Traen Informationssystemer, der blandt andet sælger systemer til håndtering og arkivering af e-mails, har som led i en markedsanalyse spurgt 45 direktører i virksomheder med over 100 ansatte om virksomhedernes brug af e-mail. Undersøgelsen viser, at kun 40 procent af virksomhederne har en defineret politik for anvendelsen.
Det er et tal, som undrer projektleder Alexandra Lundbæk, fordi e-mails er blevet så integreret et arbejdsredskab i vores hverdag.
Hun tog initiativ til undersøgelsen på baggrund af den megen debat om emnet i medierne, og hun havde forventet, at det var højt prioriteret at lave politikker for brugen af e-mail.
? Når man tænker på, at der mange steder er nedskrevet en politik om alt muligt fra kantineforhold til rygning, så er det pudsigt, at alle ikke med det samme sætter sig ned og tager stilling til, hvordan man skal håndtere brugen af e-mail. Det er slående, at det ser ud som om, at der er mange, der venter med at gøre noget ved det, indtil der opstår et decideret problem. Indtil da er det "business as usual", og man har ikke opfattet, at der også rent juridisk er spilleregler, man burde sætte sig ind i, siger Alexandra Lundbæk.
Han mener, at mange mulige fremtidige tvister med medarbejderne kan undgås, hvis man får defineret klare regler i den enkelte virksomhed.
? Det er problematisk, når man har en uskreven regel, der lyder "med måde, så længe folk bare selv kan vurdere, hvad der er fornuftigt". Men nogle synes, at det er lige på grænsen, hvis de sender én privat mail om dagen, og andre synes, det er fint, hvis de sender 100. Hvis du ikke har nogle retningslinier, medarbejderne kan forholde sig til, betyder det, at nogen kan komme i klemme på et tidspunkt, siger hun.
Risikerer lovbrud
Advokaten Anne Kathrine Schøn arbejder med ansættelses- og arbejdsret i advokatfirmaet Landwell og er forfatter til Dansk Arbejdsgiverforenings bog ?Internet og e-mail?. Hun gør opmærksom på, at virksomheder, der tillader privat brug af arbejdsmailen ? og det gør 93 procent af virksomhederne i undersøgelsen ? let kan få problemer, hvis de uden medarbejdernes samtykke går ind og læser deres mails. Det kan for eksempel være aktuelt, hvis medarbejderen er fraværende, og man mangler en vigtig mail.
For godt nok må en arbejdsgiver gerne gå ind og læse en medarbejders arbejdsrelaterede mails uden tilladelse, men arbejdsgiveren kan jo ved den lejlighed komme til at læse private mails også. Og det kræver medarbejderens samtykke.
? Man risikerer at overtræde straffelovens paragraf 263, som handler om brevhemmeligheden. Den siger, at det er strafbart, hvis man uberettiget skaffer sig kendskab til en andens post eller anden lukket meddelelse. For at komme uden for straffelovens område er det som udgangspunkt nødvendigt, at man har medarbejdernes samtykke til, at arbejdsgiveren kan læse med på deres private post, siger Anne Kathrine Schøn.
Hun forklarer, at der blandt jurister er diskussion om, hvorvidt et stiltiende samtykke rækker for arbejdsgiveren. Men hvis man skal være på den sikre side, bør man få det skriftligt.
? Der er i hvert fald nogen, der mener, at det vil være uforsigtigt, hvis en arbejdsgiver ikke sørger for at sikre sig hver enkelt medarbejders udtrykkelige samtykke, siger hun.
