Læs også: Her er it-verdenens nye mirakelmiddel.
"Det vigtigste er, at man sætter sig nogle realistiske mål og ikke tvinger folk til at bruge en løsning som SharePoint, hvor det ikke giver mening," fortæller Jens Bojesen, it-projektleder i Pressalit, en virksomhed med hovedsæde i Ry og 440 medarbejdere i Danmark, England, Frankrig, Norge, Sverige og Tyskland.
Sammen med kommunikationschef Thomas Mandrup fortæller han om det projekt, som it-afdelingen og kommunikationsafdelingen i fællesskab søsatte i 2007.
Målet var at forbedre den interne kommunikation og vidensopsamling i en virksomhed med stor geografisk spredning og med ansatte med meget forskellige typer funktioner i henholdsvis produktion og administration.
Virksomhedens intranet blev lagt over på en SharePoint-platform og bliver i dag dels anvendt som informationskanal, dels som samarbejdsplatform for projekter i organisationen.
Stram struktur nødvendig
Den fælles forankring i it- og kommunikationsafdelingen har været en væsentlig grund til, at intranetløsningen i dag har forbedret informationsflowet på virksomheden.
Og for Thomas Mandrup har det været vigtigt fra starten at skabe og fastholde nogle faste rammer for det flow.
"Jeg har været meget optaget af at definere og fastholde en forholdsvis stram struktur på vores intranet. Det sikrer dels, at man har et informationsflow, der lever op til nogle overordnede hensyn og værdier i virksomheden, dels at de forskellige decentrale enheder i virksomheden har mulighed for at poste nyheder og oprette nye sites, når der er behov for det, uden at vi skal involveres hver gang," fortæller han.
Det betyder i praksis, at de øverste niveauer på intranettet er fast definerede, mens de enkelte afdelingers og projekters superbrugere frit kan oprette sites på de nederste niveauer.
Og det sker både når kunstforeningen skal have et forum at agere i, og når it-afdelingen skal have et projektrum, hvor tidsplaner, projektstatus og alle relevante dokumenter kan placeres.
Ingen tvang
Læs også: Her er it-verdenens nye mirakelmiddel.
Pressalit er ikke som sådan en projektorganisation, men når der for eksempel kører større marketingkampagner, it-projekter og projekter inden for kvalitetssikring, så grupperer man folk omkring et site i SharePoint.
Men der er ingen virksomhedspolitik, der siger, at man skal.
Hvis det i et projekt giver mere mening at arbejde på filserveren og distribuere dokumenter som mailvedhæng, så gør man det.
Og det selvom et af målene med projektrummene er, at ledelsen løbende skal kunne følge med i de enkelte projekter.
"Det er her, at sund fornuft og en realistisk indstilling til tingene er så vigtig. Vi bruger intranettet til at understøtte vores arbejdsprocesser, og hvis folk ikke kan se, at det giver mening i forhold til den opgave, de er ved at løse, så skal man ikke tvinge dem til at bruge værktøjet," siger Jens Bojesen.
Derfor foregår informationsflowet i mange projekter på traditionel vis.
Og her bruges SharePoint kun som medie til at opsamle den overordnede status på projekterne.
Dermed får ledelsen det ønskede overblik, mens projektet kan arbejde inden for de rammer, der bedst fungerer i praksis.
Da Pressalit i 2007 skulle vælge en intranetløsning, stod man ifølge Thomas Mandrup i et klassisk dilemma.
"Der var egentlig to scenarier. Enten valgte vi en løsning, der var out-of-the-box, eller også skulle vi satse på at få udviklet et system. Vi endte reelt et sted midt imellem, da vi besluttede os for en SharePoint-løsning leveret af Webtop. Vi fik på den måde en standardløsning, men fik den implementeret af nogle folk, der havde opsamlet erfaring fra andre virksomhedsløsninger, hvilket kunne komme os til gode," fortæller han.
Ifølge Jens Bojesen er SharePoint på mange måder en kompleks løsning at skulle konfigurere. Og hvis it-afdelingen ikke er gearet til det arbejde, er det vigtigt at have en leverandør og samarbejdspartner, der kan stå for det.
Pressalits it-infrastruktur var i forvejen primært baseret på Microsoft-produkter, så valget af SharePoint var også en naturlig forlængelse af it-strategien i huset.
"SharePoint indeholder rigtig mange muligheder, og selvom de enkelte komponenter ikke alle er optimale, så ser vi det som en god udviklingsplatform videre fremover," fortæller Jens Bojesen.
Læs også: Her er it-verdenens nye mirakelmiddel.
Realistiske mål
Hos Pressalit har man bevidst valgt ikke at sætte for ambitiøse mål fra starten.
Strategien har været at komme i luften med løsningen på nogle områder, som fører til synlige resultater, og så efterfølgende udvide løsningen, efterhånden som behovene viser sig.
Der er for eksempel planer om at få lavet en integration mellem SharePoint og virksomhedens ERP-system.
Selvom projektet overordnet set har været en succes, har der været udfordringer undervejs.
For at kunne gøre den indbyggede fleksibilitet tilgængelig for brugerne på en logisk måde har det været afgørende at lave et meget grundigt design af strukturen, inden man gik i gang med at oprette sites.
Og SharePoints opfattelse af sitet som det altdominerende omdrejningspunkt har også budt på nogle udfordringer, da det er svært at oprette brugere, der skal kunne arbejde på tværs af sites.
Ingen af de problemer, der har været undervejs, har dog rykket ved konklusionen om, at projektet har været en succes.
"Vi har opnået en hel anden dynamik i vores informationsflow og i dialogen internt i virksomheden. Intranettet er nu det sted, man helt naturligt søger sine oplysninger. Og de projekter, der har benyttet sig af intranettet som samarbejdsplatform, har kunnet samle alle relevante oplysninger og dokumenter på en meget bedre og mere logisk måde," fortæller Thomas Mandrup.
