Der vinker millionbesparelser forude, hvis de offentlige myndigheder benytter IT bedre i sagsbehandlingen, men det kniber gevaldigt med at få gennemført de nødvendige ændringer.
Med mindre end to måneder til deadline opfylder kun 11 ud af 376 myndigheder samtlige 16 punkter, som Den Digitale Taskforce har opstillet, for at myndighederne kan erklære sig parat til den såkaldte Edag.
Den Digitale Taskforce har ellers opgjort den samlede besparelse til over 180 millioner kroner. Heraf stammer de 41 millioner kroner alene fra porto, som kan spares, hvis myndighederne sender e-mails til hinanden i stedet for breve. Resten af den forventede besparelse skal blandt andet hentes gennem færre ansatte.
Myndighederne kan selv afprøve, om de er klar til Edagen ved at udfylde en test på internet. Det har 305 indtil videre gjort.
- De fleste myndigheder har tjek på deres e-mail-adresse har procedurer på plads til at håndtere e-posten, så den kommer de rigtige steder hen og ikke forsvinder. Det, der er i fokus på Edag, er, at der kommer fuldstændig styr på e-post som kommunikationsmiddel mellem offentlige myndigheder, siger Adam Lebech, fuldmægtig i Den Digitale Taskforce.
Han oplyser, at de konkrete mål omkring Edagen volder problemer. Det kan være udarbejdelse af en handlingsplan for omstillingsprocessen eller opstilling af konkrete mål for, hvad der skal opnås.
Også når det gælder om at konkretisere, hvilke dokumenter der fremover kun skal oversendes elektronisk, mangler myndighederne et overblik. Under en fjerdedel af myndighederne har på nuværende tidspunkt gennemgået og besluttet, hvilke dokumenter der skal erstattes med digital kommunikation.
Adam Lebech erkender, at netop er disse områder skal være med til at give den store økonomiske effekt af Edag.
- Derfor tænker vi også Edag som en holdningsændring, hvor man bagefter siger, at den elektroniske kommunikation er reglen og papirpost undtagelsen, siger han.
Ud over nye forretningsgange står de offentlige myndigheder ifølge Adam Lebech også over for en stor kommunikationsopgave. Indtil videre har under en fjerdedel af myndighederne kommunikeret Edag ud til medarbejderne, og under en tiendedel har gjort eksterne samarbejdspartnere opmærksomme på de nye digitale muligheder.
Edag-kampagnen blev sat i gang i februar 2003 med direkte kontakt til kommuner, amter, departementer, styrelser, direktorater og en række andre statslige myndigheder.
