I et barskt økonomisk klima, hvor virksomheder generelt er tilbageholdende over for nyinvesteringer, er det ikke en ny printer eller kopimaskine, der står højest på økonomidirektørens ønskeseddel.
I første halvår af 2009 er printersalget faldet med 25 procent i forhold til samme periode året før. Det viser en rapport fra analysefirmaet Gartner fra august.
Producenterne af kopimaskiner og printere er godt klar over, at det i disse tider ikke er printerrummet, der forgyldes.
Alt handler om effektivisering
Derfor forsøger de nu at lokke virksomheder til at investere i teknologi, der kan forbedre og effektivisere den måde, organisationens dokumenthåndtering foregår på.
I stedet for at sælge printere og kopimaskiner, der først og fremmest har til formål at printe og tage fotokopier, skal det lidet charmerende stykke kontorisenkram nu integreres og skabe konvergens i den eksisterende it-infrastruktur.
Det er især de store multifunktionsmaskiner - eller MFP'ere - der er velegnede til det formål.
"Der er kommet mere fokus på, at virksomhederne kan spare penge ved at kombinere kopi med it på multifunktionsmaskinerne," siger Anders Elbak, der er research manager hos IDC.
Ikke ny teknologi
Anders Elbak forklarer, at det som sådan ikke er nyt, at kopi og print spiller sammen med it-systemer.
Men hvor der tidligere var modvilje fra it-cheferne mod at lade kopi og print være en del af it-afdelingen, er man nu i højere grad begyndt at kunne se fordelene i en tættere integration.
Denne integration betyder i praksis, at man kan udføre flere dokumenthåndteringsopgaver direkte fra maskinens kontrolpanel. Eksempelvis scanning og arkivering af dokumenter direkte i de relevante systemer.
Derudover er det blandt andet muligt at give personlige indstillinger til alle firmaets medarbejdere. Det giver mulighed for, at it-afdelingen kan bestemme, hvem der må printe hvad, hvordan og hvor meget.
På den måde kan virksomheden altså både spare tid, penge og miljøressourcer ved at lade software spille en mere aktiv rolle i printerparken.
Omkostningerne skal ned
I forbindelse med en produktlancering i sidste uge fremlagde kopimaskine- og printerproducenten Canon resultatet af en undersøgelse, de havde foretaget blandt 1.800 beslutningstagere i europæiske virksomheder.
Heri har de forsøgt at kortlægge, hvilke strategiske overvejelser de europæiske virksomheder har. Og konklusionen er ikke til at tage fejl af.
"På nuværende tidspunkt drejer alt sig om, hvordan man kan spare penge," siger Adam Gillbe, der er europæisk chef for strategi og marketing i Canon.
Så selvom både dokumentsikkerhed og miljøet kan forbedres ved hjælp af kombinationen mellem it og print, var det særligt mulighederne for at reducere printerbudgettet, som Canon fremhævede i præsentationen af de nye maskiner.
"Ved at overlade styringen af print og kopi til vores softwareløsning, kan man få et præcist billede af, hvilke printudgifter man har, og hvor, hvordan og hvor meget man kan spare," siger Adam Gillbe.
Og der er meget, som tyder på, at det er den rette vej for producenterne at gå.
"Print management software er et marked, der vokser, på trods af at salget af maskiner er faldet, og alt tyder på, at det er den vej, det fortsætter," siger Anders Elbak fra IDC
Tilkørsel til digital motorvej
Hos Hewlett-Packard oplever man også, at kunderne efterspørger den ekstra funktionalitet.
"Fra at se MFP'erne som en mulighed for at skære ned i antallet af maskiner, er virksomheder nu begyndt at se på, hvordan de kan få mere forretningsværdi ud af ud af dem," siger Peter Koch, der er direktør for HP's danske printforretning.
Han oplever, at virksomheder i højere grad interesserer sig for, hvordan man kan benytte multifunktionsprinteren til at forbedre det digitale workflow, og at den i stigende grad fungerer som tilkørselsrampe til den digitale motorvej.
"De fleste virksomheder har jo en form for digital motorvej, der består af deres netværk og servere. Men de har også en papirbaseret verden, og det, man kigger meget på, er, hvordan man kan få papirerne op på motorvejen," siger Peter Koch.
Software fremtidssikrer hardware
Der melder sig et naturligt behov for skalerbarhed, når markedet i stigende grad bevæger sig hen imod, at virksomheder indfører samlede dokumenthåndteringsløsninger.
"Før i tiden havde virksomhederne typisk et printerrum og nogle printere til at stå rundt om på gangene, men i kraft af at flere lægger sig fast på en samlet løsning, er det vigtigt, at den kan tilpasses efter behov," siger Anders Elbak
Hos Canon er skalerbarhed et vigtigt salgsargument, når der skal sælges kontormaskiner til kriseramte virksomheder.
"I den nuværende økonomi bliver eksempelvis sikkerhed nedprioriteret til fordel for at reducere udgifter. Men hvis man senere finder ud af, at man alligevel har brug for at sikre sine dokumenter, tillader vores softwareplatform, at man kan tilføje det siden hen," siger Adam Gillbe, europæisk chef for strategi og marketing i Canon.
Flere muligheder for sikkerhed
Selvom det altså ikke er sikkerhed, der har den højeste bevågenhed i disse dage, er der alligevel fra producentsiden sket en del på området de senere år.
Hos Canon bliver der nemlig tænkt mere over integration af sikkerhedsløsninger i forbindelse med dokumenthåndtering.
Firmaet har netop indgået et samarbejde med Adobe, der betyder, at Canons multifunktionsprintere nu kan tale direkte sammen med Adobes LifeCycle Rights Management-server.
"For virksomheder, der har brug for at sikre deres dokumenter ved hjælp af digital rights management, er dette et stort skridt, fordi det hele kan foregå direkte på maskinens kontrolpanel," siger Adam Gilbe.
Behøver ikke købe nyt
Men selvom printerproducenterne altså gerne vil sælge noget nyt isenkram, er det trods alt muligt at skære i printudgifterne uden at investere i ny hardware.
Eksempelvis findes der forskellige open source-løsninger, der giver mulighed for nogenlunde den samme funktionalitet som de nyere multifunktionsprintere, hvis blot man investerer i en kortlæser.
Mere lavpraktisk er der dog også gode muligheder for at skære i omkostningerne.
"Sørg for at printe på begge sider af papiret, og begræns adgangen til farveprint. På den måde kan man spare penge ved hjælp af simpel best practice," siger Adam Gillbe fra Canon.
