It-cheferne har mistet overblikket over virksomhedens it-forbrug og aner ofte ikke, hvad firmaets it-penge bliver anvendt til.
Det betyder, at mange virksomheder i meget stort omfang undervurderer de beløb, der egentlig anvendes på it.
Årsagen: Mange ledere omgår it-cheferne og it-afdelingen, når der sættes gang i nye projekter.
Sådan lyder det i en undersøgelse udarbejdet af analysehuset CEB med deltagelse af 165 organisationer, der tilsammen indkøber it for en meget stort milliardbeløb.
Massive 'skygge-investeringer'
Ifølge undersøgelsen anslår CIO'erne, at det såkaldte 'skygge-investeringer' i it rundt omkring i organisationerne er så store, at virksomheden egentlig køber helt op til 40 procent mere it, end det officielle it-budget egentlig siger.
Det skyldes, at mange afdelingsledere og divisionschefer ofte er meget ivrige efter at teste forskellige nye teknologier ud for dem selv for at se, om de kan øge produktiviteten i lige præcis deres afdeling.
Det kan være cloud-tjenester, CRM-appklikationer, delings-services, nye iPads og lignende.
Ifølge CEB er den eneste løsning, at it-afdelingerne for alvor begynder at bestræbe sig på at hjælpe disse afdelinger efter afdelingernes egne ønsker.
"It-afdelingerne er nødt til at kigge på måder, hvorpå de kan understøtte disse forretnings-drevne tiltag og levere den fleksibilitet, som de ansatte og deres chefer har brug for," hedder det i rapporten.
Ifølge undersøgelsen er det især HR-afdelingen, drift-afdelingen og økonomi-afdelingen, der er tilbøjelige til for egne budgetter at investere i ny teknologi.
Seks til ni procent af de overordnede HR-budgetter er eksempelvis afsat til it som eksempelvis cloud-baserede HR- og analyseværktøjer.
Sådan bør du løse problemet
CEB peger på, at skygge-it i flere år er blevet betragtet som en trussel og noget, som virksomheden skal have stoppet.
Men sådan er det slet ikke, hedder det.
"Skygge-it er tværtimod ofte et tegn på en sund innovation og repræsenterer en værdifuld mulighed for it-afdelingen til at arbejde tættere sammen med forretnings-afdelingerne om at udvikle nye muligheder," siger CEB-direktør, Andrew Horne, til Computerworlds britiske nyhedstjeneste.
Ifølge ham gælder det for it-afdelingen om at finde den rette balance.
Det er nemlig skadeligt, både hvis it-afdelingen forsøger at komme helt i kontrol og hvis den helt helt ignorerer udviklingen.
I stedet bør it-afdelingen bestræbe sig på at hjælpe forretningen med at blive mere fleksibel, ligesom it-afdelingen ofte er i stand til at identificere muligheder for at reducere omkostninger, hedder det.
Læs også:
Forretningen hapser dit it-budget: Derfor er det helt fint
Læg mærke til manden med denne titel: CDO'en kommer
Fra dyr og tung til trimmet og slank: Her er erfaringerne fra de allerbedste it-afdelinger
Vi går amok med software-indkøb: Her er forklaringen
