Interview: "Vores it-system var sandet til, og vi var nået til en situation, hvor vi skulle starte forfra."
Sådan beskriver it-direktøren i Danske Spil, Søren Kofoed Weeke, udgangspunktet for det, der skulle vise sig at blive en komplet omlægning af virksomhedens it.
Ikke mindst kundernes ønske om konstante forandring og nye spillemuligheder har betydet et 180 graders retningsskifte i it-afdelingen.
Det har medført et spring fra at være en it-afdeling med en meget konservativ og traditionel opfattelse af, hvordan it fungerer, til at blive en toptunet outsourcing-enhed, der kun arbejder med de højt specialiserede områder.
"Det har været en radikal omlægning. Men det har gjort it-afdelingens arbejde langt mere interessant, og jobbet som it-chef er faktisk blevet lettere," fortæller it-manden.
"Jeg har lidt provokerende sagt, at hvis man ikke er klar til at udfordre alle it-spørgsmål med 100 procent nytænkning og nysgerrighed, så er man en tøsedreng"
Fra snegl til kanin
Danske Spil har en lang it-historie og har gennem årene opbygget en bundsolid it-forretning op.
"Vi havde en it-afdeling, der kunne kode og bygge stabile løsninger, der bare virkede, Men det var en langsommelig proces, hvor udvikling kunne tage år, men det gjorde ikke så meget på det tidspunkt," fortæller Søren Kofoed Weeke.
Men det har ændret sig. I dag er hastighed en meget væsentlig parameter for at tiltrække danske spillere.
"Nu har vi typisk seks måneder fra idé til færdig løsning. Vi skal bare ramme den rigtige mobiltelefon på det rigtige tidspunkt. Hastighed er blevet den vigtigste faktor i løbet af meget kort tid," fortæller han.
For at nå frem til den nye situation skulle it-systemerne vurderes, og alle muligheder blev bragt i spil.
"Vi satte os ned med et tomt stykke papir. Målet var at finde frem til den it-løsning, der var optimal for os, og som kunne understøtte kravene om konstant og kontinuerlig fornyelse. Ingen løsning var hellig."
Danske Spil endte op med 65 it-projekter til firmaets 13 produktlinjer.
"Vi nåede frem til, at vi er for små til selv at udvikle vores it-løsninger. Ligeledes er der nogle store fordele ved at outsource. Vi kan nemlig spille leverandørerne ud mod hinanden. Den konkurrence giver os bedre priser," siger han.
Aggressiv outsourcing
Derfor blev løsningen, at Danske Spil skulle hente den bedste leverandør ind til hver enkelt opgave og ikke gå efter én samlet løsning fra én udbyder.
"Vi vælger de partnere, vi har brug for. Det ser ikke særlig smukt ud fra en it-vinkel. De forskellige leverandører kommer ind med hver deres system, databaser, der er fra forskellige lande og med forskellig modenhed. Men forretningsmæssigt giver det mening."
Derfor har Danske Spil leverandører fra Island og Tyskland i deres it-portefølje.
"It's opgaver er blevet at få det til at virke. Og set i det lys har vi gjort arbejdet en del mere besværligt for it. Normalt handler en it-strategi jo om at forenkle," siger Søren Kofoed Weeke.
Der bliver kørt et udbud på hvert af de områder, som Danske Spil behøver. Leverandøren af sportsspil har et system, mens leverandøren af systemet til hestesport har et helt andet.
"Filosofien er, at vi ikke laver om på leverandørernes systemer. Vi tilpasser vores eget it-system, og vi har ikke insisteret på, at det skulle være enkelt," fortæller han og fortsætter:
"Jeg er blevet spurgt hundredevis af gange, om vi ikke burde have en standard for integration. Men det bliver lynhurtigt en dyr metode. Hver gang jeg vil skifte leverandør, skal jeg betale for at få lavet tingene om. Hvis vi er agile og kan bruge leverandørens standard, kan vi skifte langt nemmere."
Aggressiv outsourcing
Set i helikopterperspektivet har Danske Spil valgt en meget aggressiv outsourcing-strategi med et kommercielt sigte.
Og valget om at tilpasse sig andre har en rigtig stor fordel for Danske Spil. Man kan skifte sine leverandører ud, hvis prisen ikke er god nok.
"Vi har en helt klar intention om at skifte vores leverandører ud, hvis et bedre tilbud dukker op. Når kontrakten med vores sportsspiludbyder udløber, så går vi i udbud, og vi håber da på at finde en anden."
Et hårdt konkurrencemarked mellem leverandørerne bliver på den måde til it-afdelingens fordel. Et skifte er ikke forbundet med en stor omkostning.
Prisen fra leverandørerne bliver også billigere, fordi de kan levere et standardprodukt til Danske Spil.
"Det er altså sundt for it-afdelingen at lære noget nyt i stedet for at hænge fast i fortiden"
Faktisk kan et spil sagtens have flere leverandører, som biddrager med hver sin komponent.
"Jeg får ofte at vide, at det må give en rodet it-afdeling, og det er da også rigtigt. Men 90 procent af vores it-afdeling er jo det, som leverandørerne har, så på den måde betyder det ikke så meget."
It er ikke for tøsedrenge
De ti procent it, som Danske Spil står tilbage med, er de økonomiske transaktioner, et CMS til kunderne og så regnskab og myndighedskrav.
Alt andet ligger uden for huset.
Tidshorisonten for den komplette udskiftning blev på tre år.
Det er ikke for tøsedrenge
Det nye tankesæt i it-afdelingen har haft en stor betydning for medarbejdernes arbejdsopgaver.
"Det, vi står tilbage med, er integrationen af systemer. Ting som drift og vedligeholdelse er næsten væk. Det betyder, at opgaverne i it-afdelingen er blevet langt mere spændende, men også mere krævende."
Har ændringerne betydet udskiftning af personalet?
"Ja, men ikke af den grund. Men arbejdsopgaverne er blevet ændret meget. Men det er faktisk gået rigtig godt, så man skal ikke være bange for at skifte kurs."
Og han fortsætter:
"Jeg blev advaret meget om, at det ville være en svær proces at få medarbejderne til at ændre retning. Men er man helt åben og kan forklare, hvorfor man gør det, så er min erfaring, at det nok skal gå," siger Søren Kofoed Weeke.
Han erkender dog, at der er trukket kraftige veksler på personalet, der har haft ganske kort tid til skiftet.
I dag er antallet af kodelinjer bragt langt ned, og opgaverne handler mere om it-arkitektur og integration.
"Kompetenceniveauet er steget markant, og det gør det sjovere at være i en it-afdeling. Men det har været et problem at få uddannet folk hurtigt nok. Medarbejderne har virkelig taget fra."
Er det også blevet sjovere at være it-chef?
Helt sikkert. Faktisk er det blevet lettere, fordi man ikke skal bruge sin tid på konfrontationer om drift og vedligeholdelse, eller om hvad it-systemerne kan eller ikke kan. Hvis vi vil noget nyt, så arbejder vi sammen om at finde en ny leverandør."
Men det er ikke for tøsedrenge at udfordre it-afdelingen.
"Jeg har lidt provokerende sagt, at hvis man ikke er klar til at udfordre alle it-spørgsmål med 100 procent nytænkning og nysgerrighed, så er man en tøsedreng. Men det handler nok mere om, at det er godt for forretningen at tænke tingene igennem. Og det er altså sundt for it-afdelingen at lære noget nyt i stedet for at hænge fast i fortiden."
For at nå frem til et nyt it-setup har man benyttet sig meget af eksterne konsulenter.
De har eksempelvis været brobyggere til, hvordan man skriver kontrakter, håndterer jura, skaber udbud og hvad der ellers er kommet til i it-afdelingen.
Danske Spil skal afslutte projektet i 2014 og er således cirka halvvejs.
Foreløbigt er der gode odds for, at it-afdelingen nok skal nå i mål inden for tidsrammen.
Læs også:
Derfor er dit ERP pludselig blevet håbløst forældet
Fem danske top-CIO'er: Her er vores gyldne opskrift
