16 forskellige systemer i flere forskellige versioner.
Sådan ser det kommunale billede for elektroniske sags- og dokumenthåndterings-systemer (ESDH) i Danmark. Det viser en undersøgelse fra KL – tidligere kendte som Kommunernes Landsforening.
"Det ville da være nemmest, hvis vi alle brugte det samme system," erkender Joachim Bille, konsulent i KL.
"På den anden side har markedet også brug for den konkurrence, det giver at have flere forskellige leverandører, så priserne ikke vokser ind i himmelen."
På vej mod fælles standarder
Joachim Bille glæder sig over at de mange forskellige systemer i højere og højere grad benytter fælles standarder.
Staten har lavet den såkaldte FESD-rammeaftale for ESDH-systemer, og også leverandørerne udenfor rammeaftalen er begyndt at tage udgangspunkt i kravspecifikationen for FESD.
Desuden har arbejdet med FESD ført til udvikling af en række åbne standarder, som alle kommunale ESDH-systemer med tiden skal tage udgangspunkt i.
En sag skal kun oprettes en gang
KL, offentlige myndigheder og leverandører er lige nu ved at integrere sine systemer, så for eksempel en sagsbehandler kun skal indtaste oplysninger om uddeling af boligsikring ind et sted for at få oprettet en sag – i stedet for at oprette en sag i to systemer.
Det er et kæmpe arbejde at udvikle det samarbejde mellem ESDH-systemerne og fagsystemerne, da alene KMD sandsynligvis har over 100 systemer, der skal spille sammen med ESDH-systemerne.
Integrationen tager udgangspunkt i FESD-standarderne, som alle offentlige myndigheder altså med tiden skal bruge.
I alt er der 12 FESD-standarder. Det er lige fra en fælles arkivstruktur til en standard for GIS-information, så data kan spille sammen med et kort over kommunen.
Intet overblik over FESD
Men præcis hvor mange systemer, der følger disse standarder er til umiddelbart at sige. Nogle siger måske, at de følger standarderne, men overholder måske ikke dem alle.
Der kan også være leverandører, som ikke snakker om FESD, men indirekte overholder standarderne på grund af kommunens kravspecifikation.
Det er heller ikke ligetil blot at kigge på leverandører eller systemer. Kun tre leverandører har officielt papir på, at de følger FESD-standarder: Scanjour, Traen og Software Innovation. De leverer nemlig ESDH-systemer gennem den såkaldte FESD-rammeaftale.
Derudover har blandt andre Ementor-TopNordic ønsket at få en FESD-certificering, fordi det gerne vil vise, at dens system, Cirius, lever op til FESD-standarderne. Den mulighed eksisterer ikke for virksomheder uden for rammeaftalen i dag.
Ikke i nærheden af FESD
Men Rødovre Kommune fik sin Cirius-løsning allerede i 1997 fra virksomheden Cinet, der ikke eksisterer mere. I 1997 eksisterede FESD-standarderne ikke, og Rødovre Kommune fik dengang lavet så mange ændringer i systemet, at det har været for dyrt at opgradere.
"Jeg er sikker på, at vi ikke er i nærheden af FESD-standarderne. Det er min bedste vurdering," siger Lars Roark, it-chef for Rødovre Kommune.
Rødovre Kommune vil dog gerne skifte til et system, der overholde FESD-standarderne.
Både fordi det bliver billigere, når kommunen ikke selv skal stå for videreudviklingen af systemet, og fordi Rødovre Kommune gerne vil drage fordel af den øgede integration med andre systemer.
"Når data er ens, så undgår man tab, fordi folk ikke skal indtaste data flere gange. Man slipper også for fejlindtastninger, hvor data er forskellige i forskellige systemer. Det kan godt være, det kun er én procent, men den ene procent kan være meget dyr at håndtere," forklarer Lars Roark.
Fem leverandører deler markedet
Rødovre Kommune når dog ikke at skifte ESDH-systemet ud før næste version af FESD-standarderne. Udbuddet afholdes efter planen i andet halvår 2008. Herefter skal leverandørerne bruge et par år på at få systemerne til at overholde kravene.
Lige nu sidder fem leverandører på over to tredjedele af det kommunale marked: FESD-leverandørerne - Traen, Scanjour og Software Innovation – samt Fujitsu og KMD.
Ifølge KL's undersøgelse havde fem kommuner ikke et primært ESDH-system i foråret, men var dog ved at vælge et. Siden har i hvert fald Frederikshavn Kommune fået et system, der bygger på FESD-standarderne.
Tingene går den rigtige vej
Kommunens it-chef Mogens Kahr Nielsen fortæller, at det mest normale i ESDH-markedet er at gå efter et standardsystem, der overholder standarderne. Selv valgte Frederikshavn Kommune systemet Acadre fra Traen, som også er i brug i 27 andre kommuner.
Joachim Bille fra KL ser også en tendens imod standardsystemer, og han tror på, at ESDH-systemerne bliver bedre til at tale med andre kommunale it-systemer.
"Det er den rigtige retning, tingene går," siger han.
