8.000 sider kompliceret information om dokumenthåndteringssystemer fra syv forskellige konsortier er i løbet af sommeren blevet gennemtrawlet af 25 par øjne.
De syv konsortier har budt på et fællesoffentligt system til elektronisk dokumenthåndtering - det såkaldte FESD-udbud.
25 mennesker fra bedømmelseskomiteen og den kommende kundekreds, hver med deres fordomme og tilgang til tingene, skulle blive enige om tre. Politiske implikationer har luret under overfladen, og bevidstheden om, at næste stop er øretævernes holdeplads, er høj.
Buddene er vurderet mod ni tildelingskriterier, og dertil kommer 350 behovsparametre, hvor man har værdisat efter en tilfredshedsskala.
- Processen er forløbet utrolig godt, og det har været nemt at nå til enighed. Vi har endda kunnet holde sommerferie, siger projektleder Lars Frelle-Petersen fra FESD-enheden, som er udgået fra Projekt Digital Forvaltning. Afgørelsen offentliggøres om kort tid.
Støtter sig til dansk system
FESD-projektet har støttet sig til evalueringsdelen af det elektroniske udbudssystem Ethics, som er udviklet i et privat-offentligt samarbejde mellem Statens og Kommunernes Indkøbs Service (SKI) og den lille virksomhed Inno:vasion. Sammen ejer de systemet. IBM arbejder på at markedsføre systemet globalt.
- Værktøjet har gjort det muligt at overskue materialet og give det en fair behandling. Mange kunne kobles på læsningen, uden at det hele faldt fra hinanden. Gennem systematisk dokumentation er risikoen mindsket for manipulation og for, at særinteresser kunne gøre sig gældende. Ydermere er det værdifuldt, at vi uden problemer kan formidle resultaterne til andre - både leverandører og vores interessenter i den offentlige sektor, siger Lars Frelle-Petersen.
Udbudsstyringssystemet rummer også det element, at alt foregår elektronisk, så papirarbejde undgås, og mængderne af information ikke går tabt.
Det giver fordele på længere sigt, eftersom der ved offentlige udbudsforretninger typisk forhandles rammekontrakter, der skal genforhandles hvert andet eller tredje år. Ved hjælp af Ethics vil det kunne gøres hyppigere, måske endda årligt, mener manden bag systemet.
Skal med hele vejen
Chris Mora-Jensen er direktør i og stifter af Innova:sion, som SKI kom til efter et uoverskueligt IT-udbud. SKI havde et praktisk behov og viden om udbud; Innova:sion havde den tekniske og procesmæssige viden til at skrue et værktøj sammen.
- En uheldig tendens ved udbud er at dykke ned i enkeltområder og glemme de øvrige delkriterier, der er en forudsætning for et korrekt valg. Ligesom i Tour de France nytter det ikke at vinde en etape eller to. Man skal være med hele vejen. Systemet forhindrer, at man forfalder til detaljer og mister overblikket.
Ikke kun evalueringsarbejdet, men også fremlæggelsen af resultaterne, ændres med det detaljerede registreringssystem. Beslutningen underbygges med dokumentation frem for at blive udtrykt i generelle vendinger, som ikke er umiddelbart forståelige. Vragede leverandører vil kunne få et klart billede af, hvorfor de ikke vandt.
- Vi har i forbindelse med tidligere udbudsforløb haft mange møder med fravalgte tilbudsgivere. De kan f.eks. mene, at et enkelt delområde som rabatter og prisstrukturer har været udslagsgivende. Men så kan vi nemt "rense" resultatet for netop det og bevise det modsatte. SKI har aldrig haft en sag, hvor det har ændret radikalt på stillingen, fortæller Chris Mora-Jensen.
SKI viser lejlighedsvis også gerne tilbudsgiverne det samlede resultat i anonymiseret form.
Indsamlingen af information er nøje tilrettelagt med konkrete spørgsmål, spørgeskema-karakter og så lidt "prosa" som muligt. Den menneskelige faktor er reduceret - men ikke fjernet helt. Evaluering kommer ind ved en række objektive vurderinger af besvarelserne, typisk foretaget af en række personer. Det kan ikke være anderledes.
- Jeg tror ikke på maskinelle, fuldstændigt automatiserede vurderinger. Du skal have det menneskelige ind på et så tidligt tidspunkt som muligt. Men jeg har en vision om, at for eksempel kommuner kunne få en skabelon fra SKI, specifikt indrettet på forskellige vare- og tjenesteområder, med alt det man bør evaluere, siger Chris Mora-Jensen.
Unikt produkt
Konsortiet SKI indgik sidste år en aftale med IBM, og IBM begyndte dette forår markedsføringen af Ethics. En EU-konference om offentlige elektroniske systemer gav vind i sejlene, da Ethics som det eneste udbudssystem var blandt fem nominerede til en pris i kategorien "øget konkurrencedygtighed i Europa".
Endnu er systemet kun i drift hos SKI, men der er global interesse for produktet, oplyser IBM.
- Det er et helt unikt produkt, som vi ikke har set mage til nogen andre steder, erklærer Søren Duus Østergaard, IBM's europæiske ansvarlige for e-løsninger til den offentlige sektor.
Han fremhæver, at der i forskellige verdensdele er forskellige årsager til, at Ethics findes interessant. I Nordeuropa er det den øgede effektivitet og muligheden for at forklare udfaldet af et udbud. Eksempelvis har SKI selv kunnet fordoble antallet af årlige udbud uden at øge medarbejderantallet.
I Østeuropa skaber ukendskab til EU-regler og udbudspraksis behov for støtteredskaber. I tredjeverdenslande og for Verdensbanken, hvor Ethics også er præsenteret, er det muligheden for at imødegå korruption og klager, som koster utroligt dyrt, og det at man får en gennemsigtig og kontrollerbar beslutningsproces.
Ethics ventes implementeret et eller to steder i år. Men salgsprocessen tager tid, erkender Søren Duus Østergaard. Blandt andet fordi prisen for basissoftware bare til en lille organisation er oppe i nærheden af udbudsgrænsen i EU på 1,2-1,3 mio. kr. Så indkøbet af det altså skal i udbud.
Denne artikel stammer fra avisen Computerworld.
