Video-konferencer er noget, mange virksomheder allerede har taget til sig, og løsningerne bliver brugt til mange forskellige formål.
Hos Solutors, der lever af at rådgive, sælge og implementere video- og tele-konferenceløsninger, fortæller produktchef Niels Ruggaard, at det er en meget bred skare af virksomheder i både det private og offentlige, der har taget teknologien til sig.
"Der er stor forskel på tele-konference løsningerne. I den ene ende af skalaen, er der de store presence-lokaler, som fungerer som virtuelle møderum, der giver en helt speciel oplevelse. Her er det kun top 100 virksomheder, der er med," forklarer han og fortsætter.
"I den anden ende af skalaen er de små videokonferencer, som bare kører på en pc, og der kan alle være med. Generelt er det et meget bredt udsnit af virksomheder, der har det. De benytter bare forskellige typer løsninger."
Besparelser frem for miljøhensyn
Niels Ruggaard forklarer også, at der er flere forskellige grunde til, at virksomheder ser en fordel i video-konference løsninger.
"For nogen er det hardcore business. De har et rejsebudget på 30-40 millioner, som de gerne vil have reduceret, og det kan de så med den investering," forklarer Niels Ruggaard.
For andre virksomheder handler det også om det miljø-mæssige hensyn, der er i at flyve mindre.
"Det var dog noget, der i højere grad var hypet tidligere. Op til klima-konferencen var det et meget brugt argument, men nu er det mere besparelserne, der er i fokus. Der er dog stadig virksomheder, der skal aflevere et grønt regnskab, hvor det kan spille en rolle," siger Niels Ruggaard.
Derudover er der en række virksomheder, der ikke så meget går efter besparelserne, men i højere grad vælger video-konference, fordi det kan gøre det hurtigere at træffe beslutninger.
"Vi har i de senere år specielt oplevet en stigende interesse fra nogle af de mange danske virksomheder, der har valgt at outsource deres forretning," forklarer Niels Ruggaard.
"Hvis en virksomhed har udvikling i Danmark og produktion i Kina, så er det en stor fordel ikke at skulle til at rejse, hvis der for eksempel, skal ændres noget ved et produkt."
Spar turen til Kina
En af de virksomheder, Solutors har arbejdet sammen med, er skoproducenten Ecco. Ecco er en global virksomhed, der har produktion mange steder og over 13.000 ansatte worldwide.
"Ecco havde en produktchef på børnesko, som sad i Bredebro, men som hele tiden skulle rejse til Kina, hvis der skulle ændres noget," siger Niels Ruggard.
Ecco fik derfor et system, hvor de kunne tale sammen via video, og også et special-kamera til at lægge produktet under, så detaljerne var tydelige.
"På den måde kan produktchefen fra fjernt hold træffe hurtige beslutninger og guide produktionen, og nu rejser han ikke mere end 30 dage om året," forklarer Niels Ruggaard.
Den offentlige sektor godt med
Et andet sted, hvor der bliver fokuseret på mulighederne ved video-konference-udstyr, er i den offentlige sektor. Således har Solutors både kunder i Stat, Regioner og Kommuner.
I nogle kommuner er der for eksempel opstillet et kamera i lokaler i de tyndtbefolkede områder, hvor der var kommunekontor i tiden før kommunalreformen.
På den måde kan borgerne kommunikere med for eksempel en rådgiver på kommunekontoret uden at skulle rejse langt.
En mere speciel andvendelse af video-teknologi er i forhold til de danske soldater i Afghanistan.
"Lægerne i Camp Bastian har mulighed for at kommunikere med lægerne hjemme på rigshospitalet, hvis en dansk soldat kommer til skade. De kan blandt andet sende scanninger og have en dialog med patienten," siger Niels Ruggaard.
På den måde kan tilskadekomne soldater også få at vide, hvad der skal ske, når de kommer til Danmark.
Det skal du være opmærksom på
Som virksomhed er der en del overvejelser, der bør gøres, inden der investeres i video-konference-udstyr.
"Der skal besluttes, hvordan opgaven skal forankres ledelsesmæssigt. Er det ledelsen der har ansvaret, eller er det for eksempel it-afdelingen," siger Niels Ruggaard.
"Derefter skal der overvejes, hvordan implementeringen skal foregå. Skal folk tvinges til at bruge løsningerne, eller skal de bare prøve udstyre og så selv bestemme efterfølgende."
Niels Ruggaard forklarer, at Solutors har oplevet, at de nye løsninger bare kom til at stå og samle støv, fordi kommunikation omkring projektet ikke var i orden.
"Selve det teknologiske er ikke så kompliceret i dag. Det er ikke svære end at sætte en serverpark op, men hele kommunikation omkring det og at finde ud af, hvordan det kommer ud i organisationen, er særdeles vigtig," forklarer Niels Ruggaard.
Udover det, er der også en lang række tekniske hensyn, der skal tages. Blandt andet bør virksomheden sørge for, at de har tilstrækkeligt båndbredde til at video-konferencerne kan køre optimalt.
Derudover, er det vigtigt, at lysforhold, farver på væggen og rum-akustik er i orden, der hvor udstyret skal stå.
