Du bliver nødt til have en klar strategi for medarbejdernes anvendelse af deres egne smartphones og computere på arbejde, hvis du ikke vil ende i totalt kaos, når medarbejderne i stigende grad begynder at tage deres egne devices med på arbejde.
Hos den amerikanske mastodont Cisco var første skridt at få styr på de tekniske faktorer.
"Først og fremmest fik vi styr på setuppet fra start. Vi skulle have mulighed for at skalere vores infrastruktur - og sikkerheds-, netværks- og arkitekturaspekter kom selvfølgelig også helt på plads, inden vi begyndte at rulle strategien ud," siger Shiela Jorden, vicepræsident for it-kommunikation og -samarbejde i Cisco.
Således handlede det om at få det helt overordnede billede af arkitekturen for BYOD i Cisco på plads, inden man lukkede helt op for sluserne. (Se billede)
Nem og konkret BYOD-politik er et must
Da de tekniske præmisser for at udrulle BYOD til hele den multinationale koncern var på plads - handlede det om at få styr på politikken.
"Du kan ikke bare sige 'værsgo nu kan i bare koble jeres devices på virksomhedens netværk' uden at have nogle klare retningslinjer," siger hun.
Derfor brugte Cisco meget tid på at finde de rigtige løsninger.
En central forudsætning blev hurtigt, at retningslinjerne skulle være så simple og lette at forstå som muligt.
"Nogle gange har vi en tendens til at overkomplicere tingene. En vigtig erfaring, jeg gjorde mig, var, at hvis du har en konsistent standardpolitik i hele virksomheden, så gør det tingene meget nemmere - både for medarbejderne men også for it-afdelingen," forklarer Sheila Jordan.
Og her er det vigtigt at stå fast i de beslutninger, man som virksomheder træffer.
"Der vil altid være nogle, der kommer og siger - 'jamen jeg er speciel, jeg kan ikke høre ind under de der regler'. Men det tilføjer bare en kompleksitet, som du ikke har brug for. Det er bare meget nemmer at holde tingene så enkle som muligt," pointerer hun.
Derfor endte det også ud med at blive nogle få regler, der samtidig var meget konkrete og nemme at forstå.
Sådan har Cisco gjort
Indtil for omkring fire et halv år siden, hvor Cisco startede den nye BYOD-retning, kørte man kun med virksomhedsindkøbte Blackberrys i USA.
Men når en medarbejder i dag skal registrere sin smartphone, er der lidt flere muligheder. Nu kan medarbejderen registrere en iPhone, Android eller Blackberry plus tablets og laptops.
Men når registreringen finder sted, skal enhver medarbejder dog også lige skrive under på et regelsæt bestående af tre punkter:
1) Cisco IT kan fjernslette hele dit device inklusiv personligt data.
2) Vi håndhæver et pinkode på fire cifre og ti minutters 'timeout'.
3) Du skal ringe til helpdesk med det samme, du mister dit device.
Punkt ét kan måske virke noget drastisk, men det er meget væsentligt, mener Sheila Jordan.
"Vi gør det i tilfælde af, at medarbejderen mister sit device eller forlader virksomheden. Det er helt elementært, at vi har retten og muligheden til at gøre det. Der har faktisk ikke været den store modstand - folk synes generelt, det er helt fair," forklarer Sheila Jordan.
Det var udfordringen
Den største udfordring, som Cisco mødte i forbindelse med implementeringen af den nye BYOD-strategi, udløstes da medarbejderne ikke længere fik stillet en mobil til rådighed af virksomheden.
"De var ikke fuldstændig begejstrede for selv at skulle ud og købe deres nye mobiltelefon. Det var en udfordring lige i starten, at få kommunikeret klart ud omkring de nye ændringer og grunden til dem," siger hun og fortsætter:
"Nu tror jeg til gengæld, at det har vundet så meget indpas, at den øgede valgfrihed vægter højere end det faktum, at de selv skal ud og købe den. Men jeg tror ikke man behøves at tilbyde alle modeller overalt i virksomheden, det er vigtigt at vælge de få ud, som medarbejderne selv efterspørger."
I forhold til selve installationen af de enkelte ny-tilkommende devices, har Cisco en konkret sekstrins installationsguide, som de bare skal foretage hver gang. (se billede)
Det skulle gerne skabe det enkle og nemme miljø, som Cisco, med deres BYOD-strategi, har satset benhårdt for, at få skabt.
Her er gevinsterne ved en succesfuld BYOD-strategi
Den BYOD-strategi som Cisco nu har haft oppe at køre i et par år, giver en række klare gevinster, ifølge vicepræsidenten.
"Da vi satte os ned og besluttede at føre dette ud i livet, var udgangspunktet at kunne reducere omkostninger. Og omkostningsgevinsterne er vi helt konkret lykkedes med," siger hun.
Nærmere præcist er der tre områder, hvor Cisco har oplevet nogle øgede besparelser.
- Medarbejderne køber nu selv deres devices, men det er dog en lille besparelse i det store billede.
- Besparelser er også hentet ind i forhold til genforhandlinger med serviceleverandører. Et par stykker blev valgt ud, og så blev volumen helt konkret brugt til at forhandle en mere fordelagtig konkrakt med.
- Og så er it-support bliver ændret meget markant. Cisco er gået over til det, de kalder social-support, hvor forskellige grupper på intranettet nu fungerer som support og helpdesk. Det har skåret meget ned på telefontid og mandetimer og desuden øget medarbejdertilfredsheden.
Vi har kun berørt overfladen
Som tingene er skredet frem, har man fået øjnene endnu mere op for langt større gevinster ved en succesfuld håndtering af medarbejdernes utallige devices.
"Vi har en meget global medarbejderskare, og det mobile har virkelig øget produktiviteten for den enkelte og for organisationen som helhed. Det understøtter virkelig den arbejdslivsintegration, som er så vigtig," sige Sheila Jordan.
Og det lyder til, at Cisco med de gode resultater i rygsække vil satse endnu mere på medarbejdernes brug af smart teknologi i fremtiden.
"Jeg tror kun vi har berørt overfladen. Det bliver for eksempel meget spændende, når vi kan begynde at evaluere og lave beslutninger ud fra ustruktureret data - altså ratings, rankings, tweets eller en medarbejder eller kunde, der kommenterer noget," forudser Shiela Jordan og opsummerer:
"Når vi kan få ligeså meget ud af ustruktureret data som struktureret data, så tror jeg virkelig det sociale område begynder at rykke meget i forhold til forretningen."
