Professionaliseringen af de offentlige udbud er godt i gang. Men der er stadig behov for tiltag, der kan sikre parterne i processen.
- Der har været en udvikling, fra at udbud har været meget præget af neoptisme og vennetjenester. Man tilgodeså dem, man kendte, og handlede meget lokalt. Processen er blevet mere professionel også på baggrund af den kritik, der har været, men situationen er stadig ikke ideel, siger Tom Togsverd, der er direktør for ITEK, IT-interesseorganisationen i Dansk Industri.
I hvert fald i den kommunale sektor er der en tendens til at foretrække én leverandør mere end andre, noterer Tom Togsverd, som oplyser, at ITEK eksempelvis har talt med Kommunernes Landsforening om muligheden for at få større mangfoldighed på leverandørfronten.
Forståeligt
Formanden for brugerorganisation Dansk IT, Per Buchwaldt, kender ikke til eksempler på nepotisme. Men han peger på, at der bestemt er tendens til at foretrække en bestemt leverandør, også i udbud. Og han forstår det godt.
- Du vil møde en konservatisme, når man ikke kan overskue teknologien. IT-indkøb handler om tillid, og den skabes naturligvis ved, at man kender og forstår leverandøren. Men hvor grænsen går - den er svær at trække, siger Per Buchwaldt.
Et nyt støtteværktøj gør det muligt for udbudsgiveren bedre at overskue det ofte omfattende udbudsmateriale og lukker for, at enkeltpersoner får mulighed for at påvirke processen. Det elektroniske Ethics-system er udsprunget af et samarbejde mellem Statens og Kommunernes Indkøbs Service og den lille konsulent- og IT-virksomhed Innova:sion. Det markedsføres nu uden for Danmark af IBM.
Kun en fordel
Fra Gartner Group lyder meldingen, at systemer som Ethics kun kan være en fordel.
- For de organisationer, der laver mange udbud, er det på høje tid og naturligt at investere i et system, som håndterer den dokumentationsproces, der er i et udbud. Ud over at det giver effektivitet, kommer der også en retssikkerhedsmæssig dimension. Det er velkendt, at dokumentstyringen, specielt i udbudsfasens sidste del med stramme deadlines, let kan blive mangelfuld og rodet. Efter udbudet er slut, er der samtidig en tendens til at organisationerne ikke kan finde og genbruge dokumentationen. Det er et problem, hvis der opstår uenighed mellem leverandørerne og organisationen, siger direktør hos Gartner i Danmark, Henrik Zangenberg.
En øget gennemsigtighed fremhæves også.
- Større gennemsigtighed er i alles interesse. Det er den samme gruppe af leverandører, der byder ind på det offentlige udbud, og de bruger vitterlig meget tid og mange penge i processen. Jo større gennemsigtighed og jo bedre og grundigere tilbagemeldinger, de får i udbudsprocessen, jo flere gode tilbud vil de være interesseret i at give det offentlige, mener konsulent Lars Ingemann fra PA Consulting Group.
En luns til leverandørerne
Også reglerne for udbud er under lup. EU har arbejdet med et nyt regelsæt for udbud siden 2000, og selv om nok et ændringsforslag netop behandles i EU-Parlamentet, ventes forslaget klar i år. Tom Togsverd venter en dansk udspil i begyndelsen af 2004.
De nye EU-regler tegner til at give en luns til leverandørerne i særligt komplicerede udbud såsom på IT-området. Her åbnes der sandsynligvis for en såkaldt "konkurrencepræget dialog", hvor leverandørerne i fasen op til udbudet kan indgå i en forhandling med udbudsgiveren.
- Det har vi efterlyst. At man kan have en dialog undervejs, siger Tom Togsverd.
Fra Konkurrencestyrelsens udbudskontor siger Marianne K. Larsen, at den konkurrenceprægede dialog har karakter af forhandlinger i den indledende fase, hvor der sker et udskilningsløb mellem de potentielle leverandører.
- Det vil typisk være i de tilfælde, hvor den offentlige myndighed har svært ved at formulere den komplekse opgave - med risiko for at parterne går fejl af hinanden. Dialogen indebærer, at idetilførslen i højere grad kommer fra branchen, siger hun.
Konkurrencestyrelsen har netop indgået en ny dialog med IT-branchen for at parterne kan hjælpe hinanden på udbudsområdet.
Denne artikel stammer fra avisen Computerworld.
