Københavns Universitet er som en af de første statslige institutioner herhjemme gået i gang med at gøre samtlige indkøb elektroniske.
Det betyder, at omkring 2.000 af universitetets i alt 6.500 medarbejdere inden for et par år skal købe alle universitetets varer til den daglige drift - fra blyanter til papir, møbler og laboratorieudstyr - elektronisk via deres egen pc.
Universitet har allerede delvist sat systemet i drift med elektroniske indkøb for knap en million kroner indtil videre. Endnu er papirbilag og lignende dog ikke afskaffet.
Sparer millioner
Indførslen af det elektroniske indkøbssystem vil inden for ganske få år udløse årlige besparelser på mindst 10 millioner kroner i blandt andet administrationen, forventer universitetet, der sammenlagt køber ind for lidt under en milliard kroner om året.
- Og det er endda et beskedent bud. Jeg tror, at vi vil nå et højere beløb, når alle universitetets afdelinger er koblet på systemet i 2004, vurderer chefen for universitetets økonomikontor, Henrik Sevaldsen.
Universitetet betaler sammenlagt blot tre millioner kroner for systemet over tre år i udvikling og licenser. Hertil kommer support-omkostningerne, der er dog er relativt begrænsede, idet der er tale en udvidelse af universitetets ERP-system.
Ganske få klik
Med systemet skal universitetets medarbejdere via deres pc slå op i et elektronisk katalog med omkring 400.000 varenumre, der er placeret på Den offentlige Indkøbsportal (DOIP). Dernæst kan de med blot ganske få klik bestille varerne via systemet, der automatisk sender besked videre til den overordnede, der skal godkende købet.
Når den bestilte vare ankommer, sender systemet automatisk en faktura af sted til bogholderiet.
Systemet har indtil videre især høstet roser på Retsmedicinsk Institut, som traditionelt har et stort forbrug af blandt andet kemikalier og laboratorieudstyr.
Systemet er implementeret af WM-data. Standardmodulerne er hentet fra Oracles E-Business Suite.
