Et system til elektronisk sags- og dokumenthåndtering, udviklet i Ringkjøbing Amt, breder sig til kommunerne.
Systemet ejes af klubben af brugere. Det stilles som 'clubware' gratis til rådighed for andre, og der er truffet beslutning om at registrere det som et open source-system.
Den nye Randers storkommune, landets sjettestørste efter kommunalreformen, har netop vendt tommelfingrene op for det åbne system SBSYS.
Millioner billigere
Et væsentligt argument er, at prisen for at anskaffe og implementere det anslås til bare 1,8 millioner kroner. Det skal holdes op mod et tilbud fra FESD-leverandøren Software Innovation på 6,7 millioner kroner - eksklusive uddannelse af brugerne.
FESD er de fællesoffentlige rammeaftaler på området, som blev indgået med tre leverandører, for at kommunerne kunne slipppe for at gå i udbud. Og som nu tilsyneladende udmanøvreres af en ikke-proprietær løsning.
- Ja, der er en væsentlig besparelse, bekræfter Frode Frederiksen, juridisk chef i Randers Kommune og medlem af den nye storkommunes ESDH-arbejdsgruppe.
Han er overbevist om, at den administrative styregruppe vil blåstemple indstillingen fra gruppen - også selv om systemet er under udvikling og stadig kræver tilpasninger til den kommunale verden.
- Det er et system, der er udviklet til en amtslig forvaltning, så vi har opstillet en række kriterier, der skal opfyldes - frem for alt skal der være integration til eksterne sagsparter som cpr-registret. Men vi tror på det, og vi går videre med det, understreger Frode Frederiksen.
Forbedret funktionalitet
I vurderingen af systemet hedder det, at der både er tale om forbedret og manglende funktionaliet i forhold til de nuværende ESDH-systemer.
En del af baggrunden er, at Randers var fanget i en ESDH-klemme efter i 2003 at have investeret i WM-datas Opus-system.
Men WM-data vandt ikke en af de fællesoffentlige FESD-rammeaftaler og solgte derfor sine ESDH-aktiviteter til Software Innovation. Og - som Frode Frederiksen udtrykker det - 'når leverandøren ikke selv tror på, at systemet har en fremtid, kunne vi ikke brede det ud i en ny storkommune'. Software Innovations efterfølgende tilbud blev ikke anset for tilstrækkeligt attraktivt.
I Ny Randers indgår i alt seks kommuner - ud over Randers er det Havndal, Langå, Nørhald, Purhus og Sønderhald vest.
Flere af de nye storkommuner ser på SBSYS. Deribland naboen Norddjurs Kommune, som består af Grenå, Nr. Djurs, Rougsø og den østlige del af Sønderhald.
- Vi har overvejelser af forskellig art - herunder SBYS, som vi skal se i praksis efter sommerferien. Vi overvejer derudover både en FESD-løsning, og om vi overhovedet skal have et system - hvilket Grenå Kommune eksempelvis ikke har haft hidtil. Det indgår i vurderingen af sammenlægningsomkostningerne. Vi kan jo ikke det hele på en gang, siger Ove Nielsen, ordførende direktør i Rougsø Kommune og formand for it-koordinationsgruppen i Norddjurs.
Svært tilfreds
Den kommunale udgave af SBSYS kan allerede ses i fusionskommunerne Struer og Thyholm, hvor implementeringen gik i gang omkring årsskiftet, og projektleder Helle Berg er svært tilfreds.
- Vi har sparet meget på ikke at skulle købe dyre licenser, men vi valgte ikke kun systemet af økonomiske årsager. Det er et godt koncept, hvor brugerne inddrages meget, og en række ting er ved at blive lavet såsom integrationen til cpr. Dertil er teknologien særdeles stabil. Vi har slet ingen børnesygdomme haft i systemet - det er utroligt helt at slippe for fejl og nedbrud i et nyt it-system, siger hun.
Systemet er kodet i programmeringssproget Visual Basic, men netop nu er it-udviklingsfirmaet Ditmer A/S, der i sin tid udviklede systemet i samarbejde med Ringkjøbing Amts Teknik og Miljøforvaltning, i færd med at lave en ny version til en .NET-platform. Den ventes klar sidst på året, oplyser Ditmers direktør Knud Jensen.
- Systemet er løbende udviklet, og produktet er udbygget med nye versioner utallige gange. På den baggrund er .NET- versionen en kærkommen lejlighed til at få vendt tingene, så de passer til den kompleksitet, der er i dag. Blandt andet får vi en bedre plug-in-struktur, så SBSYS lettere kan integreres med fagsystemer af forskellig art, siger Knud Jensen.
Han tilføjer, at der er tale om et meget generelt system og dermed relativt få punkter på den kommunale ønskeliste.
Denne artikel stammer fra fredagens trykte udgave af Computerworld.
