I Herning kommune er skattechef Søren Christensen en glad mand. Det skyldes, at han med 10 procent færre ansatte end for tre år siden alligevel er i stand til at ligne lige så mange selvangivelser som dengang.
- Det skyldes, at skattekontoret har omlagt manuelle arbejdsgange til elektroniske processer, mener Søren Christensen.
For tre år siden var skatteafdelingen i kommunen presset, da den fik problemer med at leve op til kravene fra Ligningsrådet om antallet af behandlede selvangivelser.
Problemerne skyldtes, at skatteafdelingen var blevet ramt af besparelser og skulle nå igennem en lige så stor bunke selvangivelser som tidligere, men med seks medarbejdere færre.
Tvunget til effektivisering
Noget måtte der gøres, og Søren Christensen blev enig med den øvrige ledelse om at satse på internettet og IT-systemet.
Det har han ikke fortrudt. I dag bruger medarbejderne kun den halve tid på at gennemgå en selvangivelse end det var tilfældet før i tiden. Hvor det tidligere tog en time i gennemsnit, tager det i dag blot 20 minutter.
- Tidligere brugte medarbejderne lang tid på at gennemgå de selvangivelser, som vi plukkede ud til manuel kontrol. Det lavede vi om på, da det egentligt er dobbeltarbejde, siger Søren Christensen.
Hemmeligheden bag gennemførelsen af effektiviseringer i arbejdsgange ved hjælp af elektronik handler ifølge Søren Christensen meget om at finde ud af, hvad medarbejderne egentlig bruger deres tid til.
- Jeg inddeler medarbejdernes arbejde i indirekte og direkte tid. Det er direkte tid vi skal have. Indirekte tid er, når medarbejderne ikke bidrager til produktionen. Det er de indirekte arbejdsprocesser, der med stor succes kan digitaliseres, siger Søren Christensen.
Lærevillige medarbejdere
Søren Christensen oplyser, at det ikke var noget problem at få medarbejdere til at bruge teknikken og droppe de gamle arbejdsgange.
- Man hører tit, at det er et af problemerne ved at digitalisere den offentlige forvaltning, men det var ikke tilfældet her. Medarbejderne var glade for at slippe for det kedelige kontrolarbejde og kaste sig over mere spændende arbejdsopgaver, siger Søren Christensen.
Herning kommune anvender KMD's LUP-system, der i dag findes i cirka 200 kommuner landet over.
