Information management: Det har taget A.P. Møller Mærsk seks-syv år at udvikle og indføre it-systemer, der betyder, at koncernen i dag har nøje styr på 70 procent af koncernens milliard-indkøb.
De kommende år skal den danske olie- og rederigigant bruge på at systematisere indkøbene yderligere.
Formålet med A.P. Møller Mærsk gruppens indkøbsprojekt er i høj grad at få en bedre forhandlingsposition over for leverandørerne, men også i visse tilfælde at strømline indkøbet af udstyr til gavn for dem selv og leverandørerne.
Det fremgik af et sjældent kig ind i A.P. Møller - Mærsk univers, som blev leveret af Project Manager Jørg Paulus på konferencen Information Management.
”Vi køber ind for tocifrede milliard beløb hvert år. Men historisk har der ikke været nogen særlig stor koordinering af indkøbene mellem de forskellige forretningsenheder. Vi købte fra de samme leverandører, men til forskellige priser og på forskellige vilkår. I 2000 besluttede ledelsen at gøre noget ved det,” siger Jørg Paulus.
Således blev projekt Procurement Data Warehouse søsat – et projekt, der udover at skabe overblik satte ind på at standardisere og konsolidere indkøb, samt simplificere indkøbsprocesserne ved at indgå nogle standardkontrakter.
70 procent af alle globale indkøb
I dag er 70 procent af A.P. Møller – Mærsk globale indkøb inkluderet i Data Warehouse.
”Det gik hurtigt i begyndelsen, men det vil tage lidt længere tid at nå op på at omfatte 80 procent. Det tror vi er maksimum,” siger Jørg Paulus.
Han siger, at investeringen i udstyr og software – det kører på en Microsoft SQL server – har betalt sig.
Blandet andet bruges data til at udarbejde et såkaldt e-katalog, som indeholder rammeaftaler med leverandørerne. Så kan alle forretningsenheder se priser og øvrige vilkår på kontrakterne.
Indkøbstransaktionerne sendes ukodet ind i Procurement Data Warehouse hver eneste måned og data standardiseres på leverandører og på produkter.
Det giver en slags indkøbs ABC.
Rapporter
Og med brug af business intelligence-værktøjer kan der udarbejdes rapporter på produkter og leverandører.
Ja sågar kan man konsolidere data så man for eksempel får samlet alle de leverancer, der kommer fra den samme koncern, men spredt ud på indkøb på en masse spredte indkøb i koncernens datterselskaber.
”Det er et stort aktiv for os at have den information på bordet, når vi forhandler vores indkøb. Vi bruger det aktiv til at presse priserne,” siger Jørg Paulus og fortsætter:
”I visse tilfælde står vi for 70-80 procent af en leverandørs omsætning. Der er en god viden at have i en forhandlingssituation. Men nogen gange kan vi også gå efter at skabe en win-win situation for os og for leverandøren,” siger Jørg Paulus.
Han kommer med indkøb af printere som eksempel.
I så stor en koncern som A.P. Møller Mærsk har man snart sagt alle typer printere inde. Men der kan være en gevinst for både leverandører og A.P. Møller - Mærsk at strømline printerparken.
Og der er masser af eksempler at tage af.
”Vi havde for eksempel et hotel i København, som blev brugt af 15 forskellige af vores forretningsenheder. Vi opdagede så, at vi også betalte 15 forskellige priser for overnatninger, så her var opgaven at konsolidere vores kontrakt med hotellet,” siger Jørg Paulus.
En af opgaverne i A.P. Møller Mærsk projektet er også, at få standardiseret masterdata.
”Normalt kommer data fra regnskabssystemerne og her kan definitionerne være anderledes end vil gerne ser det i indkøbssystemet. En af vores kundeorienterede forretningsenheder kørte for eksempel et lotteri, hvor man kunne vinde en bil. For dem var det en marketingudgift, mens vi gerne havde set den som en bil i indkøbssystemet,” siger Jørg Paulus.
