Kommunernes Landsforening (KL) har fået en mail-sag på halsen, der har rødder tilbage i de gode gamle dage, hvor man sendte kommunale afgørelser til borgerne på papir.
Sagen handler om, hvorvidt kommunale sagsbehandlere skal medsende en indscannet underskrift i deres mails, og den har fået ny luft i forbindelse med den nyligt afviklede Dag3, hvor alle offentlige myndigheder skal kunne kontaktes og svare via Digital Post (tidligere Dokumentboksen).
Tre ministerier på arbejde
KL har indtil videre sendt to gange to breve til henholdsvis finansminister Claus Hjort Frederiksen (V) og videnskabsminister Charlotte Sahl-Madsen (K), om de indscannede underskrifter nu også kan have sin rigtighed i 2010, mens også Justitsministeriet er rodet ind i sagen på grund af eventuelle ændringer i forvaltningsloven.
"Vi har ikke fået nogen endelig afklaring fra hverken finansministeren eller videnskabsministeren. Og jeg er i princippet ligeglad med, hvem der svarer, bare vi får sagen løst," siger centerchef Jakob Harder fra KL's Center for borgerbetjening til Computerworld.
KL har dog fået en skriftlig tilkendegivelse fra finansministeren om, at han gerne vil ændre lovgivningen, når det drejer sig om såkaldte masseforsendelser. Det betyder, at når en kommune masseudsender mails, skal der ikke en indscannet underskrift med.
Masseforsendelser og enkeltsager
Sagen er straks mere kilden, når det drejer sig om personlige svar fra en kommunal sagsbehandler til en enkelt borger, fordi det er god forvaltningsskik, at kommunen underskriver afgørelser i en sag til en borger med en personlig krusedulle.
"Men jeg kan altså ikke forklare borgerne, at nogen mails har indscannede underskrifter, mens andre ikke har. Borgerne skelner nok ikke mellem masse- og enkeltforsendelser. For den enkelte borger er et hvert brev jo personligt," forklarer Jakob Harder.
"Tåbelig gammel regel"
Centerchef Jakob Harder mener, at det i mails fra en kommune må være nok, at mailen er udstyret med klar information om, hvilken kommune, der er afsender, og, hvis det er relevant, også kommunens afdeling og sagsbehandlerens navn.
Lovændring i 2012
Derudover ryster han på hovedet over, at en eventuel lovændring først kan ske i 2012 ifølge finansminister Claus Hjort Frederiksens udsagn.
"I mellemtiden skal kommunerne så indkøbe scanningsudstyr til faksimiler (underskrifter, der er indscannet og lagret i sikre medier), hvorefter vi skal droppe det hele igen om halvandet år. Det giver jo ingen mening," raser Jakob Harder.
Sagen er desuden lettere mudret, da der ingen steder i forvaltningsloven står, at kommuner skal medtage underskrifter i deres svarmails til borgere og virksomheder.
Forvirringen er derimod opstået som følge af en udtalelse fra Ombudsmanden i 2008, hvor han hævdede, at afgørelser fra offentlige - herunder mails - skal være underskrevet for blandt andet at kunne placere ansvaret for eventuelle fejl i offentlige afgørelser og gennemsigtighed med sagsbehandlerens habilitet.
Ombudsmanden sagde dengang, at underskrifter ikke behøver at være skrevet i hånden - digitale underskrifter er også i orden.
Forhindrer digitalisering
Men det forstår KL ikke en dyt af.
"Jeg mener, det er en tåbelig gammel regel, der forhindrer digitaliseringen. Hvis vi ikke kan løse den slags bagateller, hvordan skal vi så kunne indføre fuld digitalisering i den offentlige forvaltning," spørger Jakob Harder fra KL retorisk.
Han venter nu på svar fra Finansministeriet, der har flere folk involveret i sagen.
