computing-initiativ i Berlingske-koncernen.
"Jeg er slet ikke i tvivl om, at det her med tynde klienter er vejen frem. Det er ikke hensigtsmæssigt for os at have så meget CPU-kraft ude på bordene, og det er ikke hensigtsmæssigt for os bare at blive ved med at opgradere med RAM og CPU-kraft. Det er en dead end."
"Jo mere vi kan få hostet ude i skyen af nogle folk, som er professionelle til at hoste ting og ikke laver andet, jo bedre. Jeg er ret træt af at skulle have driftsansvaret for en masse ting og sager, som jeg ikke er professionel inden for," siger Torben Lundberg.
Han tilføjer, at der dog er nogle ganske få special-applikationer i mediehuset, som man selv er nødt til at have ekspertisen i.
"Men langt størsteparten af vores it-infrastruktur er noget, som man gøre alle andre steder. Mail er et godt eksempel, men også sådan noget som kundehåndtering, salg og økonomi. Hvorfor skal vi have store systemer til det og have folk ansat til at håndtere patches og best praktises. Det er håbløst ineffektivt, så det her er vejen frem."
Da de folk, der arbejder med Microsoft-produkterne i Berlingske-koncernen, allerede sidder ekstern hos CSC, skal der ikke afskediges internt i koncernen som følge af skiftet til Googles løsning.
