Én it-afdeling med ansvar for it-driften i hele staten - og massive satsninger på it i ét andet administrativt servicecenter, der skal stå for løn, HR, rejseadministration og bogholderi på tværs af statens 176 virksomheder.
Sådan lyder en ambitiøs plan, som Finansministeriet har lagt for at effektivisere det arbejde, som 4.700 ansatte i staten udfører med at servicere de i alt 81.000 statslige ansatte.
Målet er at høste gevinster på 667 millioner kroner per år.
Computerworld er kommet i besiddelse af en rapport fra Finansministeriet, der beskriver hvilke it-tiltag, der skal integreres inden for løn, HR, bogholderi og rejseadministrationsområdet – og beskriver opbygningen af den nye centrale it-afdeling.
To nye centre
"Der anbefales etableret ét servicecenter i Økonomistyrelsen, som skal varetage opgaver på løn-, bogholderi- og regnskabs - samt rejseområdet, og et servicecenter i Skatteministeriets koncern, som skal varetage opgaver på administrativ it-drift og support, herunder varetage driften af statslige servere," står der i rapporten.
It-centeret i Skatteministeriet skal betjene alle ministerområder - dog formentlig med undtagelse af de virksomheder, der af sikkerhedsmæssige årsager har behov for særlige it-løsninger, eksempelvis Forsvarskommandoen, Rigspolitiet og dele af Udenrigsministeriet.
De to centre etableres ved, at de medarbejdere, der i dag varetager de pågældende opgaver i de enkelte virksomheder, i løbet af en årrække samles i de nye centre, fremgår det af rapporten.
Store besparelser
Hele øvelsen går ud på at effektivisere den offentlige administration.
Og midlet er i høj grad i it.
I dag står 4.700 ansatte for administrationen af løn, it, HR, bogholderi og rejseaktiviteter i de forskellige statslige institutioner.
Finansministeriets beregninger, der er baseret på indberetninger fra de forskellige institutioner, viser, at udgifterne til drift af it, økonomi og HR er størst.
Omkostningerne til de administrative opgaver udgør samlet mindst...fortsættes.
...2,8 milliarder kroner årligt, hvoraf cirka 2,5 milliarder kroner anvendes på de 4.700 administrative årsværk og godt 300 millioner kroner kommer fra omkostninger til it-infrastruktur såsom servere og datalagring, oplyser Finansministeriet i sin rapport.
Alene it-udgifterne ud af de 2,5 milliarder kroner til lønudgifter har Finansministeriet beregnet til godt 670 millioner om året, og dertil kommer 300 millioner kroner til servere og datalagring.
Finansministeriet peger da også på, at der er stort potentiale til effektiviseringer.
"Der er stor forskel på, hvor effektive ministerierne er. En administrativ it-medarbejder i det ministerområde, som er mest effektivt på it-området (det næststørste ministerium), kan i dag betjene 116 ikke-administrative medarbejdere. Til sammenligning kan en administrativ it-medarbejder i det mindste og mindst effektive ministerområde betjene syv ikke-administrative medarbejdere." skriver ministeriet i sin rapport.
Alene ved oprettelse af den fælles it-afdeling forventer man at kunne spare 425 millioner kroner årligt.
Kun administrativt it
Den nye it-afdeling under Skatteministeriet skal kun varetage administrativ it.
Det er uklart, hvor præcist grænsen går mellem det og fagspecifik it.
Ministeriet forklarer imidlertid forskellen på et kontinuum, hvor man i enden for administrativ it har "standardinstallation af ESDH og kontorsystemer", mens man omkring forretningsspecifik it-understøttelse taler om "fagsystemer og forretningstilpassede it-værktøjer".
Det står dog fast, at det nye servicecenter skal stå for drift af servere og datalagring.
Det store omfang af opgaven på trods forventer Finansministeriet at integrationen af den fælles it-afdeling skal foregå på tre år.
Privat forbillede
Finansministeriet kigger mod det private erhvervsliv, når der ses på fælles administrative servicecentre.
I rapporten nævnes specifikt Lego, Danske Bank, Novo Nordisk og Carlsberg, som har samlet deres administration i administrative servicecentre.
Staten 2.0
Udover det nye it-servicecenter i Skatteministeriet, anbefaler Finansministeriet også en række it-tiltag omkring løn, HR, bogholderi og rejseadministration.
Her ønsker man at oprette ét center i...fortsættes
...Økonomistyrelsens regi.
Omkring løn anbefaler Finansministeriet, at SLS-systemet fortsat anvendes. Der skal ske en konsolidering på sigt af de versioner af SLS, som politi og forsvar ligger inde med.
Besparelsen på løn-området bliver 55 millioner kroner om året med en forventet implementeringstid på 15 måneder.
Finansministeriet foreslår samtidig, at der bliver oprettet ét center til varetagelse af alle bogholderi- og regnskabsopgaver for myndigheder, der bruger Navision Stat, mens budgettering, aktivitetsopfølgning og controlling fortsat vil skulle varetages lokal.
Løsningen omfatter ikke de 16 institutioner, der bruger SAP-systemet. Her afventer man en separat analyse.
Potentiale per år i fælles bogholderi og økonomi beløber sig til 110 millioner kroner. Det nye center estimeres implementeret på 24 måneder.
I rapporten fremhæves Udenrigsministeriets system til rejseadministration. Systemet har i høj grad den digitaliseringsgrad, der skal til for at man kan samle driften på dette område.
Finansministeriet vurderer, at et samlet rejseadministrationssystem kan være implementeret på 23 måneder, og at det vil indbringe 16 millioner kroner i besparelse per år.
På personaleområdet man indføre hele fire it-systemer.
Det drejer sig om et barselssystem, et rekrutteringssystem, et system med oplysninger om alle ansatte fra CV til kompetencer og endelig en HR-portal med blandt andet nyheder om uddannelse.
De årlige gevinster på HR-området er 60 millioner kroner om året, og den estimerede implementeringstid er 30 måneder.
På trapperne
Baggrunden for rapporten fra Finansministeriet er et klart politisk ønske.
"Regeringen vil i 2008 tage initiativ til at effektivisere den statslige administration gennem et øget tværministerielt samarbejde om at løse de administrative opgaver. Eksempelvis kan udvalgte opgaver med fordel standardiseres, digitaliseres og samles i tværministerielle servicecentre". står der i regeringsgrundlaget fra 2007.
Og allerede i maj 2007 fik Finansministeriet et mandat fra regeringens økonomiudvalg til at gennemføre en mere dybdegående analyse af, hvordan de administrative funktioner i centraladministrationen fremover kan indrettes, fremgår det af rapporten.
Der er i første omgang tale om store ændringer i staten, men Finansministeriet lægger ikke skjul på planens gennemslagskraft.
"Signalværdien heri over for regioner og kommuner vil være høj" skriver ministeriet i rapporten.
