E-mails i arbejdsgruppe

Med mindre, det er ændret i xp og 2003 versionerne, kan kun det første lade sig gøre.
Du kan lave en regel, der videresender mails fra en bestemt afsender til din arbejsgruppe (jeg går ud fra, at gruppen har en fælles distributionsliste adresse). Men du risikerer, at alle svarer mailen.

I stedet kan du sørge for, at mailen sendes til en delt mappe, som personerne i arbejdsgruppen har adgang til at tjekke (her er det godt at lægge et link til mappen i outlook panelet, så mappen er nem at åbne). Man kan dog stadig ikke se, og mailen er åbnet af andre personer.

Jeg har løst problemet ved at indarbejde en rutine, hvor der laves en undermappe hvor besvarede mails lægges når den er besvaret af en fra gruppen. Det kræver selvfølgelig at alle husker det, men det kom til at virke.

Det er desværre ikke muligt at lave en delt mappe, da det er på et netværk, hvor andre ikke har adgang til hver enkelt persons profil.
Hvordan opretter jeg distributionslister?

Distributionslister oprettes på følgende måde
Du markerer mappen med kontaktpersoner (jeg har eng. version, og Outlook xp)
Vælger File - New Distribution list
Giv listen et navn f.eks. navnet på gruppen
Vælg knappen select members
og tilføj gruppens medlemmer.

Du kan nu vælge at videresende dine mails til denne liste, i stedet for at skulle vælge hver enkelt medlem.

Hvis du kører exchange server, kan der laves delte mapper. Mapper som kun de der har adgang til mappen kan se og benytte, men det er jo administrator, der skal sørge for dette.