Hvad er det for mekanismer, som opstår, når forretningen kommunikerer med it-afdelingen - og omvendt?
Er det væsentligt at kende til forretningen som it-medarbejder, og er det væsentligt at kende til drift og udvikling som koncernledelse?
Ofte oplever jeg som business partner, at et grundigt kendskab til forretningen eller it-systemerne reelt ikke har den store betydning, når vi taler om at koble it op på forretningen.
Derimod kræves der et særligt fokus på forandringsledelse - for det er jo reelt det, som der er behov for, når koncernledelsen udstikker nye retningslinjer i form af strategier, mål og behov.
Netop det at eksekvere en strategi betyder ofte, at der opstår et behov for at forandre it-porteføljen.
Nye it-systemer skal indkøbes, registreringer af data skal effektiviseres, nye medarbejdere skal ansættes.
Så hvad sker der reelt med it-afdelingen, når ledelsen ønsker at forandre på baggrund af strategier og mål?
Har koncernledelsen fokus på it-afdelingen og de forandringer, som der skal ske her, så koblingen lykkes?
Hvordan får ledelsen it-afdelingen med tidligt i beslutningsprocessen?
Tung organisering
Ofte oplever forretningen, at it-afdelingen er svær at gøre fleksibel, området er komplekst, og organiseringen er tung.
At organiseringen er tung, beror ofte på, at it omfatter en væsentlig del af en virksomheds procedurer og informationsgrundlag.
Derfor er erfaringerne, at det er svært at forandre it-afdelingen.
Men fordi it netop er så vigtig for en virksomhed og dens processer, bør ledelsen tage aktivt del i de forandringsprocesser, som er nødvendige, når strategier og mål skal eksekveres igennem digitalisering.
Forretningens strategier, mål, behov og krav vil være omdrejningspunktet, når der skal skabes en mærkbar sammenhæng mellem forretning og it, og it-porteføljen er produktionsapparatet, som skal omsætte behovene og kravene og dermed medvirke til forandringerne.
It-porteføljen skal effektiviseres i forbindelse med koblingen.
Et ineffektivt produktionsapparat koster en virksomhed dyrt. Derfor kan det indimellem være uforståeligt, at forretningen ikke stiller større krav til it-afdelingen.
Det vil desuden lette arbejdsprocesserne hos it-afdelingen, hvis retningslinjerne blev tydeliggjort. Det vil blandt andet gøre det nemmere for it-afdelingen at udarbejde sin it-strategi som støttefunktion.
En hensigtsmæssig løsning kan være en person, et team eller en afdeling, som er i stand til at foretage koblingen, arbejde med værdikæden og effektivisere it-porteføljen, så it-afdelingen forstår, hvilke leverancer afdelingen har ansvar for.
Måle effekten af strategierne
It-afdelingen bør så måles på løsningen af det indeværende års leverancer, og på den måde er det muligt at måle effekten af strategierne og de gevinster, som en virksomhed ønsker at opnå.
Vejen frem mod forandringer kræver, at det er en ansat, som kan sit håndværk, for hvis it-afdelingen skal kobles op på forretningen, er det væsentligt, at det er en person, som ud over at have forståelse for forandringsledelse og informationsflowet i it-systemerne kan mestre opgaven i at foretage koblingen.
Det er vigtigt, at personen kan gå ind i et hvilket som helst forretningsområde og foretage koblingen.
En af de væsentligste kompetencer, som umiddelbart kræves, er et dybdegående kendskab til produktionssystemer generelt.
Man skal have stor erfaring med, hvordan en værdikæde fungerer i virksomheden og være i stand til at sætte kæden i kontekst med virksomhedens it-portefølje.
Personen skal være i stand til at gøre værdikæden levende og bruge værdikæden som et arbejdsredskab - inklusive it-porteføljen.
Derudover skal personen forstå de bagvedliggende mekanismer for virksomhedens strategier og få dem omsat til krav og projekter, der videreformidles som bestillinger til it-afdelingen.
Det er ressourcekrævende, omkostningstungt og ineffektivt, hvis det er it-afdelingen, som skal forstå forretningens behov, forsøge at omsætte behovene og deres bevæggrunde og på den baggrund levere de ønskede produkter.
Forretningen bør sætte sig i spidsen, stille de rigtige krav til it-afdelingen, så it-afdelingen kan levere de produkter, som afdelingen er ekspert i.
I mange virksomheder vil det betyde en omorganisering af forretningens håndtering af krav og behov og en ny måde at tænke løsningen af it-opgaver.
