Artikel top billede

Få styr på de skjulte superfunktioner i Google Docs

Google Docs indeholder en stribe skjulte funktioner, der kan gøre det rigtigt sjovt og hurtigt at anvende programmet. Se dem her.

Læs også:

Her er de bedste kontorprogrammer til din browser.

Disse fem nyheder i IE9 bør du holde godt øje med.

Galleri: 10 superfede gratis programmer til din pc.

Computerworld News Service: Hvis det er et stykke tid siden, du sidst tog et kig på Google Docs, er det et godt tidspunkt at gøre det lige nu.

Denne onlinepakke af kontorprogrammer, som fungerer udelukkende i et browservindue, er langsomt men støt blevet udviklet til et meget brugbart sæt gratis værktøjer.
 
Servicen er kommet langt, siden Google købte tekstbehandlingsprogrammet Writely i 2006.

Til forskel fra desktopsoftware såsom Microsoft Office, som gennemgår store opdateringer med få års mellemrum, er Google Docs under konstant udvikling.

Google introducerer hele tiden nye funktioner, og der kommer hele tiden nye tilføjelser fra Google Labs og - til de, der bruger Google Apps for Business - fra Google Apps Marketplace.
 
Vi har taget et detaljeret kig under kølerhjelmen på Google Docs og kan afsløre 21 gode råd til at få mere fra hånden ved at udforske nogle af de mindre åbenlyse funktioner i servicens programmer til tekstbehandling, regneark og præsentationer.

Der er dog også blevet plads til et par gode råd til Gmail.
 
Vores dækning går fra redigering af billeder placeret i et tekstdokument, til hvordan man sideløbende arbejder med forskellige valutaer i et enkelt regneark.

Vi vil også afsløre fede anvendelsesmuligheder for den opdaterede startside, der giver overblik over alle ens dokumenter, og et fif til at optimere skærmudnyttelsen.
 
Før vi går i gang, skal det påpeges, at Google Docs fungerer bedst med enten Googles egen browser, Chrome, eller Mozillas Firefox.

Funktionaliteten bliver lettere begrænset i Microsofts Internet Explorer. 

Sådan får du de fede præsentationer - og får styr på billederne

Læs også:

Her er de bedste kontorprogrammer til din browser.

Disse fem nyheder i IE9 bør du holde godt øje med.

Galleri: 10 superfede gratis programmer til din pc.

1. Søg i Docs og Gmail samtidigt

Ville det ikke være bekvemt at være i stand til at søge både i Gmail og i din liste af Google-dokumenter samtidigt?

Gmail Labs har heldigvis fundet på en måde, hvorpå det kan lade sig gøre. For at finde Labs i Gmail klikker du på Indstillinger i øverste højre hjørne af skærmen, hvor du vælger Labs-fanebladet.
 
Her ruller du nedad på listen, indtil du finder funktionen Apps-søgning.

Klik på knappen Aktiver og derefter knappen Gem ændringer over eller under listen.

Herefter vil enhver søgning inde fra Gmail også vise resultater fra Google Docs, som vil blive vist under Gmail-resultaterne.
 
2. Mere end én slags valuta i et regneark
For at indstille standard-valutaen for et regneark klikker du på menuen Filer og herunder Indstillinger for regneark. Her ændrer du Landestandarder: til et passende land (eksempelvis Danmark for som standard at arbejde i kroner).
 
Uanset hvilken landestandard, du vælger, kan du indstille specifikke celler eller celletabeller til at blive formateret i en anden valuta.

For at gøre det markerer du bare de relevante celler og klikker på knappen Flere formater på værktøjslinjen (det er knappen med mærket "123").

Her ruller du ned til undermenuen Flere valutaer og vælger den relevante valuta. 
 
3. Lav tegninger i præsentationer
Når du er ved at lave en præsentation, behøver du ikke at skifte til det særskilte program til tegning for at lave en skitse. I stedet vælger du bare Tegning i menuen Indsæt.

Det åbner brugergrænsefladen til tegning i et separat vindue.

Når du er færdig, klikker du Gem og derefter Luk for at indsætte din nye tegning i præsentationen, hvor du bagefter kan placere den helt rigtigt og ændre dens størrelse.
 
4. Placering af billeder
Som standard indsætter skriveprogrammet i Google Docs billeder på en sådan måde, at de bevæger sig sammen med teksten. Dette arrangement kaldes inline-positionering.

For at placere et billede et fast sted på siden, så teksten automatisk flyder uden om, og så den eneste måde at flytte billedet på er at klikke på det og trække i det, klikker du på billedet og vælger knappen Fixed i rammen i bunden af billedet. 
   
5. Lav lokal backup af alle dine Google-dokumenter
Hvis du gerne vil gemme alle dine online-dokumenter fra Googles servere til din lokale harddisk, kan det også fint lade sig gøre.

Begynd med at føre musen hen over et hvilket som helst dokument på listen over alle dine dokumenter på Google Docs' startside.

Her kan du enten højreklikke på dokumentet eller åbne menuen Handlinger, der fremkommer til højre, og vælge Download i menuen.
 
Klik på fanebladet Alle elementer i den dialogboks, der fremkommer.

Her får du en oversigt over, hvor mange dokumenter af hver type der er at downloade, ligesom du her kan vælge, hvilke formater de skal gemmes i.

Når du er tilfreds, klikker du på knappen Download. Filerne vil blive downloadet i en samlet .zip-fil.  

Sådan henter du data lynhurtigt

Læs også:

Her er de bedste kontorprogrammer til din browser.

Disse fem nyheder i IE9 bør du holde godt øje med.

Galleri: 10 superfede gratis programmer til din pc.

6. Indhent oplysninger via formularer

Nogle gange har man brug f

or at indhente oplysninger fra kolleger, kunder eller andre. En hurtig måde at gøre dette på er ved hjælp af formularer, der kan udformes som enkle oversigter med spørgsmål og plads til svar, som kan mailes til folk eller inkluderes på websider.
 
Du starter ved at åbne et nyt regneark og vælge Opret en formular i menuen Formular.

I det vindue, der fremkommer, indtaster du dit første spørgsmål i feltet Titel på spørgsmål.

Hvis du ønsker det, kan du give en forklaring af spørgsmålet i feltet Forklarende tekst.

Hvis du benytter dig af dette felt, vil denne tekst stå oven over spørgsmålet på formularen.

I feltet Spørgsmålstype kan du vælge, hvilken type svar du er ude efter - blandt andet multiple choice, almindelig tekst eller afkrydsningsfelter. Hvis du efterspørger numeriske data, så vælg Tekst.
 
For at indtaste spørgsmål nummer to kan du føre musen hen over Eksempelspørgsmål 2, klikke på blyant-ikonet i højre side og gentage de forudgående trin.

For at tilføje yderligere spørgsmål klikker du på knappen Tilføj punkt i øverste venstre hjørne af vinduet.
 
Når du har indtastet alle dine spørgsmål, kan du sende formularen som mail ved at klikke på knappen Send denne formular i e-mail.

Alternativt kan du åbne dropdown-listen Flere handlinger og vælge Integrer for at få vist den HTML-kode, der skal til for at indlejre formularen på en webside.
 
Alle data, der bliver indtastet i din formular, fremkommer øverst i regnearket. Du kan administrere eller slette formularer via Formular-menuen i regnearket.

Sådan arbejder du med links - og får mest muligt plads på skærmen

Læs også:

Her er de bedste kontorprogrammer til din browser.

Disse fem nyheder i IE9 bør du holde godt øje med.

Galleri: 10 superfede gratis programmer til din pc.

7. Indsæt links i en fart

Den mest almindelige måde at indsætte et hyperlink i et tekstdokument er at gå ind i menuen Indsæt og vælge Link eller bruge tastaturgenvejen Ctrl-K.

En anden måde er at trække en genvej fra bogmærkelinjen eller bogmærkemenuen til Link til:-feltet, hvor genvejen øjeblikkeligt bliver til et hyperlink.

Denne metode fungerer dog kun i Firefox og Chrome.

Du kan endda trække links direkte fra bogmærkelinjen eller bogmærkemenuen ind i dokumentet for at oprette et hyperlink.
 
8. Få mest mulig plads på skærmen
For at fjerne værktøjslinjen i Google Docs, så du bruger hele browservinduet til redigeringsområdet, går du ind i menuen Vis og vælger Skjul knapper.

For at få vende tilbage til den normale visning trykker du bare på Esc på tastaturet.
 
Du kan også kombinere denne indstilling med din browsers visning i fuld skærm for at dedikere hele skærmen til redigeringsområdet.

I de fleste browsere får man visning i fuld skærm ved at trykke F11 på tastaturet.

Man vender tilbage til normal visning ved endnu et tryk på F11 eller ved at føre musen op til skærmens øvre kant og klikke på knappen Afslut fuld skærm (F11).
 
9. Udforsk skabelonerne
Der er mange, der ikke er klar over, at Googles online-værktøjer til tekstbehandling og regneark tilbyder hundredvis af dokument-skabeloner, heriblandt nogle meget sofistikerede til skatteudregninger og andre specialiserede formål.
 
For at gennemgå dokument-skabelonerne åbner du på Google Docs' startside dropdown-menuen Opret et nyt og vælger her Fra skabelon.
 
10. Forhåndsvisning af Google-dokumenter i Gmail
For at få vist et miniature-billede af et dokument, du har modtaget via mail, skal du aktivere funktionen Google Dokumenter-eksempler i mails fra Google Labs.

Gå ind i Indstillinger og vælg fanebladet Labs. Når du har fundet funktionen, vælger du Aktiver og klikker på knappen Gem ændringer
 
11. Automatisk farvekodning af regneark
Celler i dine regneark kan indstilles til automatisk at skifte farve afhængig af deres indhold.

Det eneste du skal gøre, er at markere de celler, du ønsker at farvekode, og gå ind i menuen Format og herunder vælge Skift farver med regler.
 
Fra dropdown-menuen i dialogboksen vælger du først den type af kriterium, der skal afgøre farvekodningen.

Det kan eksempelvis være dato eller en bid tekst.

Herefter indtaster du det specifikke kriterium i det næste felt.

For eksempelvis at farvekode alle celler, der indeholder navnet "Jens," vælger du Tekst indeholder fra dropdown-menuen og indtaster "jens" i tekstfeltet. (Der er i feltet ikke forskel på store og små bogstaver.)
 
Herefter vælger du de farver, du ønsker at bruge i felterne Tekst og Baggrund, der begge kan slås til eller fra. Når du er tilfreds, klikker du på knappen Gem regler

 

Sådan søger du mere effektivt - og retter fejl meget nemt

12. Træk billeder ind i Docs fra skrivebordet

For at indsætte et billede i et tekstdokument trækker du bare billedet direkte fra dets mappe på din harddisk over i browservinduet.

Det fungerer dog kun i Chrome og Firefox.

13. Ret almindelige tastefejl automatisk

Hvis der er visse ord, du jævnligt staver forkert, kan du få Google Docs til automatisk at rette dem, mens du taster i tekstbehandlingsprogrammet.

I menuen Funktioner vælger du Indstillinger.

I dialogboksen indtaster du blot almindelige fejltastninger i det øverste felt under Erstat.

I feltet til højre under Med indtaster du den korrekte stavemåde. For eksempel kan man ofte fejlagtigt komme til at taste ordet "jeg" som "jge." Derfor kan det være en god idé her at indtaste "jge" i Erstat-feltet og "jeg" i Med-feltet.

14. Søg mere effektivt

Du kan raffinere dine søgninger fra startsiden af Google Docs ved hjælp af operatører såsom type:spreadsheet, hvilket kun vil vise søgeresultater, der er af dokumenttypen regneark.

Du kan her finde flere eksempler på operatører til brug i søgninger i Google Docs.

15. Brug bogmærker til at navigere i lange dokumenter

Du kan i tekstdokumenter definere en række bogmærker og derefter andre steder i dokumentet oprette links, der springer direkte til specifikke bogmærker.

Det er i særlig grad brugbart til at oprette indholdsfortegnelser.

Du indsætter et bogmærke ved at åbne menuen Indsæt og vælge Bogmærke.

For at oprette et link til dette bogmærke markerer du det ord eller den række ord, man skal klikke på for at hoppe til bogmærket, og bruger tastaturgenvejen Ctrl-K for at indsætte et link.

I dialogboksen klikker du på Bogmærke og vælger det relevante bogmærke på listen.

16. Del dokumenter med brugere uden Google-konto

Google Docs handler om samarbejde, og derfor er det også muligt lade folk uden egen Google-konto både læse og redigere i dine Google-dokumenter.

For at dele et dokument klikker du på ikonet af en hængelås ved siden af teksten Privat i øverste venstre side af skærmen, mens du har dokumentet åbent.

I dialogboksen Indstillinger for deling klikker du på Skift under tilladelser. Her vælger du enten Offentligt på nettet eller Alle med linket under Indstillinger for synlighed.

Hvis du ønsker, at læserne også skal kunne redigere i dokumentet, sætter du et flueben i Giver alle redigeringsadgang (det er ikke nødvendigt at logge ind) under Rediger adgang.

Herefter trykker du på knappen Gem og efter behov deler det link, der fremkommer i den næste dialogboks.

Sådan arbejder du med video og websider

17. Stjernemarkering af flere dokumenter ad gangen

At markere et dokument med en stjerne kan være en god måde at få dokumentet til at skille sig ud fra de andre dokumenter på listen.

På Google Docs' startside kan du stjernemarkere adskillige dokumenter samtidigt ved at vælge dem helt normalt: Hold Ctrl eller Shift nede på tastaturet, mens du vælger dokumenterne.

Træk herefter de valgte dokumenter op på filter-elementet Stjernemarkeret i øverste venstre hjørne af brugergrænsefladen.

18. Find en videos tekniske oplysninger

Højreklik på Google Docs' startside på forhåndsvisningen af enhver video-fil og vælg Show video info for at få vist tekniske oplysninger om filen såsom opløsning.

19. Brug skriveprogrammet til at oprette websider

Hvis særskilt HTML- eller webdesign-software er for kompliceret til dit formål, kan du i stedet anvende Googles skriveprogram til at oprette enkle websider.

For at indsætte billeder trækker du dem bare over i browservinduet som nævnt tidligere.

Du indsætter links ved at markere tekst eller billeder og bruger tastaturgenvejen Ctrl-K.

Når du har lavet en side, åbner du menuen Filer og under Download som vælger du HTML (zipfil) for at downloade siden som et HTML-dokument.

Navngiv HTML-filen index.html og upload den og den medfølgende mappe til dit webhotel.

20. Gem tegninger som vektorgrafik

Hvis du laver en tegning i Google Docs og ønsker at downloade den til brug offline, så sørg for at vælge formatet SVG under Download som i menuen Filer.

Det giver dig en skalerbar grafikfil - det vil sige en tegning, hvis størrelse du kan ændre, uden at dens kvalitet forringes, til forskel fra eksempelvis JPEG- og GIF-filer.

21. Anvend flere Google-konti samtidigt

En funktion, der for nylig blev tilføjet Gmail, gør det muligt for folk med flere Google-konti at skifte mellem mailadresser uden at være nødt til først at logge ud og ind igen med den anden konto.

Du aktiverer denne funktion ved at vælge Rediger ved Samlet login fra flere konti under Personlige indstillinger på siden Min konto, hvor du kan redigere indstillingerne for din Google-konto.

Her klikker du Aktiver for at bruge flere Google-konti i den samme browser. Tryk til sidst på knappen Gem.

Herefter kan du skifte konto ved at klikke på pilen ved siden af din mailadresse i øverste højre hjørne af skærmen i Gmail for at udfolde en dropdown-menu.

Klik på Log på en anden konto for at tilføje en ny konto, men vær opmærksom på, at der er et maksimum på tre konti.

Dette trick fungerer desværre ikke i Google Docs, som vil blive ved at være logget ind fra din primære konto, hvilket er den, hvorfra du aktiverede Samlet login fra flere konti.

Hvis du klikker på et link til et delt dokument i en mail fra en af dine andre konti, vil du derfor sandsynligvis få at vide, at du ikke har adgangstilladelse til denne fil.

Google Docs kan dog udmærket anvendes fra adskillige konti, hvis det foregår fra konti tilknyttet Google Apps for Business.

Det kan også være en løsning at skifte til Google Apps, som er gratis, hvis man ikke skal bruge mere end 50 konti.

Det bliver hele tiden bedre

Google Docs forbedres løbende, og der kommer nye funktioner praktisk talt hver måned.

En god måde at holde sig opdateret med hensyn til de nyeste udvidelser er at holde øje med Google Docs-bloggen, som skrives af teamet bag servicen.

Herudover skal du ikke være bange for at klikke dig rundt i Google Docs og eksperimentere dig frem til, hvordan de forskellige funktioner fungerer.

Overvej også at sætte tid af til at gå på opdagelse i Google Docs-forummet, hvor brugerne er gode til at gøre opmærksom på interessante anvendelsesmuligheder, de er stødt på.

Oversat af Thomas Bøndergaard




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
JN Data A/S
Driver og udvikler it-systemer for finanssektoren.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Strategisk IT-sikkerhedsdag 2022 - identificer, beskyt og forsvar

IT-sikkerhedstruslerne mod virksomhederne er i takt med tiden blevet større og værre, fordi virksomhederne er mere end nogensinde før afhængige af data og IT. Det stiller krav til de IT-ansvarlige, der konstant skal tage bestik af det skiftende trusselniveau. Det kræver blandt andet, at it-sikkerhed bliver sat på den strategiske dagsorden i virksomhederne – men hvordan?

25. januar 2022 | Læs mere


Hjemmearbejdets påvirkning på trivsel, helbred og arbejdsmiljø

Fremtidens arbejdsplads er hybrid, det er der ingen tvivl om. Men hvad fører det egentlig med sig? Og hvordan omstiller du og din arbejdsplads sig til det? Det kan du blive klogere på, på denne digitale konference.

02. februar 2022 | Læs mere


GDPR - persondatabeskyttelse i praksis

Håndteringen af persondata og GDPR er for længst blevet hverdag hos de danske organisationer, men derfor er det til stadighed vigtigt og altafgørende, at den løbende overholdelse af GDPR er på plads. Vær med og hør, hvordan du ved hjælp af processuelle greb, værktøjer og systemer kan sikre dette.

08. februar 2022 | Læs mere