ComputerViews: Der findes efterhånden ikke mange virksomheder, der ikke i en eller anden udstrækning har arbejdet med at outsource hele eller dele af deres it-setup.
Siden manøvren med at outsource it er så udbredt, skulle man tro, at det efterhånden ville være muligt at lære af hinandens fejl i en grad, så man næsten kunne undgå problemer.
Men sådan er det ikke.
Faktisk tyder meget endda på, at det er de samme fejl, der går igen, mens de succcesfulde projekter er mere individuelle i deres natur.
Hvorfor: Dybest set fordi de erfaringer og konklusioner og den lærdom, der ligger i enhver fejl, ofte har svært ved at rodfæste sig på en måde, der gør dem nyttige, næste gang virksomheden står over for en outsourcing-opgave.
Udfordringen ligger i, at de hårdt erhvervede erfaringer om outsourcing-projektets faldgruber også skal kunne anvendes af andre end dem, der har været direkte involveret - også selv om der kommer nye folk, nye chefer og nye strukturer i butikken.
Lad os tage et kig på nogle af de ting, der oftest går galt, og som du bør forsøge at tage højde for.
Misser konsekvenserne for alle
Langt de fleste outsourcing-projekter bliver sat i søen, fordi virksomheden og CIO'en ser en mulighed for at få bedre it-service til en lavere pris.
Outsourcing-leverandørerne er som regel ganske ferme til at levere tal og dokumentation for, at det bliver tilfældet, hvorefter processen sættes i gang.
Alle er klar over, at outsourcingen bliver en forandring for organisationen og dens arbejdsgange.
Men ikke mange har fuldt overblik over præcist hvor, hvor mange, hvor meget og hvordan transformationen vil ramme i organisationen.
Sørg for at få fuldt overblik over de organisatoriske konsekvenser, som outsourcingen vil føre til.
Du glemmer prisen - og aner ikke hvad den er
Økonomien smutter
Muligheden for at spare penge er blandt de væsentligste grunde til at gå i gang med outsourcing-projekterne.
Det fulde overblik kræver imidlertid, at man i forbindelse med business casen foretager en grundig og gennemgående økonomisk analyse af det nye scenarie, hvor alt kommer med, og intet bliver glemt - også de fulde økonomiske konsekvenser af organisations- og procesforandringerne helt ude i de enkelte kontorer.
Ellers risikerer du at stå med en økonomi, der pludselig er langt værre end forventet efter outsourcingen. Og det var jo ikke meningen.
Sørg for at få overblik over, hvem der eksempelvis skal betale for hvad i den nye organisation - og fra hvilke budgetter. Hvem skal for eksempelvis tage afskrivningerne af de aktiver, som outsourcingen gør overflødig? Hvem skal betale de øgede internet-omkostninger?
Ekstra-aftaler hober sig op
Du bør undgå at blive overdynget med ekstra-kontrakter, ekstra-aftaler og ekstra-omkostninger fra din outsourcing-leverandør.
Som udgangspunkt bør du kun indgå ekstra-kontrakter, hvis det drejer sig om tilføjelse af en helt ny service eller hardware-ændringer. Ellers bør du holde dig til den oprindelige plan.
Du kan være ret sikker på, at dit forarbejde har været for ringe, hvis du pludselig står med en bunke ekstra-kontrakter fra din leverandør - typisk på ydelser og opgaver, der ikke er specificeret i den oprindelige kontrakt, men som alligevel har vist sig nødvendige undervejs i projektet.
Sørg for at have overblik, inden du går i gang. Og hold dig som udgangspunkt til planen, når projektet først er blevet igangsat.
Ingen kan teste
Nye systemer og ændringer i it-infrastrukturen kræver test.
Det gælder især, når projektets formål blandt andet er at konsolidere og standardisere systemer og arbejdsgange i organisationen, hvilket ofte er tilfældet, når der bliver outsourcet.
Leverandøren er klar til at køre, men kunden melder pludselig, at han ikke er klar til at teste de nye systemer, og derfor jokker han på bremsen.
Der er projekter og ordrer, der lige skal klares, og vi kan ikke bare lukke for det hele i den periode, hvor vi tester. Og folk har også andet at give sig til. Hvornår kan vi være klar til at køre?
Sørg for at sætte ressourcer, tid og mandskab af til at teste de nye systemer og de nye postgange, uden at det skader produktionen. På den måde undgår du frustationer og forsinkelser på begge sider af bordet.
Her skal leverandøren til lommerne og betale dig
Aner ikke hvordan vi løser konflikter
Når det gælder håndtering af problemer og manglende levering og stridspunkter om manglende opfyldelse af kontrakterne, tager mange outsourcing-kontrakter kun højde for enten de helt små ting eller de helt store ting.
De små ting kan løses ved, at kunden eksempelvis skal have rabat på nogle service-aftaler i en periode.
De store ting giver i kontrakten kunden mulighed for helt at komme ud af aftalen under forudsætning af, at visse betingelser opfyldes.
Men hvad så imellem disse to yderpunkter?
Mange outsourcing-kontrakter er i dag relativt snævre og relativt korte, hvilket betyder, at det er svært at se nogen fidus i at opsige dem i utide, medmindre problemerne er virkeligt enorme.
Det gør, at truslen om opsigelse for det meste ikke kan bruges til noget. Leverandøren ved godt, når det bare er buldren fra tomme tønder.
Sørg for at forhandle alle scenarierne på plads, når kontrakten skal formuleres. Muligheder kunne eksempelvis være mulighed for delvis opsigelse af kontrakten eller regler for, hvornår der skal kaldes en mægler på banen.
Har du flere punkter? Skriv dem herunder.
