Læs også:
Sådan fungerer cloud computing
Sharepoint Online er en hostet version af Microsofts populære collaborations-platform.
Idéen er, at man ikke selv skal bøvle med servere og vedligehold. I stedet lejer man sig til SharePoint som en online-service fra Microsofts datacentre.
Det har blandt andre it-direktør Jan Jensen-Petersen valgt at gøre.
Shipping-virksomheden har 80 medarbejdere fordelt på 14 forskellige lande.
"Vi syntes, at en hostet løsning lød interessant. I og med at vi er spredt så meget rundt omkring i verden, som vi er, så skulle vi være sikre på, at det var et system, der var tilgængeligt mange steder fra," fortæller han.
"Vi kunne selvfølgelig godt selv etablere noget båndbredde her i huset, og vi har også en fornuftig båndbredde ind i huset, men vi kan ikke komme op og tilbyde de båndbredder, som Microsoft kan. Det var faktisk en af de vigtigste bevæggrunde for, at vi godt kunne tænke os en hostet løsning," forklarer Jan Jensen-Petersen.
Sådan bruger de SharePoint
Medarbejderne, der er placeret i blandt andet Beijing, Kuala Lumpur og Houston, bruger intranettet til at dele dokumenter, til wiki'er og til at få et overblik over, hvor de forskellige skibe befinder sig.
For Jan Jensen-Petersen har den hostede løsning betydet, at han ikke længere selv skal bruge tid på filserver og softwareopdateringer.
"Fordelen er for det første, at vi ikke behøver at spekulere på driften. Den bliver varetaget af Microsoft. Vi behøver ikke at spekulere på opgraderinger, for det kommer også med i den pris, vi betaler," siger Jan Jensen-Petersen, der selv er placeret i virksomhedens danske kontor i Næstved.
Scan-Trans betaler for løsningen per måned per bruger. Det betyder blandt andet, at løsningen kan skaleres op og ned, alt efter hvor mange medarbejdere der skal have adgang til den, forklarer Jan Jensen-Petersen.
"Og vi skal hverken ud købe SQL-licenser, SharePoint-licenser, hardware eller noget som helst."
Her er begrænsningerne
Generelt er it-direktøren meget positiv over for SharePoint Online, som har givet virksomheden "et velfungerende intranet" på relativt kort tid og til en overkommelig pris.
"Vi har kørt på det et års tid nu, og samlet set tror jeg ikke, at vi har haft en times nedetid. Stabiliteten er utrolig god, og så er fordelen selvfølgelig også, at man forhåbentlig har de bedste teknikere siddende hos Microsoft, hvis noget skulle gå grueligt galt med ens løsning."
Samtidig forklarer Jan Jensen-Petersen dog, at idet Scan-Trans ikke tidligere har haft SharePoint-løsning, er han ude af stand til at sammenligne med en lokalt installeret løsning. For der er forskel:
"Vi kan ikke selv lægge kode op på serveren. Vi kører på en SharePoint 2007 og bliver i år opgraderet til en version 2010, og der skulle efter sigende være flere muligheder. Men som det er her og nu, har vi ikke mulighed for at lægge noget som helst kode op på serveren selv," forklarer han.
Ellers har Jan Jensen-Petersen kun oplevet få andre begrænsninger ved SharePoint Online. Blandt andet kan man ifølge it-direktøren ikke masseuploade billeder med metadata til kategorisering.
"Der har jeg været ude og finde et tredjepartsværktøj, som fungerer nogenlunde - men man skal dæleme også holde tungen lige i munden for at få det til at fungere," siger Jan Jensen-Petersen.
Samtidig har Scan-Trans som så mange andre virksomheder, der har givet sig i kast med cloud computing, haft nogle overvejelser om sikkerheden i løsningen. Hvad nu, hvis alle data en dag pludselig er væk, og leverandøren ikke er til nogen hjælp?
"Det er vi selvfølglig meget meget opmærksomme på. Jeg har fået omkring 35 siders skrift fra Microsoft om, hvordan sikkerheden er, og der står du i en situation, hvor du dybest set er nødt til at stole på, hvad de siger til dig. Du har ikke mulighed for at tjekke det selv."
Læs også:
