- Ved indførelsen af e-businessværktøjer som CRM, content management og e-handel skal ledelsen være engageret i projektet, kunne se fordelene, og den holdning skal bredes ud til hele organisationen.
Det lyder enkelt, men er ofte det sværeste at sikre ved en succesfuld indførelse af avancerede IT-systemer . Det oplever manden bag ovennævnte citat, direktør Jan Køhler fra analysefirmaet Interflow, jævnligt i sin kontakt med virksomheder, der er i færd med at indføre nye systemer.
Succes kræver direktørens engagement
Firmaet har netop gennemført en analyse af 398 virksomheders erfaringer med implementering af e-business-systemer, "Strategirapport 01/02". Den del er blevet suppleret med besøg i over 42 virksomheder og uddybende interviews.
- En af de mest almindelige fejl er, at ledelsen anser indførelsen af et nyt IT-system som et teknologisk projekt. Det hjælper bare ikke, hvis virksomheden vil have en gevinst ud af at indføre et nyt system. Direktøren skal erkende, at det er et forretningsmæssigt projekt, forklarer Jan Køhler.
Konkret skal direktionen følge IT-projektet tæt under indførelsesfasen ? og fortælle hele organisationen, at de nye muligheder ved systemet skal udnyttes i det daglige arbejde. Hvis ikke ledelsen løbende gør det, bliver erkendelsen af systemets fordele aldrig forankret i virksomheden.
Netop undervurderingen af forankringen er en anden fælde, som virksomhederne kan dumpe i. Hele organisationen skal vide, hvordan de nye værktøjer kan bidrage til at øge værdien i forretningen ? og systemerne skal bruges. Sker det ikke, kommer projektet til at svæve frit i luften uden konsekvenser
Endelig risikerer virksomhederne ifølge Jan Køhler også at fokusere snævert på egne fordele ? og helt glemme, hvorvidt der er nogle fordele for kunderne. Er der ikke det, kan indførelsen af et IT-system virke som en boomerang.
Følg strategi med små skridt
Blandt virksomhederne er der ifølge undersøgelsen en bred erkendelse af, at brugen af e-business er afgørende. De ser det især som mulighed for at give kunderne bedre service, forbedre kommunikationen og kundeloyaliteten.
Men af de 398 virksomheder har kun en tredjedel en formel strategi. En anden tredjedel søger dokumentation for, om det er noget, som overhovedet er relevant for deres virksomhed. Den sidste tredjedel har slet ingen strategi for brugen af e-business.
- De sidste går efter at plukke de lavthængende frugter og høste de umiddelbare gevinster. Men den tredjedel, der har en strategi, er meget bevidst om at gå trinvis frem ? og det er meget fornuftigt, forklarer Jan Køhler.
Det er den tendens, som også har vist sig ved en-til-en interviewene ude i virksomhederne. De søger ved investering af relative få ressourcer at opnå store gevinster.
- De indtager holdningen: lad os indføre e-business i moduler og se, om hvert skridt giver værdi. Sker det, tager virksomheden næste skridt, siger analytikeren. Dermed skaber virksomheden en intern dokumentation, der kan danne grundlag for de efterfølgende skridt.
Centralt styret
Indførelsen af e-business i en virksomhed bør ? når det er anerkendt som en vigtig opgave for topchefen ? styres fra centralt hold, vurderer Jan Køhler. Det er nødvendigt med en stabsfunktion i toppen af hierarkiet, der kan se ned over organisationen og se, om de nye værktøjer bliver taget med i afdelingernes planlægning og arbejde.
- Mange virksomheder opretter en decideret e-business-afdeling, der for eksempel ved lancering af et nyt produkt sørger for at få det gjort synligt på web ? især hvis der er tale om e-handel. Det sker ved at minde de relevante afdelinger om det, forklarer han.
Jan Køhler tilføjer, at blandt de virksomheder, der er kommet længst med e-business, går tendensen nu den modsatte vej. De nedlægger e-business-afdelingen og lægger ansvaret tilbage til de enkelte divisioner, fordi e-business er fuldt indarbejdet.
Kun få virksomheder er så langt i Danmark, noterer analytikeren fra Interflow ? og advarer mod at tro, at en organisation kan springe den centrale funktion over og med det samme gå til den decentrale struktur.
- E-business skal være den røde tråd, og det kræver omfattende viden om mulighederne. Det er led i en erkendelsesproces, så der er ingen genveje, siger han.
Relevant link:
Interflows hjemmeside
