I Holbæk Kommune, der er beliggende i Nordvestsjælland, bruger man dataanalyse til at få arbejdsløse borgere tilbage på jobmarkedet.
For at få en mere effektiv beskæftigelsesindsats har man skabt et resultatstyringsværktøj på baggrund af beskæftigelsesplanens målsætninger.
Det startede egentlig som håndarbejde, men har nu udviklet sig til en helt automatiseret data-proces.
"Vi brød det op i målgrupper, aktiviteter og indsatser," fortæller Ole Søbæk Christiansen, chefkonsulent i jobcenter Holbæk
På baggrund af disse parametre og strategier gik Holbæk kommune i 2007 i gang med at bearbejde data.
"I første omgang var processen håndholdt, og den foregik manuelt én gang om ugen. Vi brugte halvandet årsværk på at producere ledelsesinformation, så vi kunne følge udviklingen," siger Ole Søbæk Christiansen.
"Det var eksempelvis information, om hvor mange nye borgere der var kommet på kontanthjælp, hvor mange der er forsvundet fra listen, og hvilke aktiviteter eller tilbud de er i nu. Disse informationer blev lagt ind i Excel, hvor vi så lavede grafik ud fra tallene."
Kompleks løsning
Beskæftigelsesområdet er et kompliceret område i den forstand, at der skal bruges information om, hvilken ydelse der gives, hvilket tilbud de modtager, og hvor længe de har været ledige med mere.
Der er en hel stribe mål, som skal overholdes inden for de enkelte områder i forhold til statens krav til kommunerne.
"Vores resultatstyring blev hurtigt et tilløbsstykke for andre kommuner, der ville høre om projektet."
Den ugentlige og manuelle opdatering havde dog nogle indbyggede muligheder for forbedring.
"Ulempen var, at arbejdet var meget tungt og dyrt. Derfor besluttede kommunen for to år siden at indføre en central datawarehouse-løsning, hvor databearbejdningen naturligvis også skulle gøres digital."
Derfor gik medarbejderne i gang med at oversætte kommunens grunddata til tabeller, hvorfra analysearbejdet kunne struktureres.
"Vores leverandør er ekspert i databehandling, men er ikke ekspert i beskæftigelse. Derfor satte vi os sammen i rigtig mange timer og fandt frem til de områder, som vi gerne vil have viden om," siger han.
"På den måde er vi nået frem til, at vi i dag får nogle detaljerede, grafiske resultater, der samles i en ledelsesportal og som opdateres automatisk."
13 eller 26 uger
Informationerne kan eksempelvis bruges til at opstille milepæle for projekter.
"Hvis vi rigtig gerne vil reducere antallet af borgere på sygedagpenge på en varighed af over 26 uger, så ved vi, at vi skal starte indsatsen allerede i uge 13. For at kunne styre det henter vi information fra de CPR-numre, som 'fylder' 13 uger i en given periode," konkretiserer han.
It-løsningen er således ikke statisk, og der ændres KPI (Key Performance Indicators) eller karakteristika i de forskellige målgrupper i takt med, at kommunens styring ændres i en ny retning.
Resultaterne bliver samlet i portalen HIT (Holbæk i tal), hvor man ud fra sine brugerrettigheder kan blive klogere på statistikken.
Fra tal til praksis
Hver uge udsendes en overbliksrapport med de vigtigste tal til ledelsen.
"Tallene kan så danne grundlag for, hvad der skal arbejdes med i afdelingen."
Desuden bruges løsningen til at forske i løsninger, der virker og løsninger, som ikke virker.
"På den baggrund kan vi fodre ledelsen med forslag til ændringer i indsatsen. Kommer der en reform, kan vi også regne på, hvad den vil betyde for kommunen. På den måde kan vi 'forudsige', hvordan en politisk beslutning vil udmønte sig i praksis i forhold til økonomi og på jobindsatsen."
På den måde kan en politiker samtidig også få et datagrundlag for en fremtidig beslutning.
Det kloge valg
I dag er it-systemet blevet et af fundamenterne for at træffe kloge valg.
"Men det er naturligvis medarbejdernes arbejde, der rykker noget. Vi kan regne på tingene og minimere den tid, det tager."
Resultaterne består således i en øget effekt, fordi Holbæk kan lukke projekter, der ikke virker, og bruge krudtet på effektive redskaber.
Og det har givet resultater.
"Vi får folk hurtigt ud på jobmarkedet. Når vi sammenligner os med de øvrige kommuner, ligger vi eksempelvis markant bedre i forhold til at undgå langtidsledighed," forklarer Ole Søbæk Christiansen.
Beskæftigelsesområdet er det første område i Holbæk, der er gået all-in med it-løsningen. Men der arbejdes på at udbrede modellen til en række andre områder.
Læs også:
Sådan kortlægger Coop kunderne med big data - og tjener flere penge
