E-postklient, databasesystem, samarbejdsprogram og programmeringsværktøj. Kært barn har mange navne. Først og fremmest er IBM's Lotus Notes et program, der kan dele data.
Computerworld kommer her med nogle simple trick til at optimere brugen af Lotus Notes 8.
En af de letteste måder at ændre de vigtigste dele i Notes-programmet er inde i programmets generelle indstillinger.
Man kan nå denne menu ved at gå ind i menuen File>Preferences. I den menu kan man ændre en lang række indstillinger i Notes som for eksempel selve udseendet af Notes-klienten.
"Lotus Notes 8 og 8.5 er et resultat af en proces mellem IBM og vores kunder. Vores kunder har i høj grad været med til at præge udviklingen af brugergrænsefladen af vores nyeste versioner af Notes," siger Bo Falkenberg, senior it-specialist i IBM.
Brugergrænsefladen i Lotus Notes kan let ændres ved at gå ind på fanebladet 'Windows and Themes' i Preferences-menuen.
En-i-alt klient
Det er ikke kun brugergrænsefladen, som man kan ændre i Notes. Der er nemlig også udviklet en lang række Notes Widgets, som man kan hente på nettet.
Widgets er små software-programmer.
I Notes kan de tilføje ekstra programmer, der så er installeret i din Notes-klient. Widgets kan indeholde alt fra nye Notes-themes til programmer, der eksempelvis integrerer Google Map i din Notes-klient.
Man kan på nettet finde flere nyttige applikationer til Lotus Notes på eksempelvis planetlotus.org, noteswidgets.com og IBM's egen hjemmeside, notes.net.
For at kunne tilføje disse widgets til sin Notes-klient, skal man have slået sit widget-sidepanel til. Det gør man ved at gå ind i File>Preferences og så klikke på fanebladet Widgets. Derefter markerer man "Show Widget Toolbar…".
Herefter kan man bare trække de små widgets-ikoner fra sin browser til sin Notes-klient.
ESDH i Notes
Det er ikke blot små widgets, man kan få til Lotus Notes.
En række firmaer har nemlig specialiseret sig i at programmere ekstra programmer til Notes-klienten.
Odense Kommune er en af de kommuner, der bruger Lotus Notes, og her har man integreret ESDH i Notes-klienten.
"Vi har gode erfaringer med Lotus Notes, da det ikke kun er et simpelt e-post program, men også et produkt, der kan anvendes til vidensdeling, procesunderstøttelse og sagsbehandling," siger Kristian Buhl Hansen, it-chef i Odense Kommune.
Disse applikationer kan både være store og komplekse, men kan også være så simple, at en it-studerende kan sidde og programmere dem derhjemme.
En tung klient
Netop mængden af alle de ekstra programmer kan være med til at gøre Notes-klienten tung at køre på. Derfor kan man få både en såkaldt basic-klient uden så mange funktioner som standard-klienten.
Et af problemerne med en tung klient kan også være, at Notes bruger en del af din computercache til at huske, hvad du tidligere har lavet i klienten. Derfor kan der være processer i Notes, der stadig kører, selv om du har lukket programmet ned.
En af måderne, man kan lukke disse processer ned, kan være at gå ind i computerens jobliste og manuelt lukke programmerne ned.
Der er også blevet udviklet specielle programmer, der automatisk finder alle Notes-processer og stopper for kørslen af disse. Et af disse programmer er IBM's egne ZapNotes.
En sammenligning mellem Notes og skak kan være på sin plads her. Det tager 10 minutter at lære at spille skak, men en livstid at mestre det.
Der er rigtig mange muligheder i Lotus Notes-klienten, og man kan ikke forvente, at man med det samme kan bruge alle funktionerne i klienten.
"Jeg synes, folk skal give det en chance i stedet for at sige fra med det samme," siger Jacob Hoffmann, it-chef i IDG Danmark. Jacob Hoffman administrerer til daglig op mod 80 brugere af Lotus Notes.
"For nogle kan det virke som et fornuftsægteskab, men derfor behøver det ikke nødvendigvis at være dårligt, og man kan også lære at elske sin partner i et fornuftsægteskab."
Syv gode optimeringsråd til Lotus Notes
1. Man kan let opsætte et møde med folk, der sender en mail. Marker mailen og tryk på "More"-knappen, der står i den menu-bjælke over dine mails. Vælg "Schedule a meeting" og møde-booking funktionen popper nu op.
2. Lav en to-do liste ved at markere en mail og trykke på flag-ikonet i menu-bjælken over dine mails. Mailen vil nu dukke op i din follow-up liste, så du bedre kan huske at svare tilbage på mailen.
3. For Notes-systemadministratorer, der gerne vil lette en overgang fra Outlook-brugere til Notes, kan man se, hvordan det gøres på http://www.ibm.com/developerworks/lotus/library/notes8-outlook/
4. Hvis man lige pludselig ikke kan starte Lotus Notes, er det højest sandsynligt fordi, der stadig er nogle Notes-baggrundsprocesser, der kører. Man kan snildt downloade programmerne ZapNotes eller KillNotes, der så kan lukke de baggrundsprocesser, der stadig måtte køre.
5. Hvis man ikke kan se den fulde e-post adresse på folk, der sender en mails, så skal man bare trykke på "show details" på den mail, der bliver sendt. Så kommer den fulde e-post adresse frem.
5. Hent eller køb applikationer på nettet, der kan håndtere et specifikt problem, du gerne vil løse med Notes.
Du kan finde tilføjelsesprogrammer til Notes på en lang række hjemmesider. Her er nogle af dem:
http://www-10.lotus.com/ldd/sandbox.nsf
http://planetlotus.org
http://www.notes.net
6. Notes bruger mange computerressourcer. Det vil sige, at man på gamle computere godt kan opleve, at det kører noget langsomt. Tag en snak med din it-administrator og find ud af, om der er programmer i Notes, du ikke bruger, og som man derfor kan fjerne fra din klient.
7. Opgrader til Lotus Notes 8.0 eller 8.5. Brugervenligheden i programmet er blevet forbedret en del siden 6.xx-serien.
Video demonstration
(Video er blevet fjernet)
