De danske kommuner har ikke haft tålmodighed til at vente på, at regeringen vælger, hvilken leverandør der skal have en ordre på et fælles system til dokumenthåndtering i det offentlige, også kendt som FESD-udbuddet.
22 ud af 25 store kommuner har allerede indkøbt systemer, og kun Bornholms Amtskommune, som er specielt udvalgt som FESD-prøveklud, binder sine fremtidige forventninger op på udbuddet.
Det fremgår af en ny rapport fra den private organisation Center for Digital Forvaltning (CEDI), der følger de offentlige IT-projekter. Den viser, at 60 procent af adspurgte kommuner slet ingen forventninger har til den fællesoffentlige løsning.
- Jeg har svært ved at forestille mig, at FESD-udbuddet vil få særlig stor praktisk betydning for kommunerne - i hvert fald ikke på kort sigt. Timingen er dårlig, fordi kommunerne - og især de store - allerede er i fuld gang med at implementere systemer til dokumenthåndtering, siger Michael Karvø, centerleder for CEDI og tidligere kontorchef i Videnskabsministeriet.
Har allerede købt ind
Ni ud af 10 kommuner har allerede dokumenthåndteringssystemer, som er under fem år gamle. En fjerdedel er anskaffet i det seneste år, mens arbejdet med FESD-udbuddet har været i gang.
Ifølge rapporten giver FESD-udbuddet anledning til markant skepsis blandt kommunerne. De er enten blevet trætte af at vente, eller har så store forbehold over for udformningen af FESD-udbuddet, at de vender det ryggen.
En del kommuner så hellere, at den fælles indsats blev koncentreret om at skabe åbne snitflader og definere standarder, således at de allerede indkøbte systemer kan integreres. Andre er kritiske over for, at leverandører som Fujitsu Invia, den største leverandør af dokumenthåndteringssystemer til kommunerne, blev sorteret fra i udbuddets første faser.
Men i FESD-enheden under Den Digitale Taskforce stiller projektleder Lars Frelle-Petersen sig meget kritisk over for de konklusioner, som Center for Digital Forvaltning drager på baggrund af sine egne tal. Han mener heller ikke, at de 10 millioner kroner, som er brugt i udbudsarbejdet, er for meget.
- Hver gang en offentlig instans skal indkøbe for over en million kroner, så skal der et udbud til. Og det er dyrt, mellem en halv og en hel million kroner. Udgifterne til FESD-arbejdet vil ret hurtigt være sparet, hvis bare en del af det offentlige køber ind via rammeaftaler som den, vi er ved at lave, siger Lars Frelle Petersen.
Misforståelser i kommunerne
Så selv om de store kommuner, som er blevet spurgt i undersøgelsen fra Center for Digital Forvaltning, allerede har valgt systemer, vil det være mere vanskeligt for små kommuner at løfte udbudsbyrden selv, understreger Lars Frelle Petersen.
Han afviser også et andet argument fremført af Center for Digital Forvaltning, nemlig at de små kommuner i stedet for at vælge en fællesoffentlig løsning vil koble sig på de store kommuners systemer, når en forventet række kommunesammenlægninger bliver en realitet.
- Det er slet ikke lovligt at udrulle systemerne i andre kommuner, der skal et nyt EU-udbud til, siger han.
Lars Frelle Petersen mener generelt, at rapporten viser, at der i kommunerne florerer nogle myter omkring FESD-arbejdet, blandt andet at der ikke arbejdes med standarder, som kan lette integrationen til eksisterende systemer i kommunerne. Derfor har FESD-enheden en stor kommunikationsopgave at løfte.
- Vi erkender, at vi ikke har været gode nok til at informere målgruppen om vores arbejde, siger han.
