For fem år siden stod forsvaret over for en stor udfordring.
De forskellige institutioner som Forsvarets Efterretningstjeneste, Militærnægter administrationen, Søværnet, Beredskabet og mange flere havde hver deres måde at udføre elektronisk sagsbehandling på.
"Nogle sad sågar med Excel-ark, mens andre var væsentlig mere raffinerede," siger Jesper Britze, der er forsvarschefens daglige it-rådgiver på alle områder.
Så kom det store forsvarsforlig, som trådte i kraft i 2005, der ifølge Jesper Britze har ændret forsvaret i grad, som man ikke har set lignende på denne side af Anden Verdenskrig.
Alt blev gennemgået. Krigsskibe og fly blev skrottet, hvis de ikke kunne bruges i forhold til forsvarets nye mål nummer et, nemlig de udenlandske missioner.
Også it kom på dagsordenen.
Under den kolde krig var 40 procent af forsvarets personale operationelt, mens 60 procent var administrative. Nu skulle der byttes om på de to tal. Eller sagt med andre ord: It skal frigøre hænder.
Jesper Britze skulle finde én ESDH-leverandør.
Han fulgte FESD-projektet tæt, hvor han ifølge eget udsagn måske lidt naivt tænkte, at advokaterne havde været grundige med kontrakterne, og at leverandørerne var godkendte, fordi de kunne levere uden problemer.
"Det er i hvert fald en lektie, jeg har lært: Man skal ikke på den måde stole på, at alt er i orden, bare fordi juraen er udarbejdet centralt," siger it-chefen.
Han forklarer, at forsvaret senere måtte lave kontrakten med leverandøren CSC om. Det var en kontrakt på 103 millioner kroner. Selve ESDH-produktet Captia blev leveret af ScanJour.
Mission frigør hænder
Missionen var klar inden anskaffelse af ESDH-systemet.
"Vi skal være effektive, så vi kan frigøre hænder til det operationelle. Punktum," siger Jesper Britze.
I dag er der 9.600 brugere på systemet. Projektet er fuldført til tiden og inden for rammerne af det økonomiske budget, forklarer Jesper Britze.
Målene i forhold til mere effektivitet er også nået, viser de første målinger. Sagsbehandlere mener desuden, at arbejdet er blevet lettere via bedre mulighed for informationssøgning.
Ligesom investeringen i projektet har tjent sig selv hjem efter fire og et halvt år.
"Men det har været hårdt, barskt og en tough omgang, for du ændrer i folks hverdag," siger Jesper Britze.
"Selvom vi er en militær organisation, hvor en ordre er en ordre, er der grænser for, hvor centralt styrende man kan være. Der skal være frihedsgrader," siger han om lærdommen fra projektet.
Næste bølge internt i forsvaret på ESDH-området, bliver fokus på lean, der er en proces til yderligere at effektivisere arbejdsgangene.
"De første, der fik integreret ESDH-systemet, vil gerne noget mere nu, så her sætter man lean-projekter op på området," siger Jesper Britze.
Det vil altså kunne frigøre yderligere mandskab til de udenlandske missioner.
