Samarbejdstjenesterne på internettet er en god ide, men lige nu er vi ikke så glade for dem i vores virksomheder.
Det er meldingen fra flere end halvdelen af de it-chefer og beslutningsdeltagere, der deltog i en undersøgelse foretaget af Avanade.
Eksemplerne der var omfattet i undersøgelsen, inkluderede e-mail, instant messaging, videokonferencer og intranet.
I de fleste tilfælde var det den manglende integration, respondenterne beklagede sig over, hvilket giver slutbrugerne mange frustrationer, siger Larry LeSueur fra Avanade.
"Kun 11 procent har en strategi for implementeringen af teknologierne i deres eksisterende miljøer," siger han. "Det betyder ikke, at e-mail eller IM ikke er værdsat, men det er den manglende integration mellem de to, der er problemet."
Han tilføjer, at slutbrugerne opererer med for mange brugerflader i løbet af en arbejdsdag. "It-medarbejderne bærer byrden, som den manglende integration skaber.
It-cheferne kæmper også med at opgøre den reelle værdi i form af investeringsafkastet. "Det er virkeligt det sværeste at kvantificere. Nogle gange når du frem til et tal, men det fortæller kun om en del af det samlede billede," siger LeSueur.
Det er også svært at beregne produktivitetsstigningen, som følge af indførelsen af disse teknologier.
Men selvom de nye teknologier ikke altid kan omsættes til regnskabstal (til glæde for den finansielle chef) der typisk er nødvendige, når der skal foretages it-investeringer; så mener 95 procent af it-cheferne, at de øger medarbejderproduktiviteten, hvilket kan tilskynde til fremtidige investeringer, siger LeSueur.
"Lige nu kan investeringer være svære at retfærdiggøre, men de véd, at disse teknologier udgør et paradigmeskifte," siger han.
Best practice ved indførelsen
Start smart. Før du investerer i online samarbejdsværktøj, bør du foretage en realistisk vurdering af de eksisterende løsninger (selv e-mail-programmerne). Hvis der er klager over disse, er det måske en god ide, at få løst dem først.
Understreg integration. Prøv at anskue alle samarbejdsprodukterne som et samlet billede, eller ligefrem ét program. Flere og flere softwarefirmaer udvikler software, der ikke anerkender eksistensen af andre programmer.
Værdsæt de bløde værdier. Hårde tal om investeringsafkast og lignende er svære at få. En simpel værdi kan være hastighed: Måske kan en gruppe ved hjælp af et IM-chat room lave det samme på en time, som eller ville tage en dag, hvis de fulgte e-mail-tråde.
På jagt efter bedre teknologier
Undersøgelsen fra Avanade viser, at kun 45 procent af virksomhederne er tilfredse med samarbejds- og kommunikationsteknologierne.
En medvirkende faktor: Kun 11 procent har en samlet dokumenteret, og implementeret, strategi for kommunikations- og samarbejdsprogrammerne.
Planlagte træk: 71 procent af de amerikanske firmaer sagde, at de behøver at indføre ny teknologi, for at udvide de digitale samarbejdsmuligheder. For eksempel vil 79 procent implementere virksomhedssøgeværktøj; i dag har 59 procent gjort dette.
Og 68 procent vil indføre virtuelle arbejdsplads-redskaber, hvilket 48 procent allerede har gjort.
