Det børsnoterede danske selskab Chr. Hansen vælger nu at skifte fra et klassisk Lotus Notes-miljø til Microsofts Office 365, der leveres som en abonnementsbaseret cloud-service.
Dermed skal 2.450 medarbejderes mail og kalender migreres til Microsofts cloud-datacentre, ligesom Chr. Hansen også giver sig i kast med unified communications fra skyen i form af Lync.
"Vi har været rigtig glade for Lotus Notes i mange år. Lotus Notes fortjener ros for det, det har været," siger Thomas Okke Frahm, der tiltrådte som vice president og head of global it i december måned.
Han har blandt andet en fortid som CIO for forskellige forretningsenheder i Maersk (herunder Rosti Gruppen, Maersk Drilling og Maersk Supply Service), ligesom han var ansvarlig for et stort forandringsprojekt i Maersk Line og er tidligere nomineret til titlen som årets CIO.
"Når man fortæller Lotus Notes-historien, synes jeg, at man skal huske, at vi som firmaer faktisk blev sat i stand til at automatisere en masse businessprocesser."
"Det var en fantastisk teknologi på et tidspunkt, hvor vi var vant til at sidde med nogle store monolitter af nogle platforme. Ved hjælp af denne fantastiske teknologi kunne man sætte en masse it fri."
Derfor faldt valget på Office 365
Men selvom Thomas Okke Frahm mener, at Lotus Notes var en god løsning i sin tid, har han også måttet erkende, at pilen i stigende grad har peget på Microsofts mail- og kalender-platform og på cloud som leveringsmodel.
"Vores rejse handler om at få effektiviseret vores mailplatform og vores måde at arbejde med kalender på. Lotus Notes kom til i en tid, hvor tingene ikke var så integrerede. Når man byggede et rejseafregningssystem eller mødebooking i Lotus Notes, havde man ikke det store behov for integration."
"Sådan som it er i dag, så er it-afdelingens speciale at drive it og forstå at lave teknologianvendelse, men organisationerne forstår udmærket, hvad det er for nogle data, de har med at gøre. Vores brugere er smarte mennesker, der udmærket kan se mulighederne med it, og de kan sagtens forstå, at hvis det og det blev integreret, så kunne de se det og det."
"Det giver en pres på den moderne it-organisation, der skal arbejde rigtig meget med integration," forklarer Thomas Okke Frahm fra Chr. Hansen.
Han tilføjer, at der også har været et andet argument for at vælge Microsofts løsning:
"Vi har i virkeligheden en ret stor gruppe medarbejdere, som har været vant til at anvende Outlook i andre virksomheder, og som efterspørger at kunne bruge Outlook," siger han.
Sådan kommer migreringen til at foregå
Thomas Okke Frahm har valgt, at migreringen fra Notes til Office 365 skal ske i mindre etaper.
"Vi starter med mail og kalender og Lync. Vi kører ud i bølger, og så skal man melde sig til det. Jeg vil frontloade processen med frivillige brugere," forklarer han.
Hvor lang tid får folk lov til at holde fast i det, de har i dag?
"Det har jeg ikke sat nogen grænse på, for det kunne jo være, at vi havde overset en eller anden kritisk proces, der gør, at brugeren bliver nødt til at blive der, eller at der er en tungtvejende årsag til at blive på Lotus Notes."
CIO'en forklarer, at projektet er delt op i to dele, hvor den første del koncentrerer sig om mail, kalender og Lync.
"Der fjerner vi så Sametime og kalender og mail fra Lotus Notes, men vi lader applikationerne være. Det vil sige, at alle processerne omkring eksisterende applikationer i Notes får lov til at køre videre."
Når alle mail-brugere er flyttet til skyen, indledes anden del af projektet, som handler om at flytte applikationerne.
"Det kommer vi til at blive meget praktiske omkring, for det er ikke sikkert, vi skal lave en en-til-en migrering af applikationer, hvor vi kører alt over i SharePoint. Vi kommer til at tage et kritisk kig fra applikation til applikation."
Thomas Okke Frahm forventer dog ikke, at brugerne ligefrem vil klynge sig det det gamle Lotus Notes-miljø:
"Organisationen ved godt, at det her kommer, så der er ikke nogen nyudvikling af Notes-applikationer, og det har der ikke været i et stykke tid."
Det betyder cloud for Chr. Hansen
I dag driver Chr. Hansen selv virksomhedens it. Men selvom Thomas Okke Frahm nu rykker mail og kalender ud i skyen, ligger det ikke i kortene, at der skal ske afskedigelser blandt de omkring 65 it-medarbejdere i virksomheden.
"Det her projekt handler ikke om besparelser på it-personalesiden, det handler om at komme over på en mere moderne platform," siger han.
Chr. Hansen kører i dag også CRM fra skyen via Salesforce.com, så Office 365 er ikke første cloud-projekt i virksomheden - og formentlig heller ikke det sidste.
Er der noget, du ikke kan se for dig, at I skal rykke ud i skyen
"Hvis jeg kun har it-kasketten på, kan jeg ikke se nogen grænser. Men fra forretningens synspunkt tror jeg, at grænsen går omkring vores IP (intellectual property, red)."
"Der er ingen tvivl om, at Chr. Hansen er en IP-virksomhed - vi har trods alt levet i mere end 100 år. Grænsen går ved IP og ved nogle af de studier, vi har, som foregår ekstremt high-tech med big data og meget processing power."
"Jeg ser ikke tekniske barrierer for at flytte det ud i skyen, det handler mere om beskyttelse af IP."
Thomas Okke Frahm tilføjer, at det godt kan være, at en del af informationerne også ryger ud i skyen, når der skrives mails, og medarbejderne anvender samarbejdsplatformen, men at det ikke er det, der er den primære risiko.
"Man kan monitorere store dataflyt, så man kan se, hvis der er noget mistænkelig trafik. Når man er en vidensvirksomhed, bliver man nødt til at stole på sine medarbejdere, og derfor er jeg også modstander af at monitorere ned på den enkelte mail."
Mange danske virksomheder går i skyen
Office 365 har i de senere år fået stadig flere danske kunder, og i mail/kalender-konkurrencen mellem Microsoft, IBM og Google er det også Microsoft, der i disse år kaprer kunderne.
Blandt de store kunder på Office 365 her i landet finder man i dag blandt andre ISS, B&O, SuperGros, Fredericia Kommune, A.P. Møller - Mærsk, Dong Energy, Coloplast og Konica Minolta, Svendborg Kommune og Grundfos.
Det er i høj grad IBM's Lotus Notes, der lider under Office 365's fremmarch - ikke mindst når de større virksomheder og organisationer vælger at gå cloud-vejen.
Ifølge IDC havde Microsoft i 2008 en omsætnings-markedsandel på e-mail-markedet i Danmark på 48 procent, mens IBM lå på 36 procent.
I 2011 nåede Microsoft op på en markedsandel på 58 procent, mens IBM var faldet til 28 procent.
Læs også:
CIO i Grundfos vælger Office 365 til 13.000 ansatte
