Artikel top billede

Den sikre vej mod outsourcing-fiasko: Undgå disse udbredte brølere

ComputerViews: Vi har det med at begå de samme brølere, når vi skal outsource it. Her får du nogle fif til de ting, som du bør være opmærksom på - og som du sikkert overser.

ComputerViews: Der findes efterhånden ikke mange virksomheder, der ikke i en eller anden udstrækning har arbejdet med at outsource hele eller dele af deres it-setup.

Siden manøvren med at outsource it er så udbredt, skulle man tro, at det efterhånden ville være muligt at lære af hinandens fejl i en grad, så man næsten kunne undgå problemer.

Men sådan er det ikke.

Faktisk tyder meget endda på, at det er de samme fejl, der går igen, mens de succcesfulde projekter er mere individuelle i deres natur.

Hvorfor: Dybest set fordi de erfaringer og konklusioner og den lærdom, der ligger i enhver fejl, ofte har svært ved at rodfæste sig på en måde, der gør dem nyttige, næste gang virksomheden står over for en outsourcing-opgave.

Udfordringen ligger i, at de hårdt erhvervede erfaringer om outsourcing-projektets faldgruber også skal kunne anvendes af andre end dem, der har været direkte involveret - også selv om der kommer nye folk, nye chefer og nye strukturer i butikken.

Lad os tage et kig på nogle af de ting, der oftest går galt, og som du bør forsøge at tage højde for.

Misser konsekvenserne for alle

Langt de fleste outsourcing-projekter bliver sat i søen, fordi virksomheden og CIO'en ser en mulighed for at få bedre it-service til en lavere pris.

Outsourcing-leverandørerne er som regel ganske ferme til at levere tal og dokumentation for, at det bliver tilfældet, hvorefter processen sættes i gang.

Alle er klar over, at outsourcingen bliver en forandring for organisationen og dens arbejdsgange.

Men ikke mange har fuldt overblik over præcist hvor, hvor mange, hvor meget og hvordan transformationen vil ramme i organisationen.

Sørg for at få fuldt overblik over de organisatoriske konsekvenser, som outsourcingen vil føre til.

Du glemmer prisen - og aner ikke hvad den er

Økonomien smutter

Muligheden for at spare penge er blandt de væsentligste grunde til at gå i gang med outsourcing-projekterne.

Det fulde overblik kræver imidlertid, at man i forbindelse med business casen foretager en grundig og gennemgående økonomisk analyse af det nye scenarie, hvor alt kommer med, og intet bliver glemt - også de fulde økonomiske konsekvenser af organisations- og procesforandringerne helt ude i de enkelte kontorer.

Ellers risikerer du at stå med en økonomi, der pludselig er langt værre end forventet efter outsourcingen. Og det var jo ikke meningen.

Sørg for at få overblik over, hvem der eksempelvis skal betale for hvad i den nye organisation - og fra hvilke budgetter. Hvem skal for eksempelvis tage afskrivningerne af de aktiver, som outsourcingen gør overflødig? Hvem skal betale de øgede internet-omkostninger?

Ekstra-aftaler hober sig op

Du bør undgå at blive overdynget med ekstra-kontrakter, ekstra-aftaler og ekstra-omkostninger fra din outsourcing-leverandør.

Som udgangspunkt bør du kun indgå ekstra-kontrakter, hvis det drejer sig om tilføjelse af en helt ny service eller hardware-ændringer. Ellers bør du holde dig til den oprindelige plan.

Du kan være ret sikker på, at dit forarbejde har været for ringe, hvis du pludselig står med en bunke ekstra-kontrakter fra din leverandør - typisk på ydelser og opgaver, der ikke er specificeret i den oprindelige kontrakt, men som alligevel har vist sig nødvendige undervejs i projektet.

Sørg for at have overblik, inden du går i gang. Og hold dig som udgangspunkt til planen, når projektet først er blevet igangsat.

Ingen kan teste

Nye systemer og ændringer i it-infrastrukturen kræver test.

Det gælder især, når projektets formål blandt andet er at konsolidere og standardisere systemer og arbejdsgange i organisationen, hvilket ofte er tilfældet, når der bliver outsourcet.

Leverandøren er klar til at køre, men kunden melder pludselig, at han ikke er klar til at teste de nye systemer, og derfor jokker han på bremsen.

Der er projekter og ordrer, der lige skal klares, og vi kan ikke bare lukke for det hele i den periode, hvor vi tester. Og folk har også andet at give sig til. Hvornår kan vi være klar til at køre?

Sørg for at sætte ressourcer, tid og mandskab af til at teste de nye systemer og de nye postgange, uden at det skader produktionen. På den måde undgår du frustationer og forsinkelser på begge sider af bordet.

Her skal leverandøren til lommerne og betale dig

Aner ikke hvordan vi løser konflikter

Når det gælder håndtering af problemer og manglende levering og stridspunkter om manglende opfyldelse af kontrakterne, tager mange outsourcing-kontrakter kun højde for enten de helt små ting eller de helt store ting.

De små ting kan løses ved, at kunden eksempelvis skal have rabat på nogle service-aftaler i en periode.

De store ting giver i kontrakten kunden mulighed for helt at komme ud af aftalen under forudsætning af, at visse betingelser opfyldes.

Men hvad så imellem disse to yderpunkter?

Mange outsourcing-kontrakter er i dag relativt snævre og relativt korte, hvilket betyder, at det er svært at se nogen fidus i at opsige dem i utide, medmindre problemerne er virkeligt enorme.

Det gør, at truslen om opsigelse for det meste ikke kan bruges til noget. Leverandøren ved godt, når det bare er buldren fra tomme tønder.

Sørg for at forhandle alle scenarierne på plads, når kontrakten skal formuleres. Muligheder kunne eksempelvis være mulighed for delvis opsigelse af kontrakten eller regler for, hvornår der skal kaldes en mægler på banen.

Har du flere punkter? Skriv dem herunder.




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Also A/S
Salg af serviceydelser inden for logistik, finansiering, fragt og levering, helhedsløsninger, digitale tjenester og individuelle it-løsninger.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Webinar: Tør du håndtere cyberberedskabet på egen hånd?

Der er akut behov for at øge visibilitet, indsigt og overblik, hvis man som virksomhed skal have en chance for at afværge og minimere skaden ved cyberangreb. Trusselsbilledet udvikler sig imidlertid så hastigt, at opgaven let vokser selv større virksomheder, med en eller flere dedikerede IT-sikkerhedsansvarlige, over hovedet. Bliv klogere på dette seminar.

22. september 2021 | Læs mere


GDPR i dagligdagen: Vedligeholdelse og tilsyn

Det er efterhånden ved at være noget tid siden, at vi blev introduceret til GDPR, og alle organisationer har med tiden fået styr på dataflow og håndteringen af persondata i organisationen. Mange valg har skulle træffes og det har krævet mange ressourcer. Få overblik over de seneste nye tiltag og udmeldinger fra Datatilsynet samt overblik over de seneste regler, og hvordan du håndterer dem.

23. september 2021 | Læs mere


Årets CISO 2021

I både offentlige og private organisationer er der behov for at uddanne, rekruttere og fastholde de bedste it-sikkerhedsfolk, fordi sikkerhedsudfordringerne konstant forandres. Derfor sætter vi fokus på best practice inden for it-sikkerhed, og vi vil samtidig fremhæve de personer i Danmark, der gør et ekstra stykke arbejde for at styrke den digitale sikkerhed. Vi hylder derfor årets CISO 2021 på denne konference.

05. oktober 2021 | Læs mere






Premium
Microsoft liner op til den store produktkavalkade: Her er det vi forventer at se
Den store Surface-familie ser ud til snart blive en del nye familiemedlemmer rigere.
CIO
“Der har simpelthen været for få gråhårede medarbejdere involveret i den her udviklingsproces. Folk der ved, hvad der skal til”
"Vi havde ansat nogle unge mennesker i sandaler og med langt skæg for at bryde med det traditionelle it-setup. De her vakse unge mennesker fik også ret hurtigt bygget en supersmart applikation til virksomheden. Men den brager ned, da vi ruller den ud, og den fylder cirka 1,5 procent af alle transaktioner."
Job & Karriere
35-årig kvinde gik amok på hjemmekontoret efter fyring: ”De fjernede ikke min adgang, så jeg slettede p-drevet lol”
En 35-årig kvinde står anklaget for at have slettet 21,3 gigabyte data fra fællesdrevet efter, at hun blev fyret. Nu risikerer hun op til 10 års fængsel.
White paper
Kom på flere e-handelsplatforme uden besvær – og sæt fart i dit salg!
Der er store fordele ved at være på flere e-handelskanaler – men potentielt også mere besvær. I dette whitepaper kan du læse, hvordan du optimerer indsatsen og samler det hele i én platform.