Artikel top billede

(Foto: Steve Woods)

Sådan får du 15 min. ekstra til hver ansat - hver dag

Få 15 minutter ekstra arbejdstid til hver medarbejder ved at bruge de funktioner, som allerede findes i din it-platform. Den målsætning kan man nu sætte flueben ved i et af de største medicinalfirmaer.

Læs også:
CIO i Danske Spil: Nye roller til alle it-ansatte

Derfor forsvinder den klassiske danske it-chef

Top-CIO: Denne beslutning ændrede hele min karriere

En ting er at have adgang til teknologi og et hav af smarte software-funktioner. 

En anden ting er at bruge dem til noget.

Efter den devise satte medicinalfirmaet Lundbeck et projekt i søen, hvor målet var at skabe 15 minutter ekstra tid hver dag til hver af firmaets knap 6.000 medarbejdere, alene ved at anvende mulighederne i den digitale platform, som firmaet er i besiddelse af.

"Et klassisk eksempel er, at man skifter en software-version med en nyere udgave, som har masser af nye funktioner, men at ingen bruger dem til noget," siger Claus Thomsen, it-direktør i Lundbeck.

"Vi satte os for at bruge mulighederne i it, og at det skulle helt konkret udmunde sig i at vores medarbejdere får 15 minutter ekstra arbejdstid - hver dag."

Ansætter en skolelærer

Virksomheden ville arbejde smartere, og vejen til den målsætning fandt man på en utraditionel måde. 

"Vi ansatte en kommunikationsmedarbejder og en skolelærer, med indsigt i sociale medier, som vi parrede med en it-mand for at få flere øjne på mulighederne."

Desuden satte Lundbeck gang i et e-learning-projekt, hvor medarbejderen bliver undervist i meget korte moduler af maksimalt fem minutter i helt specifikke færdigheder, der kan gøre dagligdagen nemmere.

Man satte blandt andet fokus på Office, kommunikationsprogrammet Lync og på mere effektive samarbejdsmetoder i SharePoint.

"Nogle får sikkert tanken, at "det lyder dyrt", men det var det ikke. Der findes allerede masser af videoer og materiale til de produkter, som vi anvender. Dem samlede vi i en portal," fortæller Claus Thomsen.

Ingen tvang

Ansvaret omkring undervisning af medarbejderne blev distribueret ud til de enkelte afdelinger, og motivationen skulle komme i form af den lokale chefs engagement.

"Vi diskuterede, om vi skulle tvinge medarbejderne til at gennemgå de forskellige kurser, men endte med en beslutning om, at det er frivilligt for den enkelte, men med den enkelte leder som inspirator. Og det har vist sig som en god ide. I stedet for en ordre får medarbejderne en aha-oplevelse om, at sådan kan det også gøres." siger Claus Thomsen og fortætter:

"Man kan eksempelvis få langt mere ud af en hurtig video-chat med en kollega, end hvis samme kommunikation skulle foregå per mail. Det benytter vi os eksempelvis af."

Sådan gør du

Udover undervisning i de enkelte programmer har medicinalfirmaet også forsøgt at udbrede nye arbejdsgange.

"Mange starter dagen med at tjekke mails, men det er ikke nødvendigvis det mest hensigtsmæssige," uddyber Claus Thomsen.

"Det kan være langt mere givtigt at få strukturereret kalender og planlagt dagen i forhold til de opgaver, som man har. På den måde kommer man selv til at styre sin tid, i stedet for at andre definerer arbejdsdagen."

Et andet praktisk eksempel er, at når man booker et møde på en time, så bliver der kun afsat 50 minutter i kalenderen.

"På den måde har man også tid til at komme fra de ene til det andet møde," siger Lundbeck-manden.

I den mere utraditionelle afdeling har Lundbeck forsynet firmaets kaffemaskiner med en video på displayet, der fortæller, at det ikke skal tage længere tid at starte computeren, end det tager at hente kaffe. Ellers skal man kontakte it-afdelingen.

Det virker fint

Målsætningen har ikke været at rationaliserer, således at man efterfølgende kunne fyre det antal medarbejdere, som de mange 15 minutter til sammen kan spare. 

Det har handlet om at frigive tid.

"Vi har naturligvis regnet lidt på, hvad det kunne give af besparelser, men tallet er ikke specielt interessant og bruges heller ikke til noget konkret," siger Claus Thomsen.

"Det har handlet om at arbejde smartere, udnytte mulighederne i vores it-platform, og så er tid meget vigtigt for vores medarbejdere.

For at se om målsætningen er blevet opfyldt, har man i spørgeskemaundersøgelser forsøgt at kortlægge, hvor meget tid, der er blevet frigivet til den enkelte.

"Og det bliver ikke et problem at nå de 15 minutter, selv om projektet ikke er færdigt endnu."

Læs også:
CIO i Danske Spil: Nye roller til alle it-ansatte

Derfor forsvinder den klassiske danske it-chef

Top-CIO: Denne beslutning ændrede hele min karriere




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Alfapeople Nordic A/S
Rådgivning, implementering, udvikling og support af software og it-løsninger indenfor CRM og ERP.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Strategisk it-sikkerhedsdag – Identificer, beskyt og forsvar

Trusselsbilledet er rødglødende og it-sikkerhedslandskabet har aldrig været mere anspændt end nu. Flere organisationer end nogensinde før bliver som følge udsat for cyber-angreb, der er udført af professionelle og målrettede hackere Vi tager temperaturen på trusselslandskabet lige nu og giver dig overblikket over de nyeste trusler, de mest aktuelle tendenser og de bedste løsninger og værktøjer til at sikre effektiv drift og høj compliance.

23. august 2022 | Læs mere


Strategisk it-sikkerhedsdag – Identificer, beskyt og forsvar

Trusselsbilledet er rødglødende og it-sikkerhedslandskabet har aldrig været mere anspændt end nu. Flere organisationer end nogensinde før bliver som følge udsat for cyber-angreb, der er udført af professionelle og målrettede hackere Vi tager temperaturen på trusselslandskabet lige nu og giver dig overblikket over de nyeste trusler, de mest aktuelle tendenser og de bedste løsninger og værktøjer til at sikre effektiv drift og høj compliance.

25. august 2022 | Læs mere


CIO Trends 2022: Sådan ser opgavelisten ud hos Danmarks bedste CIOs

En hurtig og strategisk fokuseret implementering af nye teknologier er i disse år med til at sikre konkurrencekraften hos de bedste digitale vindere. Det sætter vi fokus på med konferencen CIO Trends 2022, hvor du blandt andet kan blive inspireret af en række danske topfolk inden for digitalisering og it-ledelse.

30. august 2022 | Læs mere






CIO
10 gratis artikler: Få gode råd fra Danmarks bedste it-ledere