Holbæk er en af de kommuner, der er gået over til IP-telefoni. Den sjællandske kommune valgte først og fremmest ny teknologi, fordi den var ved at vokse fra sit kommunikationsnet.
? Overgangen til IP-telefoni er et led i bestræbelserne på at forbedre vores backoffice-funktioner. Vi havde et langsomt datanet, og telefonien var bøvlet. Folk tastede 12 cifre, når de ringede direkte til mig ude fra institutionerne, og opkaldet gik over de offentlige telefonnet, siger direktør Erik Kjærgaard Andersen fra Holbæk Kommune.
Derfor satte kommunen sig til at finde ud af, hvilke opgraderinger af data- og telekommunikationen, der var behov for ved at benytte konsuletfirmaet Netplan som sparringspartner. Dette arbejde blev hurtigt sporet ind mod IP-telefoni.
? Vi havde fulgt indførelsen af IP-telefoni i Køge Kommune. Der havde det taget lang tid, for de var meget tidligt ude, men de var blevet færdige, og de var glade for deres løsning. Derfor var vi faste i troen på, at IP-telefoni-løsningen ville køre, og det har den gjort, siger Erik Kjærgaard Andersen.
Forrige forår blev projektet politisk godkendt, og IP-løsningen og opgraderingen af datanettene var i udbud.
? Der kom ikke mange bud. Netdesign, som blev valgt, og TDC stillede med hvert sit tilbud, som lignede hinanden meget. Herudover bød Telia med en mere traditionel telefon-løsning, fortæller IT-chef Bo Jensen.
Lang betalingsperiode
Holbæk Kommune har en decentral struktur, hvor de enkelte afdelinger og institutioner har egne budgetter. I dette tilfælde valgte kommunen at foretage investeringen fra den centrale kommunale kasse, for derefter at hente besparelserne ind, der kan dokumenteres lokalt på opsagte telefonabonnementer.
Der er tale om en investering i størrelsesordenen seks millioner kroner, som er kalkuleret til at føre til besparelser på 750.000 kroner om året.
? Det bliver en længere tilbagebetalingsperiode, end vi normalt arbejder med i kommunen. Det kan vi leve med, fordi dette projekt giver en række ukvantificerbare besparelser og lettelser i form af for eksempel lettere arbejdsgange, siger Erik Kjærgaard Andersen.
Den er grim
Ved selve etableringen af IP-systemet i administrationscentret midt i Holbæk, bevarede man det almindelige telefonsystem i fire uger.
? Den første reaktion var ofte, at IP-apparatet var grimt, men reaktionerne tyder på, at brugerne hurtigt er begyndt at mærke lettelser, som at telefonen virker med det samme, hvis de tager den med til et andet lokale, siger Erik Kjærgaard Andersen.
? Naturligvis var der startproblemer. For eksempel var den oprindelige besked i telefonsvar-systemet på engelsk. Indtil alle medarbejdere havde fået ændret deres svarmeddelelser, var der en uheldig periode, hvor fru Jensen kunne risikere at få svar på engelsk, når hun ringede til en medarbejder i Holbæk Kommune, men generelt lever teknologien op til forventningerne. Ingen har påstået, at det har været en forkert beslutning, siger Erik Kjærgaard Andersen.
Denne artikel stammer fra det trykte Computerworld
