Jeg vil anbefale at du kikker på problemet i et større perspektiv og går efter et Customer Relations Management system, der er lavet til at holde styr på den slags og meget mere. Kik f.eks. på det danske ChannelCRM, der havde (ved ikke om de stadig har) en gratis løsning
http://www.channelcrm.dkDer findes også gratis open source ting