Avatar billede martin_froekjaer Juniormester
05. juli 2022 - 11:47 Der er 6 kommentarer

Oprettelse af automatisk opdaterende lister i Excel

Hej,

Jeg beklager jeg ikke kunne finde på en mere sigende titel, men jeg håber du har mod på at læse min forespørgsel igennem.

Jeg har en veninde der ugentligt sidder og redigere i fire forskellige lister i Word, hver gang der sker en ændring på et personaleområde på 180 mennesker der betjener ca. 300 forskellige skoler/institutioner. Det giver et vanvittigt mængde tastearbejde hvor der er stor risiko for fejl.

Jeg har tilbudt at undersøge, om det ikke kan gøres lettere, så hun kun skal opdatere ét sted i stedet for fire.

Jeg har oprettet et Excel-ark med 9 medarbejdere og fem skoler med følgende faner/ark:
- Manuelt input
- Betjeningsliste
- Telefonliste

(herudover har hun 2 yderligere lister, men det er de samme formler som 'Liste over betjening' der skal til for at løse disse).

Du kan downloade Excel-ark eksemplet her: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1nc-IovtYaYHiehqQ_y0E_YdOyLCoYdWq/edit?usp=sharing&ouid=116262170725608510274&rtpof=true&sd=true

Manuelt input:
Min tanke er, at hun kun skal udfylde arket 'Manuelt input', som vi efterfølgende skjuler så der ikke er nogen andre der laver ravage i det, og så kan de andre lister tage de relevante informationer herfra.

Hun har et ønske om at få en opstilling ala eksempel 1, men jeg tænker at det bliver for rodet når én af hendes kolleger betjener op mod 30 skoler/institutioner og risikoen for at lave en tastefejl bliver væsentlig større. Hvis I tænker dette er en god løsning/kan lade sig gøre må I gerne give forslag ud fra denne.

Mit forslag er eksempel 2, velvidende at den kommer til at fylde 300 rækker - men inddelt i 10 forskellige områder af ca. 30 skoler/institutioner hver så man relativt nemt kan navigere rundt i dem.

Hvis vi begge to er helt ved siden af må der meget gerne laves både store og små ændringer i hvordan dataene bliver indtastet/sat op her, hvis det gør opgaven lettere at løse. Dette var bare vores bud på hvordan det kunne gøres :)

Betjeningsliste:
Skolenavnene ændre sig ikke, men betjeningen skifter hele tiden. Der er kun én person pr. faggruppe pr. skole som jeg håber der gør opgaven noget nemmere :). Jeg havde troet at dette sagtens kunne laves med en xopslag formel eller indeks+sammenlign, men jeg kan simpelthen ikke få det til at fungere når den både skal se på skole og faggruppe.

Jeg har markeret cellerne med gul, som der skal udfyldes automatisk med data fra 'Manuelt input'.


Telefonliste:
Jeg er usikker på om denne overhovedet kan lade sig gøre, men nu spørg jeg for jeg ved der er nogen meget kloge folk herinde :) kan det lade sig gøre, at Telefonlisten i arket opdaterer sig 100% automatisk med navn osv. fra 'Manuelt Input' ud fra hvad gruppe og faggruppe man hører til ala det vist på Excel-arket her eller skal der noget manuelt til for at det kan lade sig gøre?

Jeg er før blevet præsenteret for en hvis.fejl formel der kunne 'noget' ala det her, men jeg er usikker på hvordan jeg skal rette den til så den passer ind her - eller om det er noget helt andet jeg skal undersøge.

Felter der skal opdateres automatisk er igen markeret med gult.


Jeg håber der er nogen der har nogen gode forslag, så jeg kan hjælpe min veninde. Hvis det kan lade sig gøre, vil jeg nemlig bruge en weekend på at konvertere Word dokumenterne til noget der kan indlæses i Excel :)
Avatar billede xl-Enthusiast Ekspert
05. juli 2022 - 17:16 #1
Har du adgang til funktionen FILTER/(dansk FILTRER)?
Avatar billede martin_froekjaer Juniormester
05. juli 2022 - 18:20 #2
Jeg har adgang til Office pakken 365 og den gængse Data-> Filter, men måden du spørg på får mig til at tvivle på at det er standardløsningen du omtaler? Hvis det er et tilføjelses program, så er svaret umiddelbart nej.

De brugere der skal bruge arket er ikke vant til Excel, filtrer og den slags, men har brug for lister de kan printe ud og/eller kigge på manuelt og finde det de skal bruge på den 'gammeldags måde'.

Jeg håber det besvarede spørgsmålet, ellers må du endelig spørg igen hvis jeg skal uddybe. Tusind tak fordi du har taget dig tid til at læse mit spørgsmål :)
Avatar billede xl-Enthusiast Ekspert
05. juli 2022 - 19:05 #3
I og med at du bruger Office 365 har du adgang til FILTRER funktionen.
Jeg udvikler kun til Office 365, så hvis du kan acceptere den gammeldags måde, så trækker jeg mig igen.

Det jeg har i tankerne indebærer ikke, at nogen skal bruge "gammeldags" filtrer, men derimod brug af den nye funktion FILTRER og det går helt automatisk når først formlerne er bygget.

Sig venligst til hurtigst muligt, hvis du ønsker jeg skal gøre mere.
Avatar billede xl-Enthusiast Ekspert
05. juli 2022 - 19:10 #4
Jeg mente: hvis du kun kan acceptere
Avatar billede martin_froekjaer Juniormester
05. juli 2022 - 19:25 #5
Jeg tror jeg misforstod dig, det er ganske rigtigt til Office 365 vi skal bruge - hvis den nye funktion FILTRER kan gøre det automatisk som ønsket, så vil det være helt perfekt.

Tusind tak for forklaringen xl-Enthsiast :)
Avatar billede xl-Enthusiast Ekspert
05. juli 2022 - 19:39 #6
Bruger du dansk eller engelsksproget version af Excel?

Overvej venligst om ikke vi kan arbejde på grundlag af faktiske data. Det viser sig næsten altid, at der opstår problemer som ikke blev forudset ud fra et begrænset eksempel.
Opgaven her vil næppe have generel interesse, så måske vi bare skulle tage at kommunikere videre via privat mail. Hvis du er interesseret i det så brug min mailadresse som jeg just har sendt til dig i privat besked.
Avatar billede Ny bruger Nybegynder

Din løsning...

Tilladte BB-code-tags: [b]fed[/b] [i]kursiv[/i] [u]understreget[/u] Web- og emailadresser omdannes automatisk til links. Der sættes "nofollow" på alle links.

Loading billede Opret Preview

Log ind eller opret profil

Hov!

For at kunne deltage på Computerworld Eksperten skal du være logget ind.

Det er heldigvis nemt at oprette en bruger: Det tager to minutter og du kan vælge at bruge enten e-mail, Facebook eller Google som login.

Du kan også logge ind via nedenstående tjenester





CIO
Stort CIO-interview: Lemvigh-Müllers milliard-omsætning er blevet digital