Der er to måder at outsource på. Den kvalificerede og den ukvalificerede.
Henrik Rosendahl er ikke i tvivl. Som administrerende direktør for designvirksomheden Rosendahl har han selv været med til at outsource det meste af Rosendahls it på kvalificeret vis.
– Den ukvalificerede outsourcing- måde er at sige: “Vi kan ikke finde ud af det her it, vi må hellere outsource.” Problemet med den slags outsourcing er, at hvis man ikke har styr på sin it, vil man heller ikke kunne styre sine leverandører, siger Henrik Rosendahl.
Han kan dog godt forstå baggrunden for den ukvalificerede outsourcing.
– Problemet for mange topledere er, at de næsten er teknologiske analfabeter, de fatter ikke systemerne. Derfor er fristelsen til at outsource stor, idet man tror, at outsourcing hjælper med at få styr på it, siger Henrik Rosendahl.
Tal med leverandørerne
Har man et godt overblik over virksomhedens it og en ide om, hvordan it skal understøtte forretningen fremover, kan man gå i gang med en kvalificeret outsourcing.
- Kvalificeret outsourcing er at tale med leverandørerne om, præcis hvad man gerne vil have. Der er vigtigt, at man styrer og udvikler sin it-strategi, siger Henrik Rosendahl.
Det var Rosendahls it-chef Brian Petersen, der sørgede for, at outsourcingprocessen kunne blive så kvalificeret som muligt.
- Jeg gennemgik vores servere for at dokumentere, hvilke applikationer vi havde kørende. Det gav mig et overblik over vores infrastruktur. Hver gang der dukkede noget op, som skulle indgå i outsourcing, noterede jeg det, fortæller Brian Petersen.
Selvom han prøvede at planlægge outsourcingen bedst muligt, blev han hele tiden klogere på, hvad der var nødvendigt for en outsourcingproces.
– Der er mange ting, der er svære at definere i starten. Jeg vidste eksempelvis, at dokumentationen af vores it-infrastruktur skulle være i orden, ellers ville vi miste overblikket. Men det er først nu, jeg har en præcis opfattelse af, hvordan dokumentationen skal være, siger Brian Petersen.
Portal skaber overblikket
Dokumentationen er tilgængelig via en portal, som han har opbygget ved hjælp af Microsoft Sharepoint. Portalen giver et overblik over Rosendahls it-infrastruktur. Her kan man se, hvilke applikationer der kører på hvilke servere, ligesom det er muligt se, hvilke relationer og afhængigheder der er mellem systemerne.
Det er nyttigt for Rosendahls interne helpdesk, da de hurtigt kan få et overblik over, hvilke konsekvenser et eventuelt vedligeholdelsesarbejde på en server vil få.
- Hvis en leverandør ringer og siger, at han bliver nødt til at reboote en server, kan jeg via portalen se, hvilke systemer på andre servere der er afhængige af den. Det overblik havde jeg ikke nødvendigvis tidligere. Nu ved jeg måske, at der er tre andre systemer, der er afhængige af serveren, så rebooten må ske over weekenden, siger Brian Petersen.
Alle har adgang
Alle Rosendahls outsourcing-partnere har også adgang til portalen, så de kan få et overblik over sammenhængen i it-arkitekturen. Rosendahl har fire applikationsleverandører, to hostingleverandører og en netværksleverandør.
Brian Petersen lægger vægt på, at dokumentationen umiddelbart kan anvendes af personer, der ikke kender meget til Rosendahls opsætning.
- Det er målet, at vi skal være uafhængige af enkeltpersoner. Alle problemer fra brugerne går til vores helpdesk. Her finder vi ud af, om det er et arbejdsstationsproblem eller et problem hos Mondo, Netdanmark eller en anden leverandør. Her hjælper det med et overblik til hurtigt at kunne spore, hvor problemet er. Når problemet er identificeret, skal vores helpdesk i princippet blot henvise til en procedure, som leverandøren skal udføre, siger Brian Petersen.
Foruden Brian Petersen som it-chef har Rosendahl en it-supporter til helpdesk-funktion samt en studentermedhjælp. De skal supportere lidt over 60 it-brugere hos Rosendahl.
Læs den fulde artikel om outsourcing i den trykte udgave af Computerworld fra den 8. december 2006.
