Det gælder om at have orden i aftalerne i god tid, hvis man som virksomhed vil sikre sig mod økonomiske overraskelser fra begrænsede softwarelicenser, når man måske engang vil outsource.
Det kan nemlig blive meget dyrt, hvis beslutningen om at outsource er taget, og man først her genforhandler med software-leverandørerne.
Det fortæller Thomas Sanden Andersen, som er kontraktmanager i afdelingen for kontraktstyring hos Danske Bank.
Og han taler af erfaring.
Hver dag tygger afdelingen sig nemlig igennem lange tekster med masser af vigtig tekst med småt.
Og det er en god investering.
Det kom for eksempel til udtryk, da banken i 2004 oplevede en problemfri outsourcing af al it-drift til IBM, fordi afdelingen løbende havde sikret sig manøvremulighed i de indkøbte softwarelicenser, fortæller Thomas Sanden Andersen.
Billigere at forebygge
- Jeg vil ikke sige, at det er gratis at bygge manøvre-mulighederne ind fra begyndelsen. Men det er i hvert fald billigere, siger han.
Det kan samtidig svare sig at analysere virksomhedens licensaftaler, så man har overblik over hvilke licensaftaler, som kan være problematiske ved en mulig outsourcing.
Det nødvendige råderum sikres ved helt konkret at spørge leverandøren om, hvad meningen er med de enkelte begrænsninger, som typisk vedrører territoriale, geografiske og maskinelle anvendelser.
En virksomheds licenser skal nemlig understøtte forretningen og ikke begrænse den.
- Du skal som virksomhed spørge leverandøren, hvorfor en given begrænsning er med og fortælle, at den ikke styrker din forretning, siger Thomas Sanden Andersen.
Argumenter som disse får typisk leverandørerne til at stryge mange af begrænsningerne.
Årsagen er, at der ofte er tale om standardvilkår, som skal tage højde for enhver tænkelig situation.
- Det handler om at få lavet licenserne om til at understøtte ens nuværende og fremtidige virksomhed, siger Thomas Sanden Andersen.
Stryg sidebegrænsninger
Det centrale ligger altså i forberedelsen af kontrakt-forhandlingen og i at få strøget mange af de side-begrænsninger, som man ikke er opmærksom på, når sælgeren fortæller om softwarens fortræffeligheder.
Det foregår ved at lave en kommerciel og risikomæssig vurdering af de licenser man påtænker at anskaffe i virksomheden.
- De virksomheder, som gør sig umage med dette arbejde, kan mere eller mindre gratis gøre sig fri af begrænsninger i licenserne, siger Thomas Sanden Andersen.
Tjenes hurtigt hjem
Den store besparelse ligger i at have størst mulig manøvre-mulighed i licensaftalerne.
Derfor er det aldrig for sent at få orden i aftalerne.
Generelt skal man have skrevet ind i licensen, at man har lov til at outsource, og at leveran-døren ikke vil forhindre dette, mener Thomas Sanden Andersen.
- Det er jo en investering, som lynhurtigt er tjent hjem. Du undgår en masse genforhandlinger, ekstraregninger og en masse afledte omkostninger, fordi dine licenser ikke er begrænsede som i det oprindelige udkast, siger Thomas Sanden Andersen.
