Unified communications er et af de mest varme emner hos de danske it-chefer. Det hænger blandt andet sammen med, at virksomheder kan hente nogle effektiviseringsgevinster, hvis ellers de bruger teknologien rigtigt.
Men det kan også gå galt.
Derfor bør enhver it-chef overveje en lang række ting nøje, inden beslutningstageren skriver under på kontrakten.
En af hovedreglerne er at få projektet forankret hos en bestemt person eller en bestemt gruppe, så projektet ikke bliver overladt til en, der kort efter forlader projektet. Der er nemlig tale om en proces, og den skal nøje følges.
Projektet skal have en konge
Det mener i hvert fald Johnny Lüchau, der er løsningsarkitekt hos NNIT.
"Virksomheden skal have det, som jeg kalder for en uc-konge. Det kan være et team eller en person, og det er en, som er med fra starten. Personen skal lave business casen fra starten, og personen sørger for at måle de steder i virksomheden, hvor kommunikation bruges meget, så man finder ud af, hvor der kan optimeres, inden man går i gang," fortæller Johnny Lüchau.
Han arbejder med unified communications internt i NNIT, ligesom han også hjælper kunder med at håndtere projekter af samme art.
Ifølge Johnny Lüchau er fordelen ved at finde en eller flere processer, som man måler, at firmaet senere kan måle, om det har haft en effekt at indføre unified communications.
"Det kan være en proces, hvor man måler behandlingstid eller antallet af 'sager', der behandles, så man kan måle effekten af unified communications-løsningen bagefter," påpeger han.
Følg op undervejs
Samtidig er det med til at give en bedre business case til den næste fase af udrulningen af unified communications i virksomheden.
"Uc-kongen følger så op på det undervejs, sørger for at kommunikere det ud, deltager måske i træningen og i alle de ting, der skal til, så han på den måde ejer projektet hen over en årrække. Det her er noget, der udvikler sig stille og roligt i kraft med, at teknologierne bliver mere modne, og folk begynder at bruge det på en ny måde. Det er ikke gjort med et halvt års pilotprojekt," siger han.
Han tilføjer, at det ikke behøver at være et fuldtidsjob, men det er bare vigtigt, at firmaet udpeger en person eller gruppe, der har kasketten - eller kronen - på, så kongen kan følge projektet til dørs.
"Også om et par år, når det bliver rigtig modent, og når man bygger det ind i sine applikationer, skal der være en, der går rundt og fanger de her muligheder og fortæller, hvad der kan lade sig gøre, så afdelingerne forstår at bruge det rigtigt," uddyber Johnny Lüchau.
Det her begynder du med
Rul ud i etaper - ellers går det galt
Når virksomheden skal i gang med sit første unified communications-projekt er det vigtigt, at den ikke gaber over for meget. Ikke mindst for brugernes skyld. Ellers bliver det ligesom at skulle spise en elefant, påpeger Johnny Lüchau. Det er svært at finde ud af, hvor man skal begynde, og det hele virker uoverskueligt.
Derfor skal kun enkelte funktioner være tilgængelige for brugeren, tilføjer han.
"Det er en ny måde at kommunikere på for mange mennesker. De bliver simpelthen overvældet. Vi så et sted, hvor de kørte en lille pilot og rullede al funktionalitet ud, at brugerne simpelthen blev overvældet. De kunne slet ikke følge med, for det var simpelthen for meget på en gang," fortæller løsningsarkitekten fra NNIT.
Enkelte oplevede dog ikke de store problemer ved det.
"Der var selvfølgelig nogle, der relativt hurtigt tog alt i brug, men hvor mange er der egentlig af dem i virksomheden? Tænk på alle sammen og ikke bare dem, der normalt er glade for teknologi," siger han.
Læg ud med presence og instant messaging
Johnny Lüchaus erfaring er, at presence, der giver brugerne mulighed for at se de andre brugeres tilstedeværelse foran skærmen, og instant messaging de to funktioner, der er bedst at lægge ud med.
Men når det sker, skal virksomheden rulle det ud til alle.
"Vi har set hos nogle af vores kunder, der har kørt piloter, at de har kørt en pilot på et meget begrænset antal brugere, og så har de fået en lidt flad fornemmelse," siger han.
"'Hvis man kun ruller presence-funktionen ud til 20 brugere i et firma med 500 ansatte, hvor sjovt er det så, at de 20 kun kan se hinanden? Det duer ikke rigtig, så når man skal pilotere eller vælge at rulle ud, så er det bedre at vælge én funktionalitet og så rulle den ud til alle, frem for at rulle en masse funktionaliteter ud til få," forklarer Johnny Lüchau.
Webcams uden effekt
Og så er det, at firmaet skal vælge de rigtige værktøjer frem for de forkerte.
"Det handler om at vælge en interessant funktionalitet fra starten, og det er typisk presence og instant messaging. Rul de to funktionaliteter ud til hele koret på en gang og luk for de andre funktionaliteter, så kan de lære at bruge de to funktionaliteter først, og så kan man senere åbne op for de andre funktionaliteter. Tag det i etaper," uddyber han.
Johnny Lüchaus erfaring er, at brugerne med glæde tager presence og instant messaging til sig.
"Når vi starter med dem, presence og instant messaging, så er det helt klassisk, at folk bliver gale, hvis de skal fratages det igen. Folk bliver let afhængige af det, for folk vænner sig til, at når de skal have fat i en kollega - specielt i virksomheder med flere lokationer - så kan de se hinanden, og det er ikke længere svært at komme i kontakt med sine kollegaer," siger han.
Mens de er glade for de værktøjer, så forholder det sig anderledes med videokommunikation mellem brugere via et webcam. Her føler folk ofte ikke et behov for at se modparten, og derfor tager brugeren ikke kameraet i brug, forklarer Johnny Lüchau. Det er dog anderledes ved en decideret præsentation, tilføjer han.
