Computerworld News Service: Den store mængde data, der lagres på personlige computere og harddiske, er årsag til, at mange erhvervsbrugere downloader søgeværktøjer rettet til private forbrugere, såsom Google Desktop, for at finde de dokumenter, de har brug for.
I en ny rapport advarer Leslie Owens, analytiker hos Forrester, om at denne forbrugerdrevne søgemetode skaber risici for virksomhedsdata, og at det ville sømme sig for it-afdelingerne at indføre desktop-søgeværktøjer med administrative muligheder, der er det store erhvervsliv værdigt.
I en spørgeundersøgelse blandt 565 online-forbrugere, som dagligt bruger computere på deres arbejde, svarede 32 procent, at de havde downloadet desktop-søgeværktøjer til brug på arbejdet. De eneste to forbrugerteknologier, der overgik desktop-søgning, var instant messaging-software med 38 procent og webbrowsere med 35 procent.
Utilstrækkelige redskaber
Ifølge Owens tager erhvervsbrugerne disse ellers forbrugerorienterede desktop-søgeværktøjer i brug, fordi de værktøjer, der allerede er installerede på deres maskiner, viser sig at være utilstrækkelige.
"Folk leder blot efter noget, der kan øge deres produktivitet, fordi der simpelthen er så meget information at kigge igennem," skriver hun.
Og hvad er så farerne ved, at ansatte downloader forbruger-søgeværktøjer? Owens giver de følgende eksempler:
For det første kan der være e-mails, der er besværlige at finde. Folk vil "kopiere e-mails til deres harddiske," således at deres selvvalgte forbruger-søgeværktøjer kan finde dem. Problemet med denne strategi er, at den langsommeliggør forsøg på eDiscovery, i tilfælde hvor sådanne skulle være påkrævede.
"Forestil jer det logistiske mareridt det ville være at prøve at trække lokalt lagrede e-mail-caches ud fra samtlige ansattes harddiske som en reaktion på sagsanlæg," skriver Owens i rapporten.
Da et værktøj som Google Desktop kan "søge på tværs af computere," kan folk få adgang til deres indeks fra en arbejds- eller en hjemmecomputer, hvilket øger risikoen for, at følsomme virksomhedsdata kan blive lækket, beskriver hun yderligere.
"De fleste forbruger-søgeværktøjer formår at søge på adskillige drev, hvilket betyder, at "desktop-søgningen" ikke nødvendigvis er begrænset til netop den ansattes egen desktopcomputer. Søgningen kunne faktisk strække sig igennem alle virksomhedens netværk og servere."
"Og herudover vil knap så it-kyndige medarbejdere, som ikke selv får downloadet et forbruger-søgeværktøj, stå i en ufordelagtig position i forhold til sine kolleger med hensyn til produktivitetsværktøjer."
Owens anbefaler at købe et erhvervsrettet desktop-søgeværktøj, såsom Google Desktop Enterprise Edition, Microsoft Windows Search 4.0, Copernic Desktop Search Corporate Edition, ISYS: desktop eller X1 Professional Client.
Sådanne værktøjer, skriver hun, tilbyder centralt administrerede konsoller, der lader virksomheder kontrollere adgangen.
Oversat af Thomas Bøndergaard
